Подключили ЭДО крупному туроператору и ускорили согласование в 3 раза

Наш клиент — «TUI Россия», региональное отделение компании из топ-10 мировых туроператоров. Организация работает в области выездного, внутреннего и въездного туризма. В нее входит 700 собственных и партнерских турагентств.

Менеджеры TUI хотели автоматизировать согласование и утверждение документов: проектов договоров, допсоглашений, приложений, карточек контрагентов, заявок на оплату и заказов на закупку. При этом к системе ЭДО было несколько требований:

  • взаимодействие сотрудников должно идти автоматически и вне зависимости от расположения офисов;
  • в сервисе нужен архив документов, с которым можно работать спустя долгое время;
  • нужен высокий уровень безопасности — аудит действий, контроль целостности и корректности данных.

 Москва

Сфера: туризм

Старт проекта: 2016 год

Предпосылки для автоматизации

Весь документооборот компании был в бумажном виде, из-за чего постоянно возникали издержки. Закупки и оплаты долго согласовывались, на подготовку и поиск договоров уходило много времени. Процесс шел медленно, а сотрудники уставали от работы с бумагами. В компании старались упростить и ускорить бизнес-процессы.

Процесс внедрения

Первым делом команда EnDocs проанализировала текущие бизнес-процессы. Специалисты узнали, как в TUI проходит согласование документов, а затем изучили систему бухучета. Это было необходимо, чтобы интеграция с сервисом ЭДО работала без сбоев.

Мы распределили процессы согласований в зависимости от вида документов и необходимых участников. Построили схемы, по которым нужно передавать платежи, договоры, документы по закупкам и контрагентов. Согласовали маршруты и приступили к настройке.

В систему вошли четыре модуля:

К конечному сервису подключили интеграцию с 1С. Она автоматизирует обмен данными о документах и справочниках. Также доработка позволяет в один клик перейти от проводки в 1С к документу в EnDocs.

Как мы сделали работу в TUI эффективнее

После внедрения EnDocs документооборот в туристической компании стал гораздо динамичнее. Для этого мы не только подготовили техническое решение, но и проработали процессы менеджмента:

  • привели к единому стандарту обработку документов внутри компании;
  • ускорили согласование платежей, закупок и договоров с помощью автоматизации;
  • подключили автоматическую проверку контрагентов;
  • сделали интеграцию EnDocs c 1C, чтобы исключить двойной ввод и ручные операции по вводу документов.

Чтобы переход на новую систему работы в компании был максимально комфортным и понятным для сотрудников, подготовили инструкции по работе с системой. Дополнительно консультировали после подключения сервиса, если у работников возникали вопросы.

О проекте в числах

на 40% снизились трудозатраты в процессах согласования, в 3 раза сократились сроки согласования

Результаты проекта

Внедрение сервиса заняло около шести месяцев. После подключения EnDocs в TUI быстро ощутили преимущества ЭДО. Теперь согласование занимает куда меньше времени: больше не нужно ходить с бумагами по кабинетам, а можно сделать пару кликов мышкой.

Руководители отметили, что после внедрения ЭДО бизнес-процессы стали прозрачными. Согласование документов происходит у всех на виду, и можно не напоминать менеджерам о договорах и закупках.

Компания уже более 10 лет находится на сопровождении у специалистов техподдержки EnDocs. Мы обрабатываем обращения и периодически внедряем в систему новые функции по запросу пользователей, чтобы сделать использование СЭД еще более эффективным.

Подпишитесь на полезные материалы
об автоматизации и документообороте

    Нажимая на кнопку «Отправить», вы
    соглашаетесь с политикой конфиденциальности

    Вам будет интересно почитать

    Виды электронных архивов
    • Новости
    • 10

    Виды электронных архивов

    В статье расскажем какие бывают электронные архивы и зачем они нужны.

    Гибкое управление проектами Agile: все, что вам нужно знать
    • Новости
    • 11

    Гибкое управление проектами Agile: все, что вам нужно знать

    Статья раскрывает основы Agile, включая лучшие варианты использования и то, как начать планировать управление проектами Agile

    Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы
    • Новости
    • 75

    Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы

    Многие компании задумываются об автоматизации документооборота, но многие и опасаются этого процесса. О том, как всё обстоит на самом деле, речь и пойдет ниже.

    Виды электронных архивов
    • Новости
    • 10

    Виды электронных архивов

    В статье расскажем какие бывают электронные архивы и зачем они нужны.

    Гибкое управление проектами Agile: все, что вам нужно знать
    • Новости
    • 11

    Гибкое управление проектами Agile: все, что вам нужно знать

    Статья раскрывает основы Agile, включая лучшие варианты использования и то, как начать планировать управление проектами Agile

    Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы
    • Новости
    • 75

    Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы

    Многие компании задумываются об автоматизации документооборота, но многие и опасаются этого процесса. О том, как всё обстоит на самом деле, речь и пойдет ниже.

        Заказать звонок

        Мы свяжемся с вами в ближайшее время

          Оставить заявку

          Мы свяжемся с вами в ближайшее время