Зачем бизнесу нужен ОЦО: и как он экономит бюджет компании

Если понимаете, что в вашей компании второй вариант – пора задуматься об ОЦО.

Основными причинами создания ОЦО обычно являются:

• Наличие нескольких бизнес-единиц, в состав которых входят дублирующие подразделения
• Большое число сотрудников и менеджеров, значительный документооборот
• Наличие общей коммуникационной и ИТ среды
• Территориальная распределенность бизнес-единиц
• Неравномерный уровень квалификации сотрудников
• Участие топ-менеджеров в управлении несколькими бизнес-единицами

Легче всего передать на сопровождение ОЦО задачи бухгалтерии и отдела кадров.

Что может бухгалтерский ОЦО

• Обрабатывать первичные документы, в том числе с использованием интеллектуальных инструментов: распознавание, классификация, автозаполнение реквизитов проходят без участия человека;
• Готовить отчеты для налоговой и взаимодействовать с контролирующими органами;
• Производить расчеты с контрагентами, контролировать возврат закрывающих документов
• Формировать авансовые отчеты и другую бухгалтерскую документацию.

Что может кадровый ОЦО

• Производить полный цикл кадрового делопроизводства: заниматься поиском кандидатов, приемом на работу, переводить и увольнять сотрудников
• Собирать заявки на отпуска, согласовывать и утверждать графики с соблюдением условий ТК РФ

Для чего бизнесу нужен ОЦО?

Сокращаются расходы

За счет уменьшения количества персонала, аренды офиса, иных общехозяйственных расходов. По подсчетам, компании, у которых действует ОЦО, экономят до 15% бюджета на операционных расходах ежегодно.

Повышается производительность

Рутинных операций становится меньше, на этих операциях можно использовать менее квалифицированный персонал, освободив высококвалифицированных специалистов от рутины

Оперативная масштабируемость поддерживающих процессов при изменении структуры бизнеса или внешних условий

При создании новых бизнес-единиц – они просто подключаются к существующим процессам без необходимости организации соответствующих подразделений внутри.

Дмитрий Никитин генеральный директор EnDocs – системы электронного документооборота

При выборе ОЦО нужно обращать внимание на степень интеграции СЭД во внутренние процессы. Это первоначально важное условие для перевода функции в общий центр обслуживания. Только с электронным документооборотом успешное внедрение ОЦО даст бизнесу хорошие результаты

Каждый из описанных процессов является трудоёмким, поэтому общие центры обслуживания стремятся оптимизировать их с помощью систем безбумажного документооборота.

Для автоматизации коммерческих компаний и государственных предприятий со сложной организационной структурой EnDocs имеет решение on-premise, которое позволяет полностью кастомизировать разработку под нужды вашего бизнеса. Решение включает создание единого информационного пространства для работы с документами и организацию финансового архива.

Для малых, средних предприятий отлично подходит готовое облачное решение – сервис EnDocs.Cloud.

ОЦО: кейс EnDocs для Hearst Shkulev Media

Один из наших клиентов — Hearst Shkulev Media. Крупный российский медиахолдинг, выпускающий такие известные журналы, как ELLE, Elle Girl, Elle Decor, MAXIM, Marie Claire.

Медиакомпания имеет 72 региональных представительства в России и странах СНГ. Поэтому руководство компании решило сформировать несколько общих центров обслуживания (ОЦО): «Центр», «Север», «Урал» и «Сибирь».

Все первичные финансовые документы компании обрабатывались локальными подразделениями бухгалтерии, скан-образцы документов хранились в локальном файловом архиве без возможности их быстрой обработки. Это вызывало сложности в случае проведения проверок по запросам контролирующих органов. 

Нужно было реализовать схему централизованной автоматизированной обработки первичных документов в ОЦО, повысив при этом контроль за их поступлением и скорость обработки. Также требовалось обеспечить надежность хранения документов.

Итог нашей работы:

1. 6 региональных ОЦО для обработки первичных документов 
2. Обслуживание более 60 юридических лиц по всей территории РФ
3. Создано единое информационное пространство для работы с документами
4. Организован финансовый архив
5. В 4 раза сокращены сроки обработки документов

4 шага для создания ОЦО

Шаг 1: Оценка и моделирование

• Ревизия дублированных процессов
• Выявление «узких мест» и потенциала для оптимизации
• Ревизия ИТ инфраструктуры и используемых бизнес приложений
• Оценка ожидаемого эффекта от централизации

Шаг 2: Стратегическое планирование

• Проектирование целевой структуры ОЦО
• Фиксация границ проекта централизации
• Фиксация текущих и целевых показателей эффективности
• Организационная структура и делегирование полномочий
• Выбор стратегии реализации проекта
• Выбор технологической платформы

Шаг 3: Подготовка изменений

• Детальное планирование организационных решений
• Проектирование целевых процессов
• Проектирование и реализация технологической платформы
• Выполнение организационных задач

Шаг 4: Переходный период

• Пилотный запуск ОЦО согласно утвержденному плану
• Мониторинг показателей работы ОЦО
• Обеспечение методологический и ИТ поддержки работы ОЦО
• Тиражирование решения и масштабирование функций ОЦО

5 ошибок при внедрении ОЦО и как их не допустить

Когда организация собирается использовать ОЦО, часто на этапе внедрения совершаются повторяющиеся ошибки. Поговорим о них подробнее: 

Ошибка №1 Не отмечать расходы и качество услуг “до”

Без этих цифр трудно будет определить, насколько эффективнее стало управление. До перехода на ОЦО нужно посчитать, какие ежемесячные затраты нужны были на поддержание деятельности.

Ошибка №2 Перед запуском не фиксировать документально рабочие процессы

Только в случае понимания, как выполняется работа, можно получить полную картину о том, как функционируют между собой разные отделы компании

Ошибка №3 Не назначать руководителя на начальных этапах развития проекта

До начала работы ОЦО нужно выделить человека, который сосредоточится только на конкретном процессе, а не будет совмещать проект со своими основными обязанностями.

Ошибка №4 Не уделять должного внимания переходному периоду

На этапе перехода компании на новую бизнес-модель нужен постоянный контроль на всех шагах. Без должного внимания есть большой риск возникновения проблем уже после внедрения

Ошибка №5 Не брать в расчет риски

Процессы могут быть отлично продуманы, но это не исключает возникновения рисков. Как подготовиться к ним? Предварительно создать алгоритм действий на случай, если что-то пойдет не по плану.

Каждый этапы создания ОЦО требует немало ресурсов. Прежде, чем решиться на внедрения  системы в компанию – подсчитайте, сколько можно сэкономить после перевода процессов на ОЦО.