Единый электронный архив бухгалтерских документов
Современная организация получает первичные документы в двух видах:
- Бумажные документы — по почте или курьером
- Электронные документы — через сервис ЭДО (например Контур.Диадок) или из учетной системы (например 1C Предприятие)
В результате документы хранятся в разных местах:
- В шкафах в кабинете бухгалтерии центрального офиса и филиалов
- В личном кабинете оператора ЭДО (например Контур.Диадок)
Решение от EnDocs
Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др). EnDocs задействует различные способы и их комбинации для наполнения архива в автоматическом режиме.
Как это работает:
Безопасное хранение документов
- В системе формируется единый архив электронных и бумажных документов по финансово-хозяйственной деятельности организации. Сокращается время на обработку документов.
- Поддерживается работа с формализованными документами ЭДО: хранение в специальном формате, хранение протокола обмена и печатной формы.
- Доступ к архиву разграничивается: права регулируются в зависимости от реквизитов документа и роли пользователя
- Длительность хранения документов регулируется законодательством и политикой самой компании
Полный контроль над задачами
- Процессы обработки документов регулируются настроенным маршрутом — четко определен круг согласующих и сроки рассмотрения
- Документы подписываются квалифицированной ЭП, так гарантируются их неизменность и юридическая значимость
- Издержки на доставку сокращаются, если документ отправляется контрагенту через сервис ЭДО — это можно сделать, не выходя из системы.
- Факты отправки, получения и возврата документов строго контролируются
Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам упрощается
- Система позволяет быстро формировать необходимые подборки и выгрузить их на диск и отправить на принтер
- Электронные документы выгружаются в полном обвеем со всеми квитанциями и электронными подписями.
- Легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке
Упрощается поиск документов для сверки с контрагентами
- Документы по одной сделке связываются в единый комплект, поэтому все сопроводительные документы всегда под рукой
- Чтобы найти комплект, в поиске достаточно указать один или несколько реквизитов
