1. Главная
  2. Блог
  3. Зачем бизнесу нужен ОЦО: и как он экономит бюджет компании

Зачем бизнесу нужен ОЦО: и как он экономит бюджет компании

Деньги, которые зарабатывает компания могут расходоваться эффективно – идти на разработку новых проектов, улучшение товаров и услуг, или утекать «в трубу» на организацию внутренних процессов.

 Если понимаете, что в вашей компании второй вариант – пора задуматься об ОЦО.

Общий центр обслуживания (ОЦО) – это сервисная структура компании, которая выполняет стандартные и повторяющиеся процессы в бизнесе. Благодаря этому повышается качество и скорость рутинных операций, а также уменьшаются операционные затраты за счет оптимизации штата и исключения дублирующих функций.

Основными причинами создания ОЦО обычно являются:

Легче всего передать на сопровождение ОЦО задачи бухгалтерии и отдела кадров.

Что может бухгалтерский ОЦО:

Обрабатывать первичные документы, в том числе с использованием интеллектуальных инструментов: распознавание, классификация, автозаполнение реквизитов проходят без участия человека

Готовить отчеты для налоговой и взаимодействовать с контролирующими органами;

Производить расчеты с контрагентами, контролировать возврат закрывающих документов

Формировать авансовые отчеты и другую бухгалтерскую документацию.

Что может кадровый ОЦО:

Производить полный цикл кадрового делопроизводства: заниматься поиском кандидатов, приемом на работу, переводить и увольнять сотрудников

Собирать заявки на отпуска, согласовывать и утверждать графики с соблюдением условий ТК РФ

Для чего бизнесу нужен ОЦО?

  • Сокращаются расходы

За счет уменьшения количества персонала, аренды офиса, иных общехозяйственных расходов. По подсчетам, компании, у которых действует ОЦО, экономят до 15% бюджета на операционных расходах ежегодно.

  • Повышается производительность

Рутинных операций становится меньше, на этих операциях можно использовать менее квалифицированный персонал, освободив высококвалифицированных специалистов от рутины

  • Оперативная масштабируемость поддерживающих процессов при изменении структуры бизнеса или внешних условий

При создании новых бизнес-единиц – они просто подключаются к существующим процессам без необходимости организации соответствующих подразделений внутри.

При выборе ОЦО нужно обращать внимание на степень интеграции СЭД во внутренние процессы. Это первоначально важное условие для перевода функции в общий центр обслуживания. Только с электронным документооборотом успешное внедрение ОЦО даст бизнесу хорошие результаты

Дмитрий Никитин, генеральный директор EnDocs - системы электронного документооборота

 Каждый из описанных процессов является трудоёмким, поэтому общие центры обслуживания стремятся оптимизировать их с помощью систем безбумажного документооборота.

Для автоматизации коммерческих компаний и государственных предприятий со сложной организационной структурой EnDocs имеет решение on-premise, которое позволяет полностью кастомизировать разработку под нужды вашего бизнеса. Решение включает создание единого информационного пространства для работы с документами и организацию финансового архива.

Для малых, средних предприятий отлично подходит готовое облачное решение - сервис EnDocs.Cloud.

ОЦО: кейс EnDocs для Hearst Shkulev Media

ОЦО проект для медиахолдинга

Один из наших клиентов — Hearst Shkulev Media. Крупный российский медиахолдинг, выпускающий такие известные журналы, как ELLE, Elle Girl, Elle Decor, MAXIM, Marie Claire.

Медиакомпания имеет 72 региональных представительства в России и странах СНГ. Поэтому руководство компании решило сформировать несколько общих центров обслуживания (ОЦО): «Центр», «Север», «Урал» и «Сибирь».

Все первичные финансовые документы компании обрабатывались локальными подразделениями бухгалтерии, скан-образцы документов хранились в локальном файловом архиве без возможности их быстрой обработки. Это вызывало сложности в случае проведения проверок по запросам контролирующих органов. 

Нужно было реализовать схему централизованной автоматизированной обработки первичных документов в ОЦО, повысив при этом контроль за их поступлением и скорость обработки. Также требовалось обеспечить надежность хранения документов.

Итог нашей работы:

  • 6 региональных ОЦО для обработки первичных документов 
  • Обслуживание более 60 юридических лиц по всей территории РФ
  • Создано единое информационное пространство для работы с документами
  • Организован финансовый архив
  • В 4 раза сокращены сроки обработки документов

Процесс формирования ОЦО состоит из нескольких шагов:

Шаг 1: Оценка и моделирование

Шаг 2: Стратегическое планирование

Шаг 3: Подготовка изменений

Шаг 4: Переходный период

Цифровая бухгалтерия

Цифровая бухгалтерия

Централизованная обработка бухгалтерских документов. Потоковый ввод, распознавание, согласование и ввод в 1С. Позволяет сократить затраты и ускоряет обработку документов

Подробнее

5 ошибок при внедрении ОЦО и как их не допустить

Когда организация собирается использовать ОЦО, часто на этапе внедрения совершаются повторяющиеся ошибки.

Поговорим о них подробнее: 

Без этих цифр трудно будет определить, насколько эффективнее стало управление. До перехода на ОЦО нужно посчитать, какие ежемесячные затраты нужны были на поддержание деятельности.

Только в случае понимания, как выполняется работа, можно получить полную картину о том, как функционируют между собой разные отделы компании.

До начала работы ОЦО нужно выделить человека, который сосредоточится только на конкретном процессе, а не будет совмещать проект со своими основными обязанностями.

На этапе перехода компании на новую бизнес-модель нужен постоянный контроль на всех шагах. Без должного внимания есть большой риск возникновения проблем уже после внедрения

Процессы могут быть отлично продуманы, но это не исключает возникновения рисков. Как подготовиться к ним? Предварительно создать алгоритм действий на случай, если что-то пойдет не по плану.

Лайфхак: наладить в компании систему мониторинга за рисками. Если вовремя фиксировать изменения – гораздо легче применять меры.

Каждый этапы создания ОЦО требует немало ресурсов. Прежде, чем решиться на внедрения  системы в компанию – подсчитайте, сколько можно сэкономить после перевода процессов на ОЦО.

Мой кабинет 2 СЭД EnDocs
Проиграть видео
Общие центры обслуживания: Организация и развитие

Общие центры обслуживания: Организация и развитие

Наш очередной вебинар, посвященный следующим темам:
Этапы жизненного цикла проекта перехода на ОЦО, основные риски перехода, практика и подходы к повышению эффективности существующего ОЦО.

Подробнее
Практические вопросы организации общих центров обслуживания

Практические вопросы организации общих центров обслуживания

Одна из тенденций - создание Общих центров обслуживания (ОЦО). В чем суть этой схемы ведения бизнеса? Как она способствует экономии на издержках? За счет чего она позволяет сделать систему управления более прозрачной?

Подробнее

      Заказать звонок

      Мы свяжемся с вами в ближайшее время

        Оставить заявку

        Мы свяжемся с вами в ближайшее время