Автоматизация согласования документов и бизнес-процессов в EnDocs

Согласование договоров, счетов, заявок на оплату и других корпоративных документов часто требует участия нескольких подразделений. Состав согласующих может зависеть от суммы, вида документа, организации и других условий. При ручной организации таких процессов возникают задержки, ошибки в назначении исполнителей и сложности с контролем сроков.

EnDocs позволяет автоматизировать согласование документов: настроить маршруты, определить правила назначения ответственных, установить сроки и обеспечить контроль прохождения каждого этапа. Система объединяет электронный документооборот, задачи и инструменты управления бизнес-процессами (BPM).

Гибкая настройка маршрутов согласования документов

В основе автоматизации EnDocs — встроенный конструктор бизнес-процессов. Он позволяет создавать маршруты согласования с учётом внутренних регламентов и организационной структуры компании.

Маршрут определяет последовательность действий с документом: кто должен его проверить, согласовать, подписать или выполнить поручение, при каких условиях начинается следующий этап и какие операции система должна выполнить автоматически.

В EnDocs поддерживаются:

• Последовательное согласование — документ проходит этапы в установленном порядке.
• Параллельное согласование — несколько сотрудников рассматривают документ одновременно.
• Условные маршруты — последовательность действий зависит от реквизитов документа и результатов проверок.
• Автоматические операции — система выполняет отдельные действия без участия пользователя.

Для одного типа документа можно настроить несколько маршрутов, соответствующих разным сценариям работы. Настройка выполняется в графическом редакторе, без необходимости программирования стандартной логики процесса.

Автоматический выбор согласующих

Одна из ключевых возможностей EnDocs — определение ответственных сотрудников по правилам, заданным в системе.

В маршрутах можно использовать не только конкретных пользователей, но и роли согласования. Например, «Юридический департамент», «Бухгалтерия», «Финансовый директор» или «Руководитель подразделения».

Для каждой роли настраиваются правила определения исполнителей с учётом типа, вида и реквизитов документа.

Например, при согласовании счетов система может назначать разных сотрудников в зависимости от суммы или организации. Для отдельных документов можно определить сразу нескольких согласующих.

Использование ролей позволяет централизованно управлять назначением ответственных и не создавать отдельный маршрут для каждого возможного состава участников.

Автоматизация бизнес-процессов на основе условий

Не все документы должны проходить одинаковую последовательность согласования. EnDocs позволяет учитывать параметры документа и направлять процесс по соответствующей ветке маршрута.

В редакторе можно использовать вычисления и условия, например проверку суммы, дат или заполненности определённых реквизитов.

Так, маршрут согласования договора может включать юридическую проверку и согласование финансовых условий, а при выполнении дополнительных условий — ещё один этап рассмотрения руководителем.

Помимо пользовательских задач, в процессах доступны специальные функции. Они позволяют автоматизировать отдельные операции, включая конвертацию файлов в PDF, проверку заполненности полей и поиск дубликатов.

Для нестандартных сценариев предусмотрена возможность расширения автоматизации с использованием специальных функций и интеграций.

Автоматический запуск согласования

EnDocs позволяет запускать согласование не только вручную, но и автоматически.

Например, документы, поступившие из электронной почты или через интеграцию с Контур.Диадок, могут передаваться на обработку по заранее настроенному маршруту.

Это особенно удобно для регулярных процессов, в которых сотрудники ежедневно обрабатывают большое количество однотипных документов.

При этом пользователь может самостоятельно запустить документ на согласование, выбрав готовый маршрут или сформировав последовательность этапов вручную.

Управление согласованием в процессе работы

В реальной работе согласование не всегда проходит по первоначальному плану. Участникам может потребоваться уточнение информации, подключение дополнительных специалистов или повторная проверка документа.

EnDocs предоставляет несколько инструментов для таких ситуаций.

Предварительный просмотр маршрута. Перед запуском инициатор видит последовательность этапов, согласующих и установленные сроки. Если настройки позволяют, он может скорректировать участников, сроки или состав этапов для конкретного документа.

