Хорошая новость – сегодня существуют современные цифровые решения, которые позволяют организовать командировку полностью. Это не просто перевод документов в электронный вид и их подписание, а оптимизация бизнес-процесса на стыке кадровой и бухгалтерской служб. В результате, все действия происходят автоматически, от начала и до конца.
Когда ваша цель – провести командировку без головной боли, есть несколько вещей, на которые стоит обратить внимание.
Избавьтесь от бумажных документов
С ноября 2021 года Трудовой кодекс позволяет вести КЭДО, что означает, что приказы о командировках можно легко перевести в цифровой формат. Преимущество состоит в том, что этот тип кадровых документов может быть заверен любой электронной подписью.
Перевод авансового отчета в электронный вид возможен в соответствии с пунктом 5 статьи 9 закона о бухгалтерском учете. Хотя авансовый отчет не является кадровым документом, его электронная форма, заверенная электронной подписью, также допустима.
Оформление командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его исполнении – устаревший подход, который был отменен в 2015 году. Тем не менее во многих компаниях эти документы по-прежнему используются. Причиной этому может быть привычка или отсутствие регулярного аудита документов в компании. Однако, рекомендуется отказаться от этих устаревших подходов и использовать более современные способы оформления и контроля командировок.
Таким образом, отказ от рудиментов в виде отчетности и документации при командировках является выгодным решением для работодателей, несущим ряд преимуществ для всей компании.
Необходимо отказаться от перевода командировочного удостоверения, служебного задания и отчета об их исполнении в электронный формат. Они просто должны быть исключены из процесса.
Усовершенствуйте регулирование лимитов
Согласование планируемых расходов – задача, требующая значительных усилий. Для правильного подсчета необходимо учесть множество нюансов. Например, нужно определить, будет ли командировка происходить в пределах России или за ее пределами. Также важно узнать о категориях населенных пунктов, которые будут включены в маршрут,и о должности командируемого. Кроме того, необходимо определить цели поездки и так далее. Анализ и учет всех этих факторов помогут обосновать и согласовать запланированные расходы.
Гораздо удобнее автоматизировать расчет лимитов и передать контроль за корректностью данных соответствующей информационной системе. Автоматизация расчета и контроля лимитов делает процесс удобнее. Решение о превышении лимита принимает руководитель и бухгалтер при согласовании заявки.
Акцент на процессе
Сегодня цифровизация уже стала привычной практикой: подписание документов онлайн и их согласование – обычное дело. Но эффективная цифровизация – сложный процесс, который зависит от множества небольших компонентов. Эти компоненты нельзя игнорировать, иначе нам грозит попадание в ловушку между ожиданиями и реальностью. Все эти детали должны быть учтены и продуманы, чтобы обеспечить успешную цифровизацию.
Решения предназначенные только для автоматизации КЭДО не предлагают полностью автоматизированный процесс по командировкам и оформлению авансовых отчетов. В лучшем случае с их помощью можно организовать подписание приказов и служебных записок на командировку.
Если вы хотите достичь максимально автоматизированного и эффективного цифрового процесса, то для этого потребуется полноценная СЭД/BPM-система. При этом вам придется учесть множество нюансов. Ниже представлена лишь малая часть из них:
Сотрудникам предоставляется мобильный доступ к управлению деловой поездкой. Благодаря этому, они могут вносить изменения в командировку (корректировать даты и маршрут) прямо в ходе путешествия и отправлять их на согласование. Это означает, что сотрудники больше не ограничены стационарным доступом к системе управления деловыми поездками, а могут эффективно взаимодействовать с ней через мобильные устройства, что увеличивает их гибкость и улучшает процесс управления командировками.
В связи с тем, что некоторые сотрудники не работают в системе компании (например, вахтовики или люди с кнопочными телефонами), возникает необходимость оформлять их командировки. Данная задача требует выделения сотрудника, который будет заниматься этой обязанностью.
Для руководителей и топ-менеджеров необходим уникальный маршрут согласования командировок. Ведь, для примера, генеральный директор не может одобрить поездку самому себе. Этот маршрут позволит оптимизировать процесс согласования и устранить возможность конфликта интересов.
Согласие на командировку должно быть получено перед отправкой в служебную поездку для определенных категорий работников, таких как беременные женщины или сотрудники-инвалиды. Для отправки беременной женщины в командировку необходимо получить ее заверенное согласие и приложить справку от врача, подтверждающую отсутствие медицинских противопоказаний. Аналогичные требования действуют и для сотрудников-инвалидов.
Автоматическая настройка функции замещения для командируемых позволяет замещающим сотрудникам выполнять задания от имени отсутствующих коллег в рамках прав и документов, определенных в системе.
Контроль за передачей в бухгалтерию посадочных талонов. Отправка напоминания о необходимости подготовить авансовый отчет. Выгрузка документов по форматам, принимаемым налоговой.
Работникам предоставляется возможность контролировать свои расчеты с помощью системы автоматического отправления заданий на доплату. Если сотрудник обоснованно потратил большую сумму во время командировки, то это будет учтено автоматически и отправлено в бухгалтерию для дальнейшего расчета. Также осуществляется контроль возврата остатка командировочных.
Если бизнес-поезда выпадают на выходные дни, работодатель должен выбрать способ компенсации в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса Российской Федерации. Вариантов два: либо оплатить труд работника в двойном размере, либо предоставить ему дополнительный выходной день.
Каждую из описанных задач нельзя решить с помощью простой настройки маршрута. Программные продукты, включающие в себя “no-code“ инструменты, предлагают возможность гибкой настройки. Это означает, что ведущий бизнес-пользователь или аналитик может создавать и настраивать различные сущности в системе без необходимости привлечения разработчика или погружения в код. Такой подход помогает автоматизировать процесс от начала и до конца, а также вносить быстрые корректировки с минимальными усилиями. Это позволяет эффективно организовать работу и сэкономить время.
Интеграция
Командировки – это сложный процесс, который требует взаимодействия нескольких отделов (кадрового и бухгалтерии). Особенно важно, когда все делается с помощью цифровых инструментов. В таком случае система управления персоналом должна быть интегрирована с программным обеспечением для финансовых операций.
Специализированные решения обеспечивают бесшовную связь между командируемым и бухгалтерской системой. Командируемый вносит информацию о своих расходах, которая автоматически передается в бухгалтерию. Там формируется авансовый отчет, который затем отправляется на согласование руководителю и бухгалтеру. В результате этого процесса сотрудник получает компенсацию, если его расходы оказались больше, чем полученные перед командировкой средства, либо возвращает неиспользованные суммы.
Если интеграция между системой управления персоналом и решением для бухгалтерии не настроена, возникает необходимость вручную перебивать данные. Это приводит к разрыву процесса и излишнему расходу ресурсов.
Организация командировок является сложным процессом, который включает множество сотрудников и отделов. Чтобы эффективно вести этот процесс, необходимо выбрать адекватную систему и учесть все нюансы. Нужно чтобы программный продукт не только помогал переводить документы в электронный вид и подписывал их, но и автоматизировал все связанные «мелочи». Ведь без этого невозможно достичь действительно эффективного процесса.
Если правильно выбрать, результат порадует всех участников. Отправка в деловые поездки будет быстрее и проще.