• 5
  • 270
  • 07 июля 2021

Как наладить документооборот «на удаленке»?

Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО – это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием счетов и договоровпервичной бухгалтерией. Для этого необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.

В большинстве случаев процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится минимум несколько недель. Если такие сроки не устраивают имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, практика говорить, что бизнес, решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.

Документы от поставщиков

Поступление комплекта документов. Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs.

Передача документов и данных в учётную систему. Оприходование товара и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в учетной системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Полученные сканы документы доступны бухгалтеру не только в интерфейсе EnDocs, но и в учетной системе, например 1С.

Проведение документа и формирование электронного архива. По каждому полученному скану бухгалтер формируем проводку в учетной система. Данные о документах, проведенных в учетной системе автоматически отправляются в электронный архив

Документы для покупателей

Формирование первичного комплекта документов. Первичные учетные документы для клиентов формируются в учетной системе, распечатываются и отправляются на подпись руководителю с правом подписи для последующей отправки клиенту.

Получение подписанного клиентом комплекта документов. Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs.

Обработка документа. Полученный скан документа в EnDocs отправляется на обработку бухгалтеру. В специальном реестре в учетной системе бухгалтер видит все переданные ему сканы документов и одним движением прикрепляет их к операциям реализации в учетной системе.

Внутренний документооборот

Автоматизация внутреннего документооборота позволяет снизить трудозатраты и сократить время сотрудников на выполнение достаточно большого количестве ежедневных задач, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Подготовка и согласование авансовых отчетов
  • Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.
  • Согласование и подписание кадровых документов.

Что вы получите, используя EnDocs

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;
  • Сокращение рабочего времени на рутинные процессы документооборота
  • Надежный и защищенный архив документов
  • Возможность работать удаленно
  • Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;

Подпишитесь на полезные материалы
об автоматизации и документообороте

    Нажимая на кнопку «Отправить», вы
    соглашаетесь с политикой конфиденциальности

    Новое в нашем блоге

    Модели продаж: навигатор по B2C, B2B и B2G для бизнеса, который хочет расти
    • Новости
    • 24

    Модели продаж: навигатор по B2C, B2B и B2G для бизнеса, который хочет расти

    Как понять, кому вы на самом деле продаёте, зачем это знать каждому предпринимателю и почему без выбора модели нельзя выстроить эффективную стратегию

    Канбан за 14 минут: как настроить работу эффективно и без задержек? Подробное руководство
    • Новости
    • 60

    Канбан за 14 минут: как настроить работу эффективно и без задержек? Подробное руководство

    Подробное руководство по Канбану: как настроить доску, классифицировать задачи, применять WIP-лимиты, оптимизировать процессы и повысить эффективность команды. Полезно для ИТ-специалистов и проектных менеджеров.

    Двухфакторка, календарь в задачах и ещё пара свежих фишек EnDocs 🌞
    • Новости
    • 54

    Двухфакторка, календарь в задачах и ещё пара свежих фишек EnDocs 🌞

    Узнайте о новых возможностях EnDocs: двухфакторная авторизация, календарь в Досках задач, поддержка WebDAV, улучшенные отчеты и обучающие видео.

    Модели продаж: навигатор по B2C, B2B и B2G для бизнеса, который хочет расти
    • Новости
    • 24

    Модели продаж: навигатор по B2C, B2B и B2G для бизнеса, который хочет расти

    Как понять, кому вы на самом деле продаёте, зачем это знать каждому предпринимателю и почему без выбора модели нельзя выстроить эффективную стратегию

    Канбан за 14 минут: как настроить работу эффективно и без задержек? Подробное руководство
    • Новости
    • 60

    Канбан за 14 минут: как настроить работу эффективно и без задержек? Подробное руководство

    Подробное руководство по Канбану: как настроить доску, классифицировать задачи, применять WIP-лимиты, оптимизировать процессы и повысить эффективность команды. Полезно для ИТ-специалистов и проектных менеджеров.

    Двухфакторка, календарь в задачах и ещё пара свежих фишек EnDocs 🌞
    • Новости
    • 54

    Двухфакторка, календарь в задачах и ещё пара свежих фишек EnDocs 🌞

    Узнайте о новых возможностях EnDocs: двухфакторная авторизация, календарь в Досках задач, поддержка WebDAV, улучшенные отчеты и обучающие видео.