Командировки и Авансовые отчеты

Решение устанавливает ясный и понятный алгоритм действий сотрудников при оформлении командировок. Оно охватывает все этапы: от подачи заявления на поездку до получения отчета от руководителя.

Почему нужна автоматизация

Оформление документов для рабочей поездки — долгий и трудоемкий процесс.

Процесс согласования командировок является непрозрачным и отнимает время у всех участников: командируемого, его руководителя и бухгалтера.

Кроме того, сотрудники часто забывают вовремя предоставить авансовые отчёты, что приводит к нарушению сроков. Бухгалтерия, в свою очередь, вынуждена тратить время на проверку подтверждающих документов и авансовых отчётов. А затягивание подписания документов по командировкам может создать проблемы с закрытием отчётного периода.

Возможности решения

• создавать заявки на командировки в пару кликов, согласовывать их по настроенному маршруту;
• оперативно отменять командировку или изменять ее параметры в процессе согласования (например, в случае превышения расходов или переносе сроков); 
• автоматически формировать авансовый отчет в системе сразу после подписания приказа на командировку; 
• быстро выгружать электронные документы для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы.

Оформление командировки

Заявка на командировку создается в пару кликов в системе. 

После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.

На основе заявки в системе формируется и регистрируется приказ о командировке. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.

Оформление авансового отчета

По возвращении сотрудник заполняет авансовый отчет в системе или в личном кабинете. 

Командируемый проверяет корректность информации и при необходимости дополняет отчет — заносит недостающие документы и указывает фактические расходы из накладных. Фотографии или скан-копии подтверждающих документов достаточно вложить в задание — они привяжутся к авансовому отчету автоматически.

Заполненные данные согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.

Подготовка к проверкам

Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.

С решением «Командировки и авансовые отчеты» вы получаете оперативное и прозрачное создание, оформление и подписание документов для деловых поездок с соблюдением регламентов компании

Преимущества использования