База знаний, ИИ-помощник и новые возможности в согласовании документов

В новом обновлении EnDocs мы представили сразу несколько важных изменений: встроенного ИИ-помощника EnDocs AI, новый модуль «База знаний» и значительно расширенные возможности согласования документов.

Обновление затронуло механизмы автоматического определения согласующих, настройку и запуск маршрутов, а также инструменты для работы с документами и корпоративной информацией.

EnDocs AI — интеллектуальный помощник для работы с документами

В EnDocs появился EnDocs AI — встроенный ИИ-помощник, который помогает анализировать документы, находить нужную информацию и разбираться в их содержимом.

Помощник работает в формате чат-бота непосредственно в карточке документа. Он может анализировать содержимое файлов, отвечать на вопросы пользователя и предоставлять рекомендации.

Основные возможности EnDocs AI:

• Пересказ документа. Краткое изложение содержания с выделением основных положений.
• Суммы и реквизиты. Поиск и извлечение ключевых реквизитов, сумм и других важных данных.
• Проверка рисков и сроков. Анализ условий документа для выявления потенциальных рисков, обязательств и сроков их исполнения.
• Вопросы по документу. Возможность задавать произвольные вопросы на естественном языке и получать ответы на основании содержимого документа.

EnDocs AI использует содержимое документа в качестве контекста для ответов. При этом помощник выполняет исключительно консультативную функцию: он не изменяет документы, их реквизиты и не выполняет действий в системе.

Новый инструмент позволяет быстрее знакомиться с объёмными документами, находить необходимые сведения и анализировать условия договоров, не переключаясь между EnDocs и сторонними ИИ-сервисами.

Роли согласования: новые возможности

Мы существенно переработали механизм ролей согласования. Теперь роли позволяют не просто объединять сотрудников в группы, но и автоматически определять состав согласующих в зависимости от параметров документа.

Ранее роль представляла собой группу пользователей, которую можно было указать в маршруте согласования вместо конкретного сотрудника.

Теперь внутри роли можно создавать несколько правил назначения исполнителей. Для каждого правила задаются тип и вид документа, условия по его реквизитам, а также один или несколько согласующих.

Например, для роли «Финансовый департамент» можно настроить следующие правила:

• Счета на сумму менее 100 000 ₽ направляются одному сотруднику.
• Счета на сумму более 100 000 ₽ — другому сотруднику или сразу нескольким согласующим.
• Счета разных юридических лиц компании направляются сотрудникам, ответственным за согласование документов соответствующей организации.

Таким образом, система может определять согласующих по сумме, организации и другим реквизитам документа.

При запуске согласования EnDocs автоматически определяет исполнителей на основании настроенных правил и данных конкретного документа.

Одну и ту же роль можно использовать в разных маршрутах, а состав согласующих будет определяться автоматически. Это позволяет централизованно управлять правилами назначения исполнителей и сократить количество отдельных маршрутов, создаваемых только из-за различий в составе согласующих.

Предварительный просмотр маршрута согласования

Ещё одно важное изменение — предварительный просмотр маршрута перед запуском документа на согласование.

Теперь EnDocs заранее показывает инициатору сформированный маршрут: последовательность этапов, назначенных согласующих и сроки выполнения задач.

Пользователь может проверить, кому будет направлен документ, в каком порядке будет проходить согласование и когда должны завершиться отдельные этапы.

Если это разрешено настройками маршрута, инициатор может непосредственно перед запуском:

• Изменить состав согласующих на отдельных этапах.
• Скорректировать сроки согласования, включая дату и время.
• Отключить отдельные этапы маршрута.

Все изменения действуют только для текущего запуска документа. Настройки самого маршрута при этом не изменяются.

Новая возможность позволяет учитывать особенности конкретного документа, не изменяя общий порядок согласования, установленный в компании.

Обновили интерфейс ручного согласования

Мы также переработали интерфейс запуска согласования для документов, по которым не настроен маршрут.

В таких случаях инициатор самостоятельно определяет, кто должен согласовать документ и в какой последовательности.

Теперь в одном окне можно:

• Добавлять и удалять этапы согласования.
• Назначать одного или нескольких исполнителей на каждом этапе.
• Устанавливать дату и точное время выполнения задач.
• Изменять последовательность этапов перетаскиванием.
• Редактировать параметры отдельных этапов.

Новый интерфейс делает формирование маршрута более наглядным и упрощает запуск согласования без предварительной настройки процесса администратором.

Таким образом, EnDocs поддерживает два сценария: согласование по заранее настроенному маршруту с автоматическим определением исполнителей и ручное формирование маршрута непосредственно перед запуском документа.

Гибкое управление возвратами и отклонениями документов

В EnDocs появились новые возможности управления процессом согласования, позволяющие возвращать документы на доработку и повторное рассмотрение без необходимости завершать маршрут.

Возврат документа на доработку

Ранее возврат документа на доработку можно было сделать более сложными путем через дополнительное согласование. Теперь для этого есть отдельная команда в меню документа Вернуть на доработку: документ направляется на доработку инициатору. После внесения необходимых изменений документ автоматически вернётся на согласование тому же сотруднику, который запросил доработку.

Возврат документа на предыдущий этап согласования

Новая команда Вернуть на этап позволяет согласующему вернуть документ на любой из ранее завершённых этапов маршрута. Например, если в процессе согласования возникла необходимость повторно согласовать документ с юридическим или финансовым департаментом.

Настройка действий при отклонении

Расширены возможности редактора маршрутов согласования. Ранее отклонение документа на любом этапе приводило к завершению всего процесса.

Теперь для каждого этапа можно настроить действие при отклонении — например, направить документ на определённый этап маршрута вместо завершения согласования.

Эти изменения позволяют гибче управлять согласованием документов, в том числе в ситуациях, когда требуется доработка или повторное рассмотрение ранее согласованных условий.

База знаний

В EnDocs появился новый модуль «База знаний» — единое пространство для создания, хранения и организации внутренних информационных материалов компании.

База знаний предназначена для работы с инструкциями, регламентами, описаниями бизнес-процессов, справочными материалами и другими корпоративными знаниями.

Информация в Базе знаний организуется в виде страниц, объединённых в разделы и иерархическую структуру. Это позволяет выстраивать понятную систему навигации и быстро находить нужные материалы.

В первой версии Базы знаний доступны:

• Создание и редактирование страниц с текстом и другим содержимым.
• Организация страниц в иерархическую структуру.
• Группировка материалов по тематическим разделам.
• Поиск по базе знаний.
• Добавление страниц в избранное.
• Подписки на страницы.
• Просмотр истории изменений.

База знаний интегрирована непосредственно в EnDocs и доступна наряду с документами, задачами и другими модулями системы.

Например, здесь можно размещать внутренние регламенты компании, инструкции для сотрудников, описания рабочих процедур или материалы для адаптации новых специалистов.

Это первая версия нового модуля, которую мы будем последовательно развивать и дополнять новыми возможностями. В частности, управление правами доступа к отдельным страницам пока не поддерживается.

Что дальше?

Мы продолжаем развивать EnDocs и расширять возможности системы для работы с документами и корпоративными процессами.

В ближайших обновлениях планируем представить новые возможности:

• Повторное согласование документов — возможность повторно направлять документы на согласование (если разрешено настройками системы).
• Обновлённые механизмы ознакомления и поручений — развитие инструментов отправки документов на ознакомление и выдачи поручений.
• Совместное редактирование документов — возможность нескольким пользователям одновременно работать над одним документом.

Следите за нашими новостями — в следующих публикациях расскажем подробнее об этих и других изменениях EnDocs.