Ближайший вебинар:
EnDocs Договоры: Создать легко, согласовать быстро

27 сентября в 12:00

EnDocs100% Российская разработка

SMART-решение по
работе с договорами
в облаке EnDocs

Весь жизненный цикл в одном интерфейсе: от выбора шаблона и подготовки проекта договора до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента

Начать бесплатно

Без обучения
Быстрый старт

Проблема

Согласование договоров через почту несет массу рисков как в части участия в согласовании необходимых экспертов, так и в части целостности финального проекта документа

Юристы, закупки, коммерция, производство, финансы – процесс подготовки договоров для подписания с контрагентами объединяет все департаменты и десятки экспертов
Маршруты согласования различных видов договоров имеют специфику и отличия, гарантировать соблюдение утвержденных регламентов невозможно без автоматизации процессов
Отсутствие автоматического контроля версионности и аудиторского следа создает риски подписания ошибочного или не выверенного документа

EnDocs поможет навести порядок в процессах

в 4 раза

Сокращение времени на подготовку договора

в 3 - 5 раз

Сокращение времени на согласование

в 8 - 10 раз

Быстрее поиск нужного договора

Быстрое решение
«под ключ»

Использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров
Сокращение длительности согласования за счет автоматической маршрутизации и параллельного согласования
Мгновенный обмен и подписание договорных документов с контрагентом через сервис ЭДО Контур.Диадок
Встроенный контроль исполнительской дисциплины и сроков согласования ответственными сотрудниками
Встроенный контроль сроков действия договоров и автоматизированная пролонгация
Автоматизированное формирование электронного архива и быстрый поиск договоров

Преимущества EnDocs Cloud

Настроить процесс можно легко в самом интерфейсе,
для этого не требуется программист и дорогостоящее внедрение

Гибкие маршруты

Позволяют реализовать любой маршрут согласования

Встроенный редактор

Позволяет внести необходимые правки непосредственно в системе, журнал версий формируется автоматически

Удобный поиск

Позволяет быстро найти нужные документы

На 90% сокращается время на поиск информации

Функционал «Обсуждения»

Возможность обсуждения документа в режиме интерактивного диалога (вариант мессенджера)

Лист согласования

Содержит полную информацию о решениях согласующих лиц, комментариях и замечаниях к документу

Интеграции

Встроенная интеграция с ЭДО Контур.Диадок позволяет начать безбумажный документооборот с контрагентами сразу при начале работы с системой

Типовые шаблоны

Автоматическое формирование проектов договоров на основе типовых шаблонов

Связи документов

Помогают получать полную иерархию договорных документов, а также связанные первичный документы

Мобильное приложение

Помогает всегда быть на связи

Как происходит работа с договорами
в EnDocs Cloud по шагам?

1. Создание договора
2. Согласование договора
3. Отправка контрагенту
4. Контроль завершения срока действия
5. Интеграция с 1С
6. Электронный архив

1 шаг: Создание договора

Проекты договоров могут создаваться в EnDocs с помощью готовых типовых шаблонов

Если договор не типовой и проект поступил от контрагента, то он загружается в систему из файла, или через отправку на служебный адрес электронной почты. Договоры хранятся в виде электронных карточек с реквизитами, описывающими договор, а также с полной историей изменений – найти нужную информацию легко.
Договор можно связать с дополнительными соглашениями, приложениями, актами, счетами и другими документами. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов, относящихся к интересующему договору.
Для работы с договорами в EnDocs предусмотрен специальный электронный реестр договоров. В нем легко найти все созданные в системе договоры, дополнительные соглашения и приложения используя поиск по любым известным реквизитам (номеру, дате, контрагенту и т.п.).

2 шаг: Согласование договора

После подготовки проекта договора инициатор запускает процесс согласования.

Маршрут и задачи согласования формируются в системе автоматически, инициатору и участникам согласования не нужно задумываться, кому отправить договор дальше. Система по настроенным для данного типа договора правилам сама направит документ на рецензирование согласующим лицам.
Участникам согласования система направляет E-mail и Push оповещения. Указание нормативных сроков рассмотрения документа позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и ускорять согласование договора.
Инициатор договора всегда знает на каком этапе согласования находится документ, и кто работает с ним в данное время. Мобильное приложение позволяет отслеживать статус договора в режиме онлайн и быть в курсе всех изменений в любое время, даже не находясь за компьютером.
Для работы с текстом договора согласующим доступен онлайн-редактор, в котором можно вносить правки по тексту договора и писать комментарии. Все изменения сохраняются в виде отдельных версий в карточке договора.