Дополнительное согласование. Сотрудник может привлечь коллегу для рассмотрения документа. После дополнительного согласования документ возвращается к основному исполнителю.

Возврат на доработку. Согласующий может направить документ инициатору для внесения изменений. После доработки документ возвращается сотруднику, запросившему исправления.

Возврат на предыдущий этап. При необходимости документ можно повторно направить на один из ранее завершённых этапов маршрута.

Обработка отклонений. Для отдельных этапов можно настроить действия при отклонении документа, включая переход на другой этап процесса.

Делегирование и замещение. Задачи могут передаваться другим сотрудникам, в том числе на период отсутствия основного исполнителя.

Эти возможности позволяют обрабатывать исключительные ситуации внутри процесса, без необходимости каждый раз начинать согласование заново.

Контроль сроков и исполнения

Автоматизация согласования включает не только передачу документов между сотрудниками, но и контроль выполнения задач.

Для этапов маршрута устанавливаются сроки исполнения. EnDocs отслеживает их соблюдение и уведомляет участников о новых задачах и нарушении сроков.

В карточке документа можно посмотреть ход согласования: какие этапы завершены, какие выполняются сейчас и кто отвечает за дальнейшую обработку.

Результаты согласования фиксируются в системе, а лист согласования позволяет просмотреть информацию о принятых решениях.

Для анализа работы сотрудников и процессов предусмотрены отчёты по задачам и инструменты аналитики, позволяющие оценивать исполнительскую дисциплину и выявлять задержки.

Согласование документов в едином рабочем пространстве

В EnDocs процесс согласования связан непосредственно с документом. Участникам не требуется отдельно искать файлы, переписку и сведения о состоянии процесса.

В карточке доступны реквизиты документа, прикреплённые файлы, история изменений и обсуждения. Документы можно редактировать с использованием встроенного офисного редактора.

При необходимости участники могут использовать электронную подпись. EnDocs поддерживает работу с электронной подписью и интеграции с внешними системами электронного документооборота.

Согласовывать документы можно через веб-интерфейс и мобильное приложение EnDocs для iOS и Android.

Какие процессы можно автоматизировать в EnDocs

Механизмы согласования используются для различных видов документов и рабочих процедур.

Договоры. Проверка условий юридическим и финансовым подразделениями, согласование с руководителем, подписание и дальнейшее хранение документа.

Счета и заявки на оплату. Передача документов ответственным сотрудникам, проверка реквизитов, согласование расходов и контроль исполнения.

Закупки. Согласование потребностей подразделений, заявок на закупку и сопутствующих документов.

Кадровые документы. Рассмотрение заявлений, согласование внутренних кадровых документов и ознакомление сотрудников.

Внутренние документы. Согласование приказов, служебных записок, регламентов и других корпоративных документов.

Для каждого сценария можно определить собственные маршруты, участников, правила обработки и сроки выполнения.

Настройка процессов без изменения программного кода

Организационные процессы со временем меняются: появляются новые подразделения, изменяются полномочия сотрудников, правила согласования и внутренние регламенты.

Администратор EnDocs может изменять маршруты через веб-интерфейс: добавлять этапы, корректировать условия, менять исполнителей и настраивать автоматические операции.

При изменении маршрута новые процессы запускаются по обновлённым правилам, а ранее запущенные продолжают выполняться по прежней схеме.

Такой подход позволяет развивать автоматизацию документооборота без постоянной доработки программного обеспечения.

Автоматизация согласования документов с EnDocs

EnDocs объединяет инструменты электронного согласования документов и управления бизнес-процессами в одной платформе. Система автоматически формирует задачи, определяет согласующих, выполняет предусмотренные маршрутом операции и помогает контролировать сроки.

Гибкие маршруты позволяют автоматизировать как простые процессы с несколькими участниками, так и многоэтапные процедуры с условиями, проверками и взаимодействием с другими информационными системами.

Хотите посмотреть, как EnDocs работает с вашими процессами? Закажите демонстрацию — покажем настройку маршрутов согласования, автоматический выбор исполнителей и контроль прохождения документов.