Внедрили архив в международной IT-компании ABBYY и сократили траты в 3 раза

Наш клиент — «ABBYY Россия», транснациональная компания родом из СССР. Организация разрабатывает программы для распознавания документов. В ней работает более тысячи сотрудников по всему миру.

Москва

Сфера: информационные технологии

Старт проекта: 2015 год

Предпосылки для внедрения

Руководители ABBYY хотели, чтобы документы компании хранились в одном архиве с простым и быстрым доступом. При этом важно, чтобы любой файл можно было найти через строку поиска, добавить в подборку, передать контрагенту, надзорному органу или партнеру. Всего выделили шесть целей:

• снизить времязатраты на поиск и получение необходимых документов;
• сократить время, которое требуется на подборки для внешних и внутренних проверяющих органов;
• уменьшить потери документов, хранить все копии с основными реквизитами;
• привести к единому процессу регистрацию и принятие первичных документов к учету;
• хранить оригиналы подписанных первичных документов;
• сделать быстрый и защищенный доступ к документам во всех региональных подразделениях.

Мы наметили план, проанализировали вводные и приступили к работе. Весь проект распределили между двумя командами: со стороны EnDocs и ABBYY.

Разработали решение вместе с заказчиком

Первым делом мы расписали задачи, чтобы решить их в ходе проекта. Это конкретные программы и алгоритмы, над которыми будут трудиться менеджеры и разработчики:

• разработать единые процессы ввода и обработки документов в компании;
• спроектировать хранилище электронных документов;
• автоматизировать сканирование и ввод документов в систему;
• интегрировать архив с учетной системой на базе 1С;
• синхронизировать архив с системой распознавания и извлечения реквизитов заказчика — ABBYY FlexiCapture;
• сделать удобный и быстрый поиск документов;
• подготовить систему отчетов, чтобы выгружать статистику и аналитику о документах в электронном архиве.

Концепцию будущей системы определили специалисты ABBYY. Мы подключили к сервису программу заказчика для распознавания и извлечения реквизитов — FlexiCapture. Документ определялся с помощью программы от ABBYY, а затем автоматически передавался в 1С для формирования проводок и в электронный архив EnDocs. После его дозаполнял оператор 1С, и обновленные данные передавались в систему EnDocs, в электронный архив.

Получилась система, которая распознаёт документы независимо от источника поступления. Она автоматически передает данные в 1С и EnDocs и синхронизирует изменения, которые вносятся в файл. После всех действий документы попадают в электронный архив, где их можно найти в пару кликов.

В короткие сроки система «Электронный архив документов» была реализована и интегрирована в нашу существующую ИТ-инфраструктуру, причем в рамках проекта полностью автоматизирована работа с бухгалтерскими документами. В результате мы максимально минимизировали обращение бумажных документов в компании и получили удобную для работы систему. ООО «Аби Продакшн» надеется на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Лекучев Олег, Директор по информационным технологиям ABBYY

Результаты: ускорили и упростили работу с документами

После реализации проекта в ABBYY сразу ощутили преимущества СЭД. До этого сотрудникам приходилось самостоятельно передавать документы в бухгалтерию, где они вручную вносились в 1С. Это занимало много времени, а статус работы нужно было узнавать по почте или звонку коллегам.

С EnDocs всё упростилось: теперь документы передаются в службу единого окна, где сканируются, распознаются и передаются в 1С. Для каждого документа создается задача и назначается ответственный бухгалтер — так они не теряются в потоке задач.

Ввод бухгалтерских документов стал быстрее. Теперь они автоматически распознаются и передаются в бухгалтерию — потери из-за человеческого фактора сокращаются.

Найти документы теперь проще. Они хранятся в электронном архиве, где файлы можно обнаружить по названию, заказчику и типу договора. Поиск занимает всего пару минут.

Работа с документами стала прозрачной. В любой момент можно отследить статус документа, узнать ответственного специалиста, проконтролировать выполнение задачи.