«Красный квадрат»: в пять раз ускорили процесс согласования документов в бизнесе с оборотом в 5,7 млрд рублей
От бумажных лабиринтов к бесконечным возможностям цифрового формата: медиагруппа «Красный Квадрат» перешла на электронный документооборот c EnDocs
Наш клиент, российская медиагруппа «Красный Квадрат», одна из лидеров в области производства мультимедийного контента в России.
В связи с растущим объемом производства и необходимостью эффективной работы с документами компания выбрала EnDocs для внедрения системы электронного документооборота (СЭД).
- Москва
- Сфера: производство мультимедиа-контента
- Старт проекта: 2014
Предпосылки для внедрения СЭД
Ранее компания сталкивалась со множеством проблем, связанных с использованием устаревшего бумажного документооборота:
- долгая обработка документов,
- медленное согласование договоров,
- неэффективный поиск информации в собственном архиве.
Документы между офисами перемещались без систематизации, вызывая затруднения в документообороте по закупкам. Было необходимо пройти несколько этапов для выполнения любой бумажной операции, что занимало много времени.
Например, операционист получал бумажную заявку на закупку, регистрировал ее и передавал на подпись. Бумага проходила через несколько этапов согласования, где неизбежно возникала возможность потери документов. Если заявка проходила все этапы согласования, ее все равно нужно было вручную вносить в систему 1С для оплаты.
Отсутствие электронной системы документооборота мешало сотрудникам, возникали ситуации, когда компания подписывала одну версию договора, а контрагент — другую. Для выяснения происходившего руководителю отдела внутреннего контроля приходилось перемещаться из одного офиса в другой. Он искал финальную версию договора, сравнивал ее с подписанной копией и изучал переписку по электронной почте между компанией и контрагентом. Все это занимало несколько дней по времени.
Для повышения эффективности рабочего процесса медиа-группа задумалась о внедрении СЭД
Ранее компания сменила трёх подрядчиков, потому что никто из них не мог удовлетворить требования клиента.
У компании было несколько моментов, сложных в реализации: адаптация систем, персонифицированное формирование логических цепочек и масштабность проекта.
Мы были выбраны в качестве поставщика СЭД по следующим критериям:
- успешный опыт внедрения СЭД, среди наших кейсов уже были аналогичные проекты
- готовое решение, доработанное под требования клиента
- доступная цена внедрения, соразмерная с качеством предоставляемых услуг
Процесс внедрения СЭД в медиагруппе "Красный квадрат"
В первую очередь, команда провела анализ текущих бизнес-процессов и интеграционных возможностей с бухгалтерской системой учета. Далее наши специалисты составили техническое задание на основе проведенного анализа и полученных данных, которое было согласовано с “Красным квадратом”.
В ходе внедрения были решены уже привычные задачи, такие как: настройка маршрутов согласования договоров и интеграция с другими системами. Однако у заказчика были особые требования к среде развертывания и шаблонам договоров, команде пришлось полностью менять конструктор формирования договоров.
Юристы медиа-группы хотели, чтобы было много типовых форм договоров, позволяющих максимально оптимизировать работу и контакт между компанией и контрагентами.
Настроить такую глобальную систему было одной из самых сложных задач! Однако мы успешно справились с этой и другими проблемами
Также наша команда предложила и внедрила дополнительные улучшения, такие как:
- стандартизация процессов обработки документов,
- автоматизация сканирования и ввода документов в электронный архив,
- создание механизма поиска документов и разработка отчетов для аналитической информации.
Результаты внедрения СЭД в медиагруппе "Красный квадрат"
Внедрение СЭД в медиагруппе "Красный квадрат" привело к следующим изменениям и улучшениям:
- Повышение прозрачности и ускорение договорной деятельности
- Исключение рисков потери или повреждения документов и повышение надежности их хранения
- Повышение трудовой дисциплины и качества выполняемой работы
Несомненным отличием от использования бумажного документооборота компания выделила удобство, логичность, четкость и быстроту работы с документами от их хранения до согласования.
О проекте в цифрах
- Сокращение времени, затрачиваемого на поиск и обработку документов, на 40%.
- Сокращение сроков согласования документов и подготовки документов в 5 раз.
- Повышение эффективности внутренних процессов в 3 раза.
Результаты: сокращение сроков согласования в 5 раз и повышение эффективности внутренних процессов в 3 раза
Теперь «Красный квадрат» имеет возможность проводить ценовые комитеты, размещать информацию о ценах и ассортименте для торговых представителей, а также планировать и согласовывать внутренние регламентирующие документы. EnDocs также обеспечивает контроль сроков действия договоров, связанных с заявками на оплату, и интегрируется с системой 1С.
Процедура согласования документов стала быстрой и прозрачной, и больше не возникает потерь информации. Время, затрачиваемое на поиск и обработку документов, уменьшилось вдвое.
Закажите разработку СЭД для вашей компании прямо сейчас!
