Внедрили СЭД в российском подразделении международной сети компаний
Проект занял 8 месяцев. Главная сложность состояла в том, что СЭД нужно было интегрировать с внутренними системами компании. Все они администрировались за рубежом, так как головная компания была международной.
Наш клиент – компания «Технологии доверия». *Ранее – российское подразделение международной сети компаний PWC, предлагающих услуги в области консалтинга и аудита. В компании работает более 4 000 сотрудников, офисы располагаются по всей стране.
Компания PWC автоматизировала работу с документооборотом между филиалами, решала множество задач по согласованию и подписанию документов электронной подписью. На протяжении пяти лет с момента внедрения системы, PWC неоднократно обращалась к EnDocs, чтобы автоматизировать новые процессы обработки документов. В итоге автоматизировано уже 9 процессов, которые помогают бизнесу расти и масштабироваться.
- Москва
- Сфера: консалтинг и аудит
- Старт проекта: 2018
Предпосылки для внедрения СЭД
В 2018 году компания приняла решение перевести в электронный формат работу с авансовыми отчетами и подписывать их ЭП.
До внедрения EnDocs вся документация компании подписывалась на бумаге. Сотрудники, работающие удаленно, тратили много времени на поездки в офис для подписания бумаг, многие документы терялись.
Для решения этой проблемы компания выбрала EnDocs, так как у нас уже был опыт работы с крупными проектами и есть интеграции с сервисами Контур
Процесс внедрения
До внедрения EnDocs вся документация компании подписывалась на бумаге. Сотрудники, работающие удаленно, тратили много времени на поездки в офис для подписания бумаг, многие документы терялись.
Сначала мы запустили систему на одном подразделении – отделе закупок. Потом масштабировали на остальные отделы. Команда EnDocs обучила работе в системе ключевых пользователей, а для остальных сделали видеоролики с подробной инструкцией.
Пользователи восприняли новую систему благожелательно. Им гораздо проще работать с документами онлайн, чем ездить в офис и что-то подписывать.
О проекте в цифрах
Система на базе платформы EnDocs обслуживает 4 000 сотрудников. При этом более 300 человек ежедневно подключаются к системе одновременно.
- 800 гб размер базы данных
- 30 000 документов создается в месяц
- 1 000 заданий на согласование завершается за 1 рабочий день
- 4 000 сотрудников – пользователей системы
После внедрения системы EnDocs в компании:
- Повысилась прозрачность
Теперь не нужно бегать за сотрудниками, чтобы они подписали документы
- Документы не теряются
Так как надежно хранятся в электронном архиве.
- В 2 раза уменьшилось время обработки документовются
В течение 5 лет мы оказываем техническую поддержку для пользователей. Периодически у бизнеса возникают новые потребности, и мы дополняем систему новыми модулями.
К настоящему времени дополнительно в течение 5 лет внедрены и используются следующие модули:
Finance
Включает в себя подразделы работы с электронным архивом бумажной первичной документации и документами, переданными через ЭДО. Это согласование, прием, отправка, подписание ЭП бухгалтерских документов. А также: работу с актами сверки, неформализованными уведомлениями, счет-фактурами налоговых агентов и др.
Contracts
Модуль, созданный для согласования и подписания договоров с контрагентами в ЭДО как для входящих документов от Контур.Диадок, так и отправка исходящих.
Purchase Requisitions
Модуль создания и согласования заявок на оплату с поставщиками. Результатом является одобренный Purchase Order (сформированный список расходов согласно бюджетным линиям) который выгружается в 1C.
Expense Reports
Модуль создания, согласования, подписания ЭП, бухгалтерского учета авансовых отчетов и выгрузки данных в 1C.
Consents
Модуль по созданию и подписанию документов об обработке персональных данных сотрудников. Включает в себя автоматическое создание шаблона с данными сотрудника из имеющихся справочников, уведомления и модуль мониторинга статистики подписания.
HR
Создание и подписание ЭП кадровых документов, связанных с изменениями трудового договора, отпуском, увольнением и прочими кадровыми документами.
Payroll Payments
Создание, согласование, архивирование финансовых документов по расчету заработной платы.
Local Signing
Согласование, подписание и проверка бухгалтерией актов представительских расходов.
Insiders
Модуль по ведению актуальной информации по инсайдерам в рамках отдельных проектов, подписание уведомлений о приобретении/об утрате статуса инсайдера, формирование реестров, регулярный мониторинг и согласование списков инсайдеров и их последующих изменений.
