Как наладить документооборот «на удаленке»?

Поделиться

В условиях массового перехода на удаленный режим работы в выигрыше оказались компании, которые заранее автоматизировали внешний и внутренний электронный документооборот. Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО – это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием счетов и договоров, первичной бухгалтерией. Для этого необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.

В большинстве случаев процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится минимум несколько недель. Если такие сроки не устраивают имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, практика говорить, что бизнес, решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.

 

ДОКУМЕНТЫ ПОЛУЧАЕМЫЕ ОТ ПОСТАВЩИКОВ


Поступление комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Передача документов и данных в учётную систему

Оприходование товара и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в учетной системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Полученные сканы документы доступны бухгалтеру не только в интерфейсе EnDocs Cloud, но и в учетной системе, например 1С.

Проведение документа и формирование электронного архива

По каждому полученному скану бухгалтер формируем проводку в учетной система. Данные о документах, проведенных в учетной системе автоматически отправляются в электронный архив

 

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОКУПАТЕЛЕЙ

Формирование первичного комплекта документов

Первичные учетные документы для клиентов формируются в учетной системе, распечатываются и отправляются на подпись руководителю с правом подписи для последующей отправки клиенту.

Получение подписанного клиентом комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Обработка документа

Полученный скан документа в EnDocs отправляется на обработку бухгалтеру. В специальном реестре в учетной системе бухгалтер видит все переданные ему сканы документов и одним движением прикрепляет их к операциям реализации в учетной системе.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Подготовка и согласование авансовых отчетов
  • Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.
  • Согласование и подписание кадровых документов.

ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ ИСПОЛЬЗУЯ ENDOCS?

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;
  • Сокращение рабочего времени на рутинные процессы документооборота
  • Надежный и защищенный архив документов
  • Возможность работать удаленно
  • Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;

 

Читайте также

Тэги

Мы открыты для общения

Хотите получить предложение от нас?

Читайте также

Тэги

Подпишитесь на полезные статьи об автоматизации и документообороте

    • Главная
    • /
    • Все
    • /
    • Как наладить документооборот «на удаленке»?

    Заказать звонок

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Оставить заявку

      Мы свяжемся с вами в ближайшее время

        Работа с договорами

        EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.

        Кадровые процессы

        EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс подписания кадровых документов с помощью электронной подписи сотрудников.

        Обработка бухгалтерских документов поставщиков

        С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс обработки бухгалтерских документов поставщиков.

        Хранение документов (электронный архив)

        EnDocs Cloud позволяет организовать хранение документов в любом формате. Документы в архиве доступны пользователям для поиска и выгрузки.

        Делопроизводство

        С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процессы канцелярии в компании.

        Счета и оплаты

        Автоматизация процесса согласования счетов в EnDocs Cloud поможет упорядочить и ускорить процесс оплаты счетов от поставщиков.