Электронный архив
Проблема
- Затраты на хранение бумажных документов составляют существенную часть бюджета компании;
- Сложно контролировать факт отправки, получения и возврата документов;
- Сроки представления отчетности контролирующим органам усложняются из-за долгого и трудоёмкого поиска документов в архиве;
- Необходимость вести параллельно бумажный и электронный архив.
Решение
Внедрить электронный архив EnDocs, который поможет:
- Создать единый архив для электронных и бумажных документов;
- Сократить время на ввод документов за счет интеллектуального распознавания;
- ускорить представление документов в ФНС за счет удобного и быстрого поиска;
- упростить хранение и ускорить поиск документов .
Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др.). EnDocs задействует различные способы и их комбинации для наполнения архива в автоматическом режиме.
Загрузка документов из ERP и других систем
Электронные документы могут попадать в электронный архив из различных учетных систем. Готовые коннекторы к популярным сервисам и интеграции с ИТ-инфраструктурой компании позволяют обеспечить автоматический ввод документов в электронный архив.
Интеграция с операторами ЭДО
Интеграция с операторами ЭДО позволяет автоматически загружать документы в финальных или иных статусах или перенести работу с ними в EnDocs. Документы в финальном статусе размещаются в архиве и доступны авторизованным пользователям или внешним системам. При загрузке электронных документов из систем операторов ЭДО документы загружаются в полном объёме, включая метаданные, электронные подписи и печатные формы, что позволяет сохранить их юридическую значимость при размещении в архиве и обеспечить удобный просмотр.
Загрузка бумажных документов
Документы с бумажных носителей могут размещаться вручную или загружаться из других источников – сетевые папки, ftp или email. Интеграция с OCR системами позволяет автоматизировать извлечение значимой информации из скан-копий документов.
Автоматический контроль корректности документов сокращает необходимость их ручной проверки, подсвечивая проблемные или требующие повышенного внимания документы ответственному специалисту
Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам без лишних усилий
В системе предусмотрена возможность выгрузки документов для подготовки к проверкам, так снижается риск несвоевременного представления документов в контролирующие органы. Документы можно быстро выгрузить в соответствии с требованиями контролирующих органов в электронном виде (вместе с документами выгружаются и электронные подписи, и служебные документы) или бумажном (в т. ч. с проставлением штампа ЭП).
Интеграция
Для интеграции с внешними системами EnDocs предлагает готовый API, который позволяет автоматизировать основные сценарии обмена – синхронизация справочников. Например, контрагентов и организация, договоров, статей затрат, ЦФО и т.д.
Так же доступна возможность передачи документов из EnDocs в учетную систему и обратно, просмотр сканов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы и т. п. Для 1С можно использовать готовый модуль, который легко подключается и позволяет загружать в 1С первичные финансовые документы для формирования проводок, оплачивать согласованные счета поставщиков и т. п.
Поиск документов
Для всех документов в электронном архиве обеспечивается наполнение и возможность быстрого и удобного поиска по атрибутам, таким как юридическое лицо компании, контрагент, дата, сумма и т.п. При этом для каждого отдельного типа документов можно задать свой уникальный набор атрибутов для поиска.
Чтобы найти документ, в поиске достаточно указать один или несколько реквизитов
Документы по одной сделке связываются в единый комплект, поэтому все сопроводительные документы всегда под рукой
Автоматизация процессов
В состав EnDocs входит специализированное решение «Цифровая бухгалтерия». Оно автоматизирует весь жизненный цикл бухгалтерских документов: от регистрации в канцелярии до отправки обработанных документов в архив. Это идеальный инструмент для компаний, которые хотят автоматизировать и ускорить обработку бухгалтерских и финансовых документов или организовать общий центр обслуживания (ОЦО).
Управление доступом к документам архива
В финансовом архиве хранится чувствительная информация, доступ к которой надо строго контролировать. EnDocs содержит в себе систему управления доступом, включающей в себя настройку по юридическим лицам, типам документов, организационной структуре и группам пользователей.
