Электронный архив

EnDocs централизует и упорядочит хранение бухгалтерских документов, сократит трудозатраты и время на поиск и обработку документов, ускорит подготовку ответов на запросы ФНС
Единый электронный архив бухгалтерских документов
Современная организация получает первичные документы в двух видах:
- Бумажные документы — по почте или курьером
- Электронные документы — через сервис ЭДО (например Контур.Диадок) или из учетной системы (например 1C Предприятие)
В результате документы хранятся в разных местах:
- В шкафах в кабинете бухгалтерии центрального офиса и филиалов
- В личном кабинете оператора ЭДО (например Контур.Диадок)
Решение от EnDocs
Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др). EnDocs задействует различные способы и их комбинации для наполнения архива в автоматическом режиме.

Как это работает:
Шаг 1
Все поступающие бумажные документы сканируются на потоковом сканере и автоматически отправляются в EnDocs. Электронные документы от контрагентов поступают через сервис ЭДО, например, Контур.Диадок или СБИС и также автоматически отправляются в EnDocs.
Шаг 2
Скан-копии бумажных документов автоматически распознаются c помощью технологий ABBYY. EnDocs автоматически запускает соответствующие процессы согласования и обработки документов в зависимости от их реквизитов. Электронные документы дополнительно после согласования подписываются электронной подписью непосредственно в EnDocs
Шаг 3
После согласования или в его процессе в зависимости от регламентов компании документы могут быть выгружены в ERP-систему для принятия к учету и затем отправлены в архив на хранение.
Безопасное хранение документов
- В системе формируется единый архив электронных и бумажных документов по финансово-хозяйственной деятельности организации. Сокращается время на обработку документов.
- Поддерживается работа с формализованными документами ЭДО: хранение в специальном формате, хранение протокола обмена и печатной формы.
- Доступ к архиву разграничивается: права регулируются в зависимости от реквизитов документа и роли пользователя
- Длительность хранения документов регулируется законодательством и политикой самой компании
Полный контроль над задачами
- Процессы обработки документов регулируются настроенным маршрутом — четко определен круг согласующих и сроки рассмотрения
- Документы подписываются квалифицированной ЭП, так гарантируются их неизменность и юридическая значимость
- Издержки на доставку сокращаются, если документ отправляется контрагенту через сервис ЭДО — это можно сделать, не выходя из системы.
- Факты отправки, получения и возврата документов строго контролируются
Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам упрощается
- Система позволяет быстро формировать необходимые подборки и выгрузить их на диск и отправить на принтер
- Электронные документы выгружаются в полном обвеем со всеми квитанциями и электронными подписями.
- Легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке
Упрощается поиск документов для сверки с контрагентами
- Документы по одной сделке связываются в единый комплект, поэтому все сопроводительные документы всегда под рукой
- Чтобы найти комплект, в поиске достаточно указать один или несколько реквизитов
Преимущества
1
В 15 раз сокращаются потери документов
2
В 4 раза сокращаются сроки согласования и подготовки документов для отправки
3
В 7 — 12 раз сокращается время подготовки к проверкам
4