Электронный архив

Поделиться
EnDocs централизует и упорядочит хранение бухгалтерских документов, сократит трудозатраты и время на поиск и обработку документов, ускорит подготовку ответов на запросы ФНС

Единый электронный архив бухгалтерских документов

Современная организация получает первичные документы в двух видах:

В результате документы хранятся в разных местах:

Решение от EnDocs

Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др). EnDocs задействует различные способы и их комбинации для наполнения архива в автоматическом режиме.

Как это работает:

Шаг 1

Все поступающие бумажные документы сканируются на потоковом сканере и автоматически отправляются в EnDocs. Электронные документы от контрагентов поступают через сервис ЭДО, например, Контур.Диадок или СБИС и также автоматически отправляются в EnDocs.

Шаг 2

Скан-копии бумажных документов автоматически распознаются c помощью технологий ABBYY. EnDocs автоматически запускает соответствующие процессы согласования и обработки документов в зависимости от их реквизитов. Электронные документы дополнительно после согласования подписываются электронной подписью непосредственно в EnDocs

Шаг 3

После согласования или в его процессе в зависимости от регламентов компании документы могут быть выгружены в ERP-систему для принятия к учету и затем отправлены в архив на хранение.

Безопасное хранение документов

  1. В системе формируется единый архив электронных и бумажных документов по финансово-хозяйственной деятельности организации. Сокращается время на обработку документов.
  2. Поддерживается работа с формализованными документами ЭДО: хранение в специальном формате, хранение протокола обмена и печатной формы.
  3. Доступ к архиву разграничивается: права регулируются в зависимости от реквизитов документа и роли пользователя
  4. Длительность хранения документов регулируется законодательством и политикой самой компании

Полный контроль над задачами

Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам упрощается

Упрощается поиск документов для сверки с контрагентами

Преимущества

1

В 15 раз сокращаются потери документов

2

В 4 раза сокращаются сроки согласования и подготовки документов для отправки

3

В 7 — 12 раз сокращается время подготовки к проверкам

4

В 7 – 20 раз увеличивается скорость поиска документов

Читайте также

Тэги

Мы открыты для общения

Хотите получить предложение от нас?

Подпишитесь на полезные статьи об автоматизации и документообороте

    Заказать звонок

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Оставить заявку

      Мы свяжемся с вами в ближайшее время

        Работа с договорами

        EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.

        Кадровые процессы

        EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс подписания кадровых документов с помощью электронной подписи сотрудников.

        Обработка бухгалтерских документов поставщиков

        С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс обработки бухгалтерских документов поставщиков.

        Хранение документов (электронный архив)

        EnDocs Cloud позволяет организовать хранение документов в любом формате. Документы в архиве доступны пользователям для поиска и выгрузки.

        Делопроизводство

        С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процессы канцелярии в компании.

        Счета и оплаты

        Автоматизация процесса согласования счетов в EnDocs Cloud поможет упорядочить и ускорить процесс оплаты счетов от поставщиков.