1. Главная
  2. Истории успеха
  3. «Красный квадрат»: в пять раз ускорили процесс согласования документов в бизнесе с оборотом в 5,7 млрд рублей

«Красный квадрат»: в пять раз ускорили процесс согласования документов в бизнесе с оборотом в 5,7 млрд рублей

От бумажных лабиринтов к бесконечным возможностям цифрового формата: медиагруппа «Красный Квадрат» перешла на электронный документооборот c EnDocs

Наш клиент, российская медиагруппа «Красный Квадрат», одна из лидеров в области производства мультимедийного контента в России. 

В связи с растущим объемом производства и необходимостью эффективной работы с документами компания выбрала EnDocs для внедрения системы электронного документооборота (СЭД).

Предпосылки для внедрения СЭД

Ранее компания сталкивалась со множеством проблем, связанных с использованием устаревшего бумажного документооборота:

  • долгая обработка документов,
  • медленное согласование договоров, 
  • неэффективный поиск информации в собственном архиве. 

 

Документы между офисами перемещались без систематизации, вызывая затруднения в документообороте по закупкам. Было необходимо пройти несколько этапов для выполнения любой бумажной операции, что занимало много времени. 

Например, операционист получал бумажную заявку на закупку, регистрировал ее и передавал на подпись. Бумага проходила через несколько этапов согласования, где неизбежно возникала возможность потери документов. Если заявка проходила все этапы согласования, ее все равно нужно было вручную вносить в систему 1С для оплаты.

Отсутствие электронной системы документооборота мешало сотрудникам, возникали ситуации, когда компания подписывала одну версию договора, а контрагент — другую. Для выяснения происходившего руководителю отдела внутреннего контроля приходилось перемещаться из одного офиса в другой. Он искал финальную версию договора, сравнивал ее с подписанной копией и изучал переписку по электронной почте между компанией и контрагентом. Все это занимало несколько дней по времени.

Для повышения эффективности рабочего процесса медиа-группа задумалась о внедрении СЭД

Ранее компания сменила трёх подрядчиков, потому что никто из них не мог удовлетворить требования клиента.

У компании было несколько моментов, сложных в реализации: адаптация систем, персонифицированное формирование логических цепочек и масштабность проекта.

Сергей Егоров, технический директор по внедрению

Мы были выбраны в качестве поставщика СЭД по следующим критериям:

  • успешный опыт внедрения СЭД, среди наших кейсов уже были аналогичные проекты
  • готовое решение, доработанное под требования клиента
  • доступная цена внедрения, соразмерная с качеством предоставляемых услуг

Процесс внедрения СЭД в медиагруппе "Красный квадрат"

В первую очередь, команда провела анализ текущих бизнес-процессов и интеграционных возможностей с бухгалтерской системой учета. Далее наши специалисты составили техническое задание на основе проведенного анализа и полученных данных, которое было согласовано с “Красным квадратом”.

В ходе внедрения были решены уже привычные задачи, такие как: настройка маршрутов согласования договоров и интеграция с другими системами. Однако у заказчика были особые требования к среде развертывания и шаблонам договоров, команде пришлось полностью менять конструктор формирования договоров. 

Юристы медиа-группы хотели, чтобы было много типовых форм договоров, позволяющих максимально оптимизировать работу и контакт между компанией и контрагентами. 

Настроить такую глобальную систему было одной из самых сложных задач! Однако мы успешно справились с этой и другими проблемами

Также наша команда предложила и внедрила дополнительные улучшения, такие как:

  • стандартизация процессов обработки документов,
  • автоматизация сканирования и ввода документов в электронный архив,
  • создание механизма поиска документов и разработка отчетов для аналитической информации.

Результаты внедрения СЭД в медиагруппе "Красный квадрат"

Интеграция с 1С, фото 1

Внедрение СЭД в медиагруппе "Красный квадрат" привело к следующим изменениям и улучшениям:

  • Повышение прозрачности и ускорение договорной деятельности
  • Исключение рисков потери или повреждения документов и повышение надежности их хранения
  • Повышение трудовой дисциплины и качества выполняемой работы

Несомненным отличием от использования бумажного документооборота компания выделила удобство, логичность, четкость и быстроту работы с документами от их хранения до согласования.

О проекте в цифрах

Результаты: сокращение сроков согласования в 5 раз и повышение эффективности внутренних процессов в 3 раза

Теперь «Красный квадрат» имеет возможность проводить ценовые комитеты, размещать информацию о ценах и ассортименте для торговых представителей, а также планировать и согласовывать внутренние регламентирующие документы. EnDocs также обеспечивает контроль сроков действия договоров, связанных с заявками на оплату, и интегрируется с системой 1С.

Процедура согласования документов стала быстрой и прозрачной, и больше не возникает потерь информации. Время, затрачиваемое на поиск и обработку документов, уменьшилось вдвое.

Закажите разработку СЭД для вашей компании прямо сейчас!

      Заказать звонок

      Мы свяжемся с вами в ближайшее время

        Оставить заявку

        Мы свяжемся с вами в ближайшее время