1. Главная
  2. Решения
  3. Договорной документооборот

SMART-решение по
работе с договорами

80% всех договоров — типовые, но по‑прежнему нуждаются в проверке. Наше решение упрощает работу с договорами и ускоряет процесс согласования

  • Легко
  • Доступно
  • Удобно

Проблема

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу

  • Не можете быстро найти нужный договор?
  • Нет уверенности, что договор был согласован с соблюдением утверждённых регламентов вашей организации?
  • Существующая скорость согласования документов срывает сделки?
  • Не можете точно сказать, где в данный момент находится договор, отправленный вами на согласование?

Быстрое решение «под ключ»

  • Использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров
  • Сокращение длительности согласования за счет автоматической маршрутизации и параллельного согласования
  • Мгновенный обмен и подписание договорных документов с контрагентом через сервис ЭДО Контур.Диадок
  • Встроенный контроль исполнительской дисциплины и сроков согласования ответственными сотрудниками
  • Встроенный контроль сроков действия договоров и автоматизированная пролонгация
  • Автоматизированное формирование электронного архива и быстрый поиск договоров

EnDocs поможет навести порядок в процессах

в 4 раза

Сокращение времени на подготовку договора

в 3 - 5 раз

Сокращение времени на согласование

в 8 - 10 раз

Быстрее поиск нужного договора

Как происходит работа с договорами
в EnDocs Cloud по шагам?

  • 1. Создание договора
  • 2. Согласование договора
  • 3. Отправка контрагенту
  • 4. Контроль завершения срока действия
  • 5. Интеграция с 1С
  • 6. Электронный архив
Создание договора

Проекты договоров могут создаваться в EnDocs с помощью готовых типовых шаблонов

  • Если договор не типовой и проект поступил от контрагента, то он загружается в систему из файла, или через отправку на служебный адрес электронной почты. Договоры хранятся в виде электронных карточек с реквизитами, описывающими договор, а также с полной историей изменений – найти нужную информацию легко.
  • Договор можно связать с дополнительными соглашениями, приложениями, актами, счетами и другими документами. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов, относящихся к интересующему договору.
  • Для работы с договорами в EnDocs предусмотрен специальный электронный реестр договоров. В нем легко найти все созданные в системе договоры, дополнительные соглашения и приложения используя поиск по любым известным реквизитам (номеру, дате, контрагенту и т.п.).
Согласование договора

После подготовки проекта договора инициатор запускает процесс согласования.

  • Маршрут и задачи согласования формируются в системе автоматически, инициатору и участникам согласования не нужно задумываться, кому отправить договор дальше. Система по настроенным для данного типа договора правилам сама направит документ на рецензирование согласующим лицам.
  • Участникам согласования система направляет E-mail и Push оповещения. Указание нормативных сроков рассмотрения документа позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и ускорять согласование договора.
  • Инициатор договора всегда знает на каком этапе согласования находится документ, и кто работает с ним в данное время. Мобильное приложение позволяет отслеживать статус договора в режиме онлайн и быть в курсе всех изменений в любое время, даже не находясь за компьютером.
  • Для работы с текстом договора согласующим доступен онлайн-редактор, в котором можно вносить правки по тексту договора и писать комментарии. Все изменения сохраняются в виде отдельных версий в карточке договора.
  • Для согласования и подписания договоров участники могут использовать электронные подписи. В любой момент можно посмотреть «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Отправка контрагенту

Благодаря встроенной интеграции с сервисом Контур.Диадок после согласования договор можно мгновенно подписать и отправить контрагенту

  • Возможность электронного обмена с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к началу работы.
  • Информация о подписании и отправке документов фиксируется в карточке. Все договоры, которые были отправлены или получены через Диадок помечаются специальным значком, что позволяет легко отличить их от бумажных документов.
  • После подписания договора контрагентом его статус будет автоматически синхронизирован с сервисом Контур.Диадок, а в систему будет импортирован полный протокол обмена. Инициатору система автоматически отправит уведомлении о подписании его документа.
Контроль завершения срока действия

За месяц до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление

  • За месяц до окончания срока действия договора система автоматически отправит ответственному менеджер уведомление. Таким образом сотрудник сможет своевременно инициировать продление договора или проконтролировать его выполнение и закрытие.
  • Договоры с истекающим сроком можно отследить в специальном реестре системы «Истекает срок».
Интеграция с 1С

Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров

  • Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров. Сотрудники бухгалтерии будут всегда иметь актуальную информацию о договорных документах.
  • Интеграционный модуль EnDocs для 1С позволяет сотрудникам просматривать текст договора непосредственно из 1С.
Архив EnDocs

Единый реестр договоров обеспечивает их учет и автоматическую нумерацию

  • В системе автоматически формируется единый реестр договоров, обеспечивающий их учет и автоматическую нумерацию по предварительно настроенным номерным сериям
  • Договоры и все связанные с ними документы хранятся в единой базе, позволяя легко отслеживать иерархию договорных документов, а также связанные с договором счета и закрывающие документы.
  • Система разграничения прав доступа и встроенное шифрование позволяет ограничить доступ к конфиденциальной информации.
  • По документам, подписанным ЭЦП, в системе сохраняются полные протоколы обмена, гарантирующие целостность и достоверность документов.
  • Документы легко найти: достаточно задать произвольные критерии поиска или перейти в соответствующую папку.

Удобная цифровая система
управления договорами

Гибкие маршруты

Позволяют реализовать любой маршрут согласования

Встроенный редактор

Позволяет внести необходимые правки непосредственно в системе, журнал версий формируется автоматически

Удобный поиск

Позволяет быстро найти нужные документы

На 90% сокращается время на поиск информации

Функционал «Обсуждения»

Возможность обсуждения документа в режиме интерактивного диалога (вариант мессенджера)

Лист согласования

Содержит полную информацию о решениях согласующих лиц, комментариях и замечаниях к документу

Интеграции

Встроенная интеграция с ЭДО Контур.Диадок позволяет начать безбумажный документооборот с контрагентами сразу при начале работы с системой

Типовые шаблоны

Автоматическое формирование проектов договоров на основе типовых шаблонов

Связи документов

Помогают получать полную иерархию договорных документов, а также связанные первичный документы

Мобильное приложение

Помогает всегда быть на связи

Выберите удобный вариант поставки

  • Подписка (SAAS)
  • Быстрый запуск за 1 день
  • Адаптация под ваши нужды

Для компаний, которым нужно готовое решение прямо сейчас.
Функциональные возможности и интерфейс локальной и облачной поставки идентичны. Переход с облачной версии в локальную возможен в любое время

  • Единоразовая покупка лицензий
  • Широкие возможности кастомизации
  • Разворачиваем на ваших серверах

Рекомендуется использовать для автоматизации коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом

Как сделать прозрачной
договорную работу?

  • Как обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников – инициаторов договоров, согласующих лиц и делопроизводителей?
  • Как сделать прозрачными процессы согласования и подписания договорных документов?
  • Как организовать электронный архив и быстрый поиск договорных документов?

      Заказать звонок

      Мы свяжемся с вами в ближайшее время