Внедрение кадрового ЭДО: 5 этапов от начала до использования
Чтобы вам было легче разобраться, как перевести работу кадровиков в цифру, мы подготовили поэтапный алгоритм.
Этап № 1: Организуем оптимальное подразделение и приводим в порядок документацию
Есть железное правило: чтобы перевести в цифру какой-то процесс, вначале нужно создать четкую систему. В случае с переходом на КЭДО нужно организовать систему работы с персоналом. Автоматизировать хаос не получится.
Есть 3 варианта организации кадрового делопроизводства:
- Один специалист по кадрам
- Отдел во главе с руководителем
- Внутреннее совмещение
Лицо, ответственное за ведение электронного кадрового документооборота назначается приказом. В документе прописываем ФИО и должность работника, подразделение, а также указываем его обязанности.
Последний вариант подходит для маленьких организаций, где кадровое делопроизводство вверено секретарю или бухгалтеру.
Этап № 2. Выбираем решение для КЭДО.
Когда кадровое делопроизводство упорядочено, нужно выбрать информационную систему, которая сможет перевести все процессы в цифру.
Например, быстро привести кадровые документы в электронный вид с доступом к системе как в офисе, так и удаленно можно в системе EnDocs. Здесь работодатель может обмениваться с сотрудниками кадровыми документами в электронном виде с проставлением электронной подписи.
Внедрим кадровый электронный документооборот за 1 день. Подробнее →
Этап №3. Отражаем изменения в учетной политике.
О том, что в организации действует кадровый ЭДО, нужно указать в локальных нормативных актах и трудовых договорах.
Что нужно сделать работодателю на этом этапе:
- Подготовить распорядительный документ по компании, чтобы регламентировать электронное взаимодействие. Это может быть регламент об используемом типе подписи (например, регламент применения простой подписи)
- Уведомить работников о вводе КЭДО и получить в письменном виде их согласие на обмен электронными документами
- Включить информацию о переходе на ЭДО в дополнительные соглашения к трудовому договору для действующих сотрудников
- Получить квалифицированную электронную подпись в Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ
- Составить в электронном виде кадровые документы, которые используются чаще всего. Это могут быть локальные нормативные акты, приказы о предоставлении отпуска или о направлении в командировку
- Обучить сотрудников работать в корпоративной системе
Важно: при приеме на работу нового сотрудника эта информация может вноситься в трудовой договор, а может быть в виде отдельного соглашения о КЭДО и ЭЦП
Этап 4. Организуем оптимальное подразделение и приводим в порядок документацию
Юридические значимым кадровый документооборот делает наличие электронных подписей.
В КЭДО одной из сторон при обмене документами является физическое лицо. У физлица может быть три вида подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Какую использовать — зависит от юридической значимости документа.
Допустим, подписать трудовой договор на работу в дистанционном формате можно только КЭП, а для заверения графика достаточно использовать простую ЭП.
Для удобства таблица со сравнением разных видов электронных подписей:
| КЭП | НЭП | ПЭП | |
|---|---|---|---|
| Описание | Квалифицированная электронная подпись. Юридически равнозначна собственноручной подписи. Не требуется письменное согласие сотрудника | Неквалифицированная электронная подпись. Для использования требуется письменное согласие сотрудника. Экономичнее и проще в обслуживании, чем КЭП | Простая электронная подпись. Не требует денежных вложений от работодателя |
| Срок действия | 1 год | 1 год | Бессрочно |
| Кто может выпустить | УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ | УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ | Работодатель в своей информационной системе |
| Какие документы можно подписывать | Любые, но есть исключения. Приказ на увольнение должен быть бумажным (кроме дистанционных сотрудников), еще некоторые документы по охране труда | Любые, но есть исключения. Приказ на увольнение должен быть бумажным (кроме дистанционных сотрудников), еще некоторые документы по охране труда | Приказ на отпуск и командировку, расчетный лист, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и локальные нормативные акты |
Этап №5. Наслаждаемся удобством безбумажной системы
Принимаем сотрудников дистанционно
Собеседования удаленно по видеосвязи — уже привычная практика для компаний. А вот, чтобы подписать трудовой договор, нужно было ехать в офис или доставлять документы почтой.
Как работает онлайн-трудоустройство:
Будущему работнику необходимо дать доступ в личный кабинет, в который он выложит сканы или фото документов для трудоустройства. Там же он заполнит заявление на сертификат неквалифицированной электронной подписи (НЭП).
Полученной НЭП сотрудник подписывает согласие на КЭДО, и другие нужные документы.
Уволить работника на удаленке можно также дистанционно. Сотрудник кадровой службы просто формирует электронный обходной лист и запускает процесс с участием всех заинтересованных лиц.
исполнительный директор EnDocsВ безбумажной системе работодатель снижает затраты на трудоустройство: печать, пересылку, хранение документов и так далее. К тому же электронные документы не теряются и быстрее согласуются. В условиях развития удаленного формата работы переход на электронные кадровые процессы без единого бумажного документа дает компании существенное преимущество
Оформляем командировки без бумаг
Закон разрешает переводить в электронный формат все командировочные документы: приказы, авансовые отчеты и служебные задания. Создавать, согласовывать и подписывать их можно в IT-системе компании.
Как оформляется командировка в цифровом мире:
- Работник создает заявку на командировку: заполняет нужные поля, отправляет на согласование
- Если при заполнении сотрудник допустил ошибку – система подскажет, что нужно исправить
- Далее система сама направляет заявление ответственному за это работнику
- Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных из приказа и реквизитов, полученных из билетов, чеков, счетов
- В конце работник просто подписывает авансовый отчет АО и передает оригиналы документов в бухгалтерию
ЭДО экономит бюджет компании и позволяет специалистам не тратить время на рутинные операции, а сосредоточиться на более глобальных задачах бизнеса. Как работает электронный документооборот на всех этапах — мы рассказывали в статье.
