На заметку: Все об интеграции КЭДО с Госуслугами.

Интеграция КЭДО и Госуслуг автоматизирует организациям отправку и получение документов, и дает возможность контролировать и отслеживать их статус. Кроме того, функционал снижает риски ошибочного ввода данных и повышает безопасность обмена информацией. Для осуществления этого взаимодействия работодатель обязан провести синхронизацию информационной системы с порталом Госуслуг.

Существует два способа интеграции. Первый способ – при помощи единой системы межведомственного электронного взаимодействия, если у работодателя иметься подключение к ней. Другой способ – через программный интерфейс Единого государственного портала государственных услуг.

Сотруднику нужно пройти полную процедуру регистрации и идентификации на ЕСИА. Далее, требуется подать заявление работодателю о том, что он хочет вести обмен документами по работе в личном кабинете ФГИС «Госуслуги». Работодатель обязан предоставлять сотруднику доступ к подписанным электронной подписью документам.

Обязательное ли подключение к Госуслугам? Требование интеграции обязательно, если работник использует простую электронную подпись или он написал заявление о предоставлении документов на ЕГПУ. Если документы подписаны усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, тогда работодатель не обязан использовать этот канал обмена.

После интеграции КЭДО с Госуслугами, работодатель сможет получать от работника заявления и уведомления, передавать документы в цифровом виде и пересылать экземпляры подписанные электронной подписью. Кадровые документы на стороне работодателя хранятся в информационной системе компании.

Интеграция удобна и для работника. Сотрудники могут создавать и передавать цифровые кадровые документы работодателю, а также подписывать их с помощью простой электронной подписи или через приложение «Госключ». Документы, отправленные таким способом, размещаются в личном кабинете и доступны только для работника.

Существует ли единый формат у передаваемых электронных документов? Да, с 1 марта 2023 года утверждены форматы и состав электронных документов без дублирования на бумажном носителе. Эти требования применяются ко всем кадровым электронным документам. Имеется перечень структурных элементов описания электронных документов, связанных с работой, а также коды документов или иных сведений, оформленных в письменном виде. Исключения есть, это документы созданные до 1 марта 2023 года и те, что являются исключениями по Трудовому кодексу.

Интеграция с Госуслугами пока не совершенна и в ней не предусмотрены некоторые функции необходимые для КЭДО. Отсутствует разделение по видам подписи и функция согласование кадровых документов. Нельзя получить результат рассмотрения документа и нет контроля ознакомления.