Внедрили СЭД в компании по производству кормов для животных популярного бренда
Наш клиент — компания-производитель кормов для кошек и собак Royal Canin.
Компания Royal Canin автоматизировала работу с документооборотом, перейдя с бумажного формата на цифровой. А также закрыла множество вопросов, связанных с обработкой, хранением документов и эффективностью процессов внутри компании.
Сейчас Royal Canin периодически заказывают у EnDocs разработку дополнительных новых модулей, чтобы использовать систему на полную мощность.
Москва
Сфера: производитель кормов для животных
Старт проекта: 2016
Предпосылки для внедрения СЭД и выбор решения
Ранее в компании Royal Canin вообще не использовалась СЭД. Весь документооборот был в бумажном виде, что доставляло массу неудобств: договоры долго согласовывались, у сотрудников уходило много времени на обработку документов и поиск информации.
Когда компания решила изменить бизнес-процессы на более эффективные и внедрить СЭД — обратилась EnDocs. Уже тогда мы владели опытом создания архива документов, автоматизации согласования заказов на закупку и процессов согласования договоров. Еще одним плюсом в пользу выбора EnDocs был готовый модуль интеграции с Диадок.
Процесс внедрения
В общей сложности реализация проекта заняла 4 месяца. Команда EnDocs начала работу с анализа текущих процессов, а также интеграционных возможностей с бухгалтерской системой учета. На основе этих данных мы составили техническое задание и согласовали его.
В ходе внедрения многие задачи были для нас привычны. Например, настройка маршрутов согласования договоров, интеграция с Диадок и другое.
Но были и сложности. Важно отметить, что бухгалтерская учетная система работала на базе Navision, а ее возможности в части интеграции были очень ограничены. Несмотря на это, усилиями команды EnDocs нам удалось решить эти проблемы.
Скачайте методичку: Что нужно знать перед внедрением ЭДО?
Что еще мы сделали для повышения эффективности работы в компании:
- Стандартизировали и унифицировали процессы обработки документов в рамках организации
- Автоматизировали процессы сканирования и ввода документов в электронный архив
- Создали механизм быстрого и удобного поиска документов
- Разработали набор отчетов для получения статистической и аналитической информации о документах в электронном архиве
- Внедрили электронный архив
Чтобы переход на новую систему работы в компании был максимально комфортным и «безболезненным» для сотрудников, мы обучили фокус-группу и составили исчерпывающие инструкции для пользователей.
О проекте в цифрах
На контрасте работы с бумажными носителями Royal Canin сразу ощутила преимущества СЭД. До этого сотрудникам приходилось согласовывать все документы вручную. После внедрения это стало возможно делать в одной системе, не отходя от компьютера.
Для руководства главным стало то, что с внедрением СЭД бизнес-процессы стали прозрачными. Особенно это важно было для отслеживания движения средств внутри компании.
- На 40% сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на поиск и обработку документов
- В 2 раза сократились сроки согласования документов
Результат проекта
После внедрения системы EnDocs в компании
Повысилась прозрачность. Договорная деятельность стала более прозрачной.
Документы не теряются. Исключены риски потери или повреждения документов, повысилась надежность их хранения.
Повысилась трудовая дисциплина. Повысился уровень исполнительской дисциплины.
Поддержка после внедрения СЭД
Компания уже боле пяти лет находится на сопровождении у специалистов техподдержки EnDocs. Каждый день мы обрабатываем обращения и периодически внедряем в систему новые модули, чтобы сделать использование СЭД еще более эффективным!
Закажите разработку СЭД для вашей компании прямо сейчас!
