SMART-решение
Цифровая бухгалтерия

Электронные документы автоматически загружаются из сервиса ЭДО Контур.Диадок со всеми реквизитами, печатными формами со штампом оператора и полным протоколом обмена. Интеграция с ЭДО входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к началу работы.

Документы полученные через Диадок помечаются специальным значком, что позволяет легко отличить их от бумажных документов.

После принятия документа к учёту ответственный сотрудник может подписать документа в сервисе Диадок непосредственно из системы

Система обеспечивает автоматическую проверку документов, снимая с сотрудников всю рутинную работу. Например, система может автоматически проверить корректность расчёта НДС в документе, его принадлежность открытому учётному периоду, наличие печати и подписи контрагента, выявить превышение бюджета по договору или заказу на покупку и многое другое. Могут быть реализованы и более интеллектуальные проверки, например, система может предупредить о необходимости оригинала доверенности на подписанта при превышении пороговой суммы, или нотариального перевода по документам нерезидента.

Сотрудникам бухгалтерии больше не нужно тратить время на рутинные проверки, система сама подсветит проблемные или требующие повышенного внимания документы, специалист может сосредоточиться на экономическом смысле документа, а не нюансах его оформления

Система позволяет настроить гибкие правила, позволяющие автоматически направить документ на обработку именно той рабочей группе или специалиста, которому он предназначен. Не нужно держать в голове ответственных за контрагента или договор — система сама определит маршрут обработки по контрагенту, договору, статье затрат или другим реквизитам.

В зависимости от настроек документ может быть направлен на дополнительное согласование и утверждение ответственному менеджеру, а при превышении пороговой суммы финансовому контроллеру или финансовому директору.

Участникам согласования система направляет email и Push оповещения. Указание нормативных сроков рассмотрения документа позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и ускорять процессы обработки документов.

Ответственные менеджеры всегда знают на каком этапе обработки находятся их документы, и кто работает с ним в данное время. Мобильное приложение позволяет контролировать процесс в любое время из любой точки мира

После проверки и подтверждения интеграционные сервисы системы автоматически транслируют документ в учётную систему. Так, готовый модуль интеграции с 1С позволяет автоматически сформировать как шапку, так и строчную часть документа. Система автоматически сопоставляет строки документа с номенклатурным справочником, а также создаёт недостающих номенклатурные позиций. Для основного потока документов ручная работа бухгалтера заключается только в финальном подтверждении автоматически распознанного и созданного в учётной системе документа.

Для документов полученных из сервиса ЭДО после проверки может быть выполнено подписание документа в сервисе оператора, при этом документ будет направлен ответственному подписанту в соответствии с матрицей полномочий.

После подписания документ будет автоматически синхронизирован с сервисом Контур.Диадок, и в систему будет импортирован полный протокол обмена.

Ответственному менеджеру система автоматически отправит уведомлении о подписании и принятии к учёту его документов

После принятия документа к учёту система позволяет автоматизировать и организовать хранение бумажного оригинала. Системе обеспечивает простое управление справочником Мест хранения, представляющих собой сведения о физическом местонахождении документа. Места хранения могут отражать конкретный архивный короб на хранении в компании, или переданный на внешнее хранение. Реквизиты места хранения позволяют легко идентифицировать местонахождение документа — папку, короб, помещение, стеллаж, полку и ячейку где находится требуемый документ

Обработанные документы получают в системе соответствующий статус и формируют Электронный архив документов. Электронный архив доступен авторизованным пользователям для мгновенного поиска бумажных и электронных документов, а также формирования необходимых подборок по любым известным реквизитам. Например, за несколько секунд можно выгрузить все счета фактуры по контрагенту за указанный период, получив архив со сканами документов и автоматически сформированным реестром.

Помимо этого, система обеспечивает возможность автоматического просмотра сканов документов из внешней системы за счёт готовых интеграционных сервисов. Просмотр сканов документов непосредственно из 1С входит в стандартную функциональность системы