Электронный архив: как решить все проблемы бумажного документооборота разом
Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы.
Первичные учетные документы являются фундаментом бухгалтерского учета организации.
По этой причине при автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения финансовых и бухгалтерских документов, автоматизация которого подразумевает под собой внедрение электронного архива.
Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:
- СЭД — система электронного документооборота;
- ЭД (ЭДО) — электронный документооборот.
Проблемы бумажного документооборота
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Проблема | Описание и последствия |
| Потери документов | Проблема может возникнуть как до отправки документов в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса. |
| Медленный поиск по архиву | Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Наличие представительств и филиалов одной организации требует либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно. |
| Отсутствие возможности совместной работы | Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно? |
| Контроль наличия документов | Часто контрагенты забывают возвратить документы или они теряются в процессе возврата. Расходы принимаются к учету по скан-копиям, полученным от поставщиков. Отсутствие оригиналов документов может создать проблемы при налоговых проверках |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным. |
| Низкий уровень структурированности | Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом. |
Автоматизация - самый эффективный метод
Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.
При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.
Внедрение системы электронного архива
Компания EnDocs занимается автоматизацией электронного документооборота и внедрением электронного архива. Наш новый продукт – EnDocs Cloud – это облачная система электронного документооборота, интегрированная с самой популярной в России учетной системы «1С: Предприятие» и сервисом обмена электронных документов Диадок.
После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:
Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. EnDocs позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.
Преимущества
- Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора
- Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям
- Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе
- Надежность и защищенность базы данных
- Разграничение прав доступа к разным документам
- Возможность групповой работы с одной скан-копией документа
- Потоковое сканирование пакетов бумаг
- Быстрый запуск и отсутствие затрат на внедрение и приобретение оборудования для системы
Вы можете попробовать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт»позволяет вести электронный архив и согласование любых документов, а также включает интеграцию с 1С.