SMART-решение по
работе с договорами
работе с договорами
SMART-решение по
работе с договорами
работе с договорами
Весь жизненный цикл в одном интерфейсе: от выбора шаблона и подготовки проекта договора до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента
Весь жизненный цикл в одном интерфейсе: от выбора шаблона и подготовки проекта договора до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента
- Без обучения
- Быстрый старт
Без обучения
Быстрый старт
Проблема
Согласование договоров через почту несет массу рисков как в части участия в согласовании необходимых экспертов, так и в части целостности финального проекта документа
- Юристы, закупки, коммерция, производство, финансы – процесс подготовки договоров для подписания с контрагентами объединяет все департаменты и десятки экспертов
- Маршруты согласования различных видов договоров имеют специфику и отличия, гарантировать соблюдение утвержденных регламентов невозможно без автоматизации процессов
- Отсутствие автоматического контроля версионности и аудиторского следа создает риски подписания ошибочного или не выверенного документа
EnDocs поможет навести порядок в процессах
в 4 раза
- Сокращение времени на подготовку договора
в 3 - 5 раз
- Сокращение времени на согласование
в 8 - 10 раз
- Быстрее поиск нужного договора
Быстрое решение
“под ключ”
- Использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров
- Сокращение длительности согласования за счет автоматической маршрутизации и параллельного согласования
- Мгновенный обмен и подписание договорных документов с контрагентом через сервис ЭДО Контур.Диадок
- Встроенный контроль исполнительской дисциплины и сроков согласования ответственными сотрудниками
- Встроенный контроль сроков действия договоров и автоматизированная пролонгация
- Автоматизированное формирование электронного архива и быстрый поиск договоров
Преимущества EnDocs Cloud
Настроить процесс можно легко в самом интерфейсе,
для этого не требуется программист и дорогостоящее внедрение
Гибкие маршруты
- Позволяют реализовать любой маршрут согласования
Встроенный редактор
Позволяет внести необходимые правки непосредственно в системе, журнал версий формируется автоматически
Удобный поиск
- Позволяет быстро найти нужные документы
На 90% сокращается время на поиск информации
Функционал «Обсуждения»
- Возможность обсуждения документа в режиме интерактивного диалога (вариант мессенджера)
Лист согласования
- Содержит полную информацию о решениях согласующих лиц, комментариях и замечаниях к документу
Интеграции
- Встроенная интеграция с ЭДО Контур.Диадок позволяет начать безбумажный документооборот с контрагентами сразу при начале работы с системой
Типовые шаблоны
- Автоматическое формирование проектов договоров на основе типовых шаблонов
Связи документов
Помогают получать полную иерархию договорных документов, а также связанные первичный документы
Мобильное приложение
- Помогает всегда быть на связи
Как происходит работа с договорами
в EnDocs Cloud по шагам?
1 шаг: Создание договора
Проекты договоров могут создаваться в EnDocs с помощью готовых типовых шаблонов
- Если договор не типовой и проект поступил от контрагента, то он загружается в систему из файла, или через отправку на служебный адрес электронной почты. Договоры хранятся в виде электронных карточек с реквизитами, описывающими договор, а также с полной историей изменений – найти нужную информацию легко.
- Договор можно связать с дополнительными соглашениями, приложениями, актами, счетами и другими документами. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов, относящихся к интересующему договору.
- Для работы с договорами в EnDocs предусмотрен специальный электронный реестр договоров. В нем легко найти все созданные в системе договоры, дополнительные соглашения и приложения используя поиск по любым известным реквизитам (номеру, дате, контрагенту и т.п.).
2 шаг: Согласование договора
После подготовки проекта договора инициатор запускает процесс согласования.
- Маршрут и задачи согласования формируются в системе автоматически, инициатору и участникам согласования не нужно задумываться, кому отправить договор дальше. Система по настроенным для данного типа договора правилам сама направит документ на рецензирование согласующим лицам.
- Участникам согласования система направляет E-mail и Push оповещения. Указание нормативных сроков рассмотрения документа позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и ускорять согласование договора.
- Инициатор договора всегда знает на каком этапе согласования находится документ, и кто работает с ним в данное время. Мобильное приложение позволяет отслеживать статус договора в режиме онлайн и быть в курсе всех изменений в любое время, даже не находясь за компьютером.
- Для работы с текстом договора согласующим доступен онлайн-редактор, в котором можно вносить правки по тексту договора и писать комментарии. Все изменения сохраняются в виде отдельных версий в карточке договора.
- Для согласования и подписания договоров участники могут использовать электронные подписи. В любой момент можно посмотреть «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
3 шаг: Отправка контрагенту
Благодаря встроенной интеграции с сервисом Контур.Диадок после согласования договор можно мгновенно подписать и отправить контрагенту
- Возможность электронного обмена с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к началу работы.
- Информация о подписании и отправке документов фиксируется в карточке. Все договоры, которые были отправлены или получены через Диадок помечаются специальным значком, что позволяет легко отличить их от бумажных документов.
- После подписания договора контрагентом его статус будет автоматически синхронизирован с сервисом Контур.Диадок, а в систему будет импортирован полный протокол обмена. Инициатору система автоматически отправит уведомлении о подписании его документа.
4 шаг: Контроль завершения срока действия
За месяц до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление
- За месяц до окончания срока действия договора система автоматически отправит ответственному менеджер уведомление. Таким образом сотрудник сможет своевременно инициировать продление договора или проконтролировать его выполнение и закрытие.
- Договоры с истекающим сроком можно отследить в специальном реестре системы «Истекает срок».
1 шаг: Интеграция с 1С
Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров
- Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров. Сотрудники бухгалтерии будут всегда иметь актуальную информацию о договорных документах.
- Интеграционный модуль EnDocs для 1С позволяет сотрудникам просматривать текст договора непосредственно из 1С.
6 шаг: Архив EnDocs
Единый реестр договоров обеспечивает их учет и автоматическую нумерацию
- В системе автоматически формируется единый реестр договоров, обеспечивающий их учет и автоматическую нумерацию по предварительно настроенным номерным сериям
- Договоры и все связанные с ними документы хранятся в единой базе, позволяя легко отслеживать иерархию договорных документов, а также связанные с договором счета и закрывающие документы.
- Система разграничения прав доступа и встроенное шифрование позволяет ограничить доступ к конфиденциальной информации.
- По документам, подписанным ЭЦП, в системе сохраняются полные протоколы обмена, гарантирующие целостность и достоверность документов.
- Документы легко найти: достаточно задать произвольные критерии поиска или перейти в соответствующую папку.
BPM-система нового поколения от лидера FinTech/LegalTech-решений
/
Как сделать прозрачной договорную работу?
Как сделать прозрачной договорную работу?
- Как обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников – инициаторов договоров, согласующих лиц и делопроизводителей?
- Как сделать прозрачными процессы согласования и подписания договорных документов?
- Как организовать электронный архив и быстрый поиск договорных документов?