Для согласования и подписания договоров участники могут использовать электронные подписи. В любой момент можно посмотреть «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

3 шаг: Отправка контрагенту

Благодаря встроенной интеграции с сервисом Контур.Диадок после согласования договор можно мгновенно подписать и отправить контрагенту

Возможность электронного обмена с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к началу работы.
Информация о подписании и отправке документов фиксируется в карточке. Все договоры, которые были отправлены или получены через Диадок помечаются специальным значком, что позволяет легко отличить их от бумажных документов.
После подписания договора контрагентом его статус будет автоматически синхронизирован с сервисом Контур.Диадок, а в систему будет импортирован полный протокол обмена. Инициатору система автоматически отправит уведомлении о подписании его документа.

4 шаг: Контроль завершения срока действия

За месяц до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление

За месяц до окончания срока действия договора система автоматически отправит ответственному менеджер уведомление. Таким образом сотрудник сможет своевременно инициировать продление договора или проконтролировать его выполнение и закрытие.
Договоры с истекающим сроком можно отследить в специальном реестре системы «Истекает срок».

5 шаг: Интеграция с 1С

Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров

Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров. Сотрудники бухгалтерии будут всегда иметь актуальную информацию о договорных документах.
Интеграционный модуль EnDocs для 1С позволяет сотрудникам просматривать текст договора непосредственно из 1С.

6 шаг: Архив EnDocs

Единый реестр договоров обеспечивает их учет и автоматическую нумерацию

В системе автоматически формируется единый реестр договоров, обеспечивающий их учет и автоматическую нумерацию по предварительно настроенным номерным сериям
Договоры и все связанные с ними документы хранятся в единой базе, позволяя легко отслеживать иерархию договорных документов, а также связанные с договором счета и закрывающие документы.
Система разграничения прав доступа и встроенное шифрование позволяет ограничить доступ к конфиденциальной информации.
По документам, подписанным ЭЦП, в системе сохраняются полные протоколы обмена, гарантирующие целостность и достоверность документов.
Документы легко найти: достаточно задать произвольные критерии поиска или перейти в соответствующую папку.

BPM-система нового поколения от лидера
FinTech/LegalTech-решений

01/ 04

ООО «Ям Ресторантс Раша»

Перед нами стояла задача автоматизировать внутреннее согласование документов и создать Электронный архив. Нас привлек опыт команды и чуткий подход, а именно стремление максимально полно реализовать наши пожелания. EnDocs предложили полноценный проект от написания ТЗ до доработки системы согласно нашим требованиям. Все поставленные задачи были выполнены в срок и в согласованные бюджеты. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

«Лаборатория Буарон»

Проект успешно выполнен всего за 3 месяца и в пределах согласованного бюджета. Благодаря внедренной системе компании удалось значительно сократить сроки согласования документов, повысить уровень исполнительской дисциплины, надежность хранения документов и эффективность поиска информации. Мы довольны работой и планируем дальнейшее сотрудничество!

«Управление гражданского строительства»

В рамках реализованного проекта полностью автоматизирована работа с проектными и разрешительными документами. Результат даже превзошел ожидания: сервисы интеграции с учетной системой позволили максимально упростить процедуры обработки и ввода документов в Электронный архив за счет автоматического формирования учетных карточек документов. Это ускорило внутренние процессы в самой компании!

ООО «Красный Квадрат»

Командой EnDocs в короткие сроки было создано решение, полностью отвечающее нашим потребностям. По итогам проекта мы повысили прозрачность нашей договорной деятельности и успешно внедрили электронные регламенты обработки договоров. Время на обработку документов сотрудниками снизилось на 40%. Немаловажным является также возможность поддержки системы и внесение изменений без привлечения сотрудников Подрядчика.

Подробнее о компании

Как сделать прозрачной
договорную работу?

Отвечаем на все часто задаваемые вопросы в видео

Как обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников – инициаторов договоров, согласующих лиц и делопроизводителей?
Как сделать прозрачными процессы согласования и подписания договорных документов?
Как организовать электронный архив и быстрый поиск договорных документов?

Отвечаем на все часто задаваемые вопросы в видео

Есть бесплатный тариф,
начните с него!

Подключить

Подробнее о ценах

Наш опыт внедрения и систематизации
бизнес-процессов в компаниях

Все кейсы

01/ 04

Согласование договоров: в 3-5 раз сокраитили сроки подготовки документов,
в 10 раз уменьшили время поиска договоров

Читать полностью

Автоматизация обработки первичных документов: в 3 раза меньше времени теперь тратится на ввод и согласование документов

Читать полностью

Согласование закупок и оплата счетов: в 2 раза сократили время согласования счета

Читать полностью

Кадровый ЭДО: исключены потери документов, удобная цифровая коммуникация с сотрудниками

Читать полностью

SMART-решение по
работе с договорами
в облаке EnDocs

Проблема