Как создать электронный архив: вопросы и ответы
Электронные архивы предприятий являются основой системы электронного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы.
В этой статье мы расскажем о практических вопросах создания электронного архива финансово-договорной документации.
С чего начать?
Для начала нужно определиться какие документы мы будем хранить в электронном архиве.
В целом все документы, можно разделить две группы:
- Исходящие документы — документы, которые созданы внутри организации . Такие документы предназначены для передачи клиентам, в основном это документы по продажам или для внутренних целей — кадровые документы, различные ОРД, договорная документация и т.п.
- Входящие документы — документы, полученные нами из внешних источников. Например, от наших контрагентов или гос.органов.
Важной задачей при создании электронного архива является сокращение трудозатрат и времени, связанных с вводом документов в архив. При этом о собственных документах мы знаем все, о чужих — ничего. Поэтому процессы обработки таких документов и требования к функциональности архива для этих групп документов отличаются.
Исходящие документы
Организация ввода исходящих документов является относительно простой задачей, чем обработка входящих документов. Все исходящие документы, обычно формируются в тех или иных информационных системах предприятия. Например, та же первичка формируется в учетной бухгалтерской или ERP-системе.
Что бы автоматизировать ввод таких документов в архив необходимо сделать три вещи:
- Ваша учетная система должна уметь (или необходимо научить это делать) при формировании печатных экземпляров добавлять на страницу документа уникальный штрихкод.
- Электронный архив должен уметь получать из вашей учетной системы, список сформированных таким образом документов с их реквизитами.
- Электронный архив должен уметь распознавать штрихкоды на сканах документов.
Таким образом процесс формирования и дальнейшего ввода исходящих документов в архив выглядит следующим образом:
Из учетной системы распечатывается комплект документов для клиента со штрихкодом на каждом документе.
Электронный архив получает данные о сформированном комплекте документов из учетной системы и создает у себя карточки документов и заполняет их реквизитами так же полученными из учетной системы.
После получения от клиента подписанных экземпляров документов — они сканируются и попадают в архив. Благодаря распознанному штрихкоду сканы документов попадают в правильную заранее сформированную карточку документов.
В итоге ввод исходящих документов в электронный архив осуществляется максимально автоматизированным образом. При этом можно контролировать возврат клиентами подписанных с их стороны документов, формируя в электронном архиве подборку документов без загруженных сканов.
Входящие документы
Теперь поговорим об обработке документов поставщиков и о том как автоматизировать ввод таких документов в электронный архив.
Существует два способа ввода в архив таких документов. Первый и более дорогой — применять систему распознавания документов. Задачей такой системы является не только распознавания текста в документе, но и понимание что в этом тексте является номером документа, что датой, суммой и т.п.
Система распознавания не может работать в полностью автоматическом режиме — результат распознавания зависит от исходного качества полученных документов. Чем мельче шрифт, хуже качество печати, неверно подобранны параметры сканирования — тем хуже будет результат. В среднем на практике качество распознавание дает порядка 90% корректных данных. Это означает что документы после распознавания требуют проверки — верификации человеком. А если внешний вид документов достаточно вариативен — в частности такими документами являются акты выполненных работ — то качество распознавания будет достаточно низким — потребуются отдельные усилия по обучению системы умению распознавать такие документы.
При использовании распознавания ввод в архив входящих документов выглядит следующим образом:
- Сканирование полученных документов.
- Распознавание полученных документов.
- Верификация распознанных документов.
После верификации документ попадает в архив. Если использование системы распознавания по различным причинам невозможно — то можно использовать другой способ ввода документов в архив:
- На полученный документ наклеивается штрихкод.
- Документ сканируется и загружается в архив. Такой документ на данном этапе не будет содержать никаких реквизитов кроме штрихкода.
- Электронный архив направляет ответственному бухгалтеру уведомление со ссылкой на полученный документ.
- Бухгалтер по полученной ссылке открывает скан документа и вносит его в учетную систему, включая значение штрихкода, так же как если бы у него на столе был бумажный документ.
- Электронный архив, благодаря наличию в учетной системе введенного документу по штрихкоду находит и загружает все необходимые документы.
Таким образом без применения дорогостоящей системы распознавания можно автоматизировать ввод в электронный архив документов поставщиков.
Подводя итоги…
В данной статье мы постарались рассказать, как работают электронные архивы бухгалтерских документов, какие бизнес-задачи они могут решать и как решается ключевая задача — ввод документов в архив.
Опыт показывает, что можно построить удобный в работе электронный архив на базе платформы EnDocs. Коробочная версия EnDocs позволяет реализовать любое проектное решение, учитывающие все требования заказчика — специализированные интерфейсы, интеграции, workflow, хранение больших объемов данных хранятся в защищённом массиве и т.п.
Для тех, кому нужно быстрое решение, без затрат на инфраструктуру и внедрение подойдет облачная версия — EnDocs.
