Как сделать так, чтобы счета в организации не терялись?
Оплата входящих счетов от поставщиков и исполнителей требуется любой компании, при этом задержки сбивают сроки реальных поставок и оказания услуг.
В условиях удалённой работы особенно важно не допустить никаких сбоев в этом механизме и продолжать обрабатывать счета без потери скорости.
Основные проблемы при работе с платежами
Основные проблемы — задержки оплаты счетов, связанная с коммуникацией сотрудников и контролем сроков согласования.
Такие задержки снижают эффективность работы компании. Не всегда понятно кто должен согласовать оплату счета и когда это будет сделано. Ситуация становится ещё сложнее в условиях удалённой работы, когда сотрудники не могут обсудить вопросы лично в привычном для них формате. От каждого требуется самостоятельно понять, с кем ему нужно коммуницировать через мессенджеры и звонки по вопросу оплаты конкретного счёта. А поскольку не все работники могут быстро перестроиться под новые условия, проблема может стать очень заметной.
Вот почему сейчас особенно актуальна автоматизация бизнес-процессов оплаты счетов, которая поможет предприятию работать быстрее и без сбоев.
Решение
Начнём с процессного подхода к оплате счетов. Он позволяет наиболее эффективно выстроить работу, потому что в этом случае маршруты движения документов и участники чётко регламентированы. Также такой подход предполагает, что потребуется объединить работу сотрудников из разных отделов, создать для них общий регламент и единое информационное поле. В итоге каждый сотрудник знает, что все вопросы решаются единообразно — через приложение.
Такие решения позволяют в каждый момент времени видеть, какой статус имеет каждый счёт и кто из сотрудников должен его согласовать или провести оплату. Это позволяет не только ускорить процесс, но и избавиться от просрочек. Ведь уже нет необходимости держать в голове текущие задачи — а значит, не будет и ошибок, связанных с тем, что документ отправили не тому сотруднику, и он в итоге “потерялся”.
Как это работает?
При использовании EnDocs Cloud сотрудники выполняют понятные для них задачи, каждая из которых является частью общего процесса оплаты счета. Задачи включают в себя создание и регистрацию счетов, согласование и их оплату.
Например, мы решили оплатить услуги курьерской доставки. В этом случае через платформу EnDocs мы создаём заявку, заполняя основные поля формы: номер и дату счета, поставщика и договор при наличии, сумму и желательный срок оплаты. Для заполнения формы не потребуется никаких особых навыков.
Далее заявка поступает в систему и регистрируется, при этом она сразу видна руководителю, от которого требуется согласование. Как только оно дано (руководителю достаточно несколько раз кликнуть мышкой), счёт уходит в бухгалтерию и становится виден бухгалтерам. Так как EnDocs имеет встроенную интеграцию с 1С – согласованный счёт автоматически выгружается в 1С для оплаты бухгалтером.
По сравнению с ситуацией, когда сотрудник сам отправил согласованный счёт конкретному бухгалтеру, такая система имеет много плюсов. Ведь конкретный бухгалтер мог забыть про эту задачу, либо не увидеть вовремя на почте письмо. При использовании решений на платформе EnDocs задача ответственному сотруднику и будет “висеть”, пока она не будет выполнена. Ее статус виден как сотруднику, отправившему счёт на оплату, так и бухгалтеру.
EnDocs поможет вам организовать работу со счетами, делая ее проще, понятнее и прозрачнее:
- Единый реестр счетов с понятными реквизитами и статусами их состояния. Любой сотрудник может создать заявку в EnDocs и запустить на согласование
- Контроль сроков оплаты. В случае нарушения сроков согласования или оплаты счета EnDocsнаправит сотрудникам напоминание
- Быстрое оповещение сотрудников. После оплаты счета EnDocs направит сотруднику уведомление об оплате и обновит состояние счета в реестре
- Работа с разными юр. лицами одновременно. EnDocs позволяет работать с несколькими юр.лицами в одном аккаунте
Результаты внедрения
Вы можете попробовать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование любых документов, а также включает интеграцию с 1С.