Наш клиент — компания-производитель кормов для кошек и собак Royal Canin.
Компания Royal Canin автоматизировала работу с документооборотом, перейдя с бумажного формата на цифровой. А также закрыла множество вопросов, связанных с обработкой, хранением документов и эффективностью процессов внутри компании.
Сейчас Royal Canin периодически заказывают у EnDocs разработку дополнительных новых модулей, чтобы использовать систему на полную мощность.
- Москва
- Сфера: производитель кормов для животных
- Старт проекта: 2016
Предпосылки для внедрения СЭД и выбор решения
Ранее в компании Royal Canin вообще не использовалась СЭД. Весь документооборот был в бумажном виде, что доставляло массу неудобств: договоры долго согласовывались, у сотрудников уходило много времени на обработку документов и поиск информации.
Когда компания решила изменить бизнес-процессы на более эффективные и внедрить СЭД — обратилась EnDocs. Уже тогда мы владели опытом создания архива документов, автоматизации согласования заказов на закупку и процессов согласования договоров. Еще одним плюсом в пользу выбора EnDocs был готовый модуль интеграции с Диадок.
Процесс внедрения
В общей сложности реализация проекта заняла 4 месяца. Команда EnDocs начала работу с анализа текущих процессов, а также интеграционных возможностей с бухгалтерской системой учета. На основе этих данных мы составили техническое задание и согласовали его.
В ходе внедрения многие задачи были для нас привычны. Например, настройка маршрутов согласования договоров, интеграция с Диадок и другое.
Но были и сложности. Важно отметить, что бухгалтерская учетная система работала на базе Navision, а ее возможности в части интеграции были очень ограничены. Несмотря на это, усилиями команды EnDocs нам удалось решить эти проблемы.
Что еще мы сделали для повышения эффективности работы в компании:
- Стандартизировали и унифицировали процессы обработки документов в рамках организации
- Автоматизировали процессы сканирования и ввода документов в электронный архив
- Создали механизм быстрого и удобного поиска документов
- Разработали набор отчетов для получения статистической и аналитической информации о документах в электронном архиве
- Внедрили электронный архив
Чтобы переход на новую систему работы в компании был максимально комфортным и «безболезненным» для сотрудников, мы обучили фокус-группу и составили исчерпывающие инструкции для пользователей.
О проекте в цифрах
На контрасте работы с бумажными носителями Royal Canin сразу ощутила преимущества СЭД. До этого сотрудникам приходилось согласовывать все документы вручную. После внедрения это стало возможно делать в одной системе, не отходя от компьютера.
Для руководства главным стало то, что с внедрением СЭД бизнес-процессы стали прозрачными. Особенно это важно было для отслеживания движения средств внутри компании.
- На 40% сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на поиск и обработку документов
- В 2 раза сократились сроки согласования документов
После внедрения системы EnDocs в компании:
- Повысилась прозрачность
Договорная деятельность стала более прозрачной
- Документы не теряются
Исключены риски потери или повреждения документов, повысилась надежность их хранения
- Повысилась трудовая дисциплина
Повысился уровень исполнительской дисциплины
Поддержка после внедрения СЭД
Компания уже боле пяти лет находится на сопровождении у специалистов техподдержки EnDocs. Каждый день мы обрабатываем обращения и периодически внедряем в систему новые модули, чтобы сделать использование СЭД еще более эффективным!
Закажите разработку СЭД для вашей компании прямо сейчас!
