Путеводитель по выбору решения: автоматизация управления договорами в организации

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Таким образом СЭД  позволяет объединить различные подразделения, включая юридическое, торговое, финансовое, логистическое и кадровое, в единое информационное пространство для работы с документами.

Давайте подробнее остановимся на том кому необходимо ПО для управления договорами?

1. Коммерческие группы

Работники, которые активно занимаются продажами и общением с клиентами, не хотят тратить время на бумажные дела. Но ошибка в договоре может стоить очень дорого. Для ускорения процесса подготовки и проверки можно использовать СЭД/BPM-систему, которая охватывает весь жизненный цикл документов. Она позволяет учитывать поправки, предложенные всеми участниками согласования, и включать их в окончательный документ. Кроме того, система может быть интегрирована с учетными системами, чтобы управлять контрагентами и учитывать все счета и акты, связанные с каждым договором.

2. Юридические группы

Юристы в компаниях обычно занимаются подготовкой договоров. В зависимости от внутренних правил компании, они могут либо создавать индивидуальные договоры каждый раз, либо использовать уже готовые шаблоны. При наличии шаблонов и установленных правил, коммерческие группы могут самостоятельно и быстро составлять документы для клиентов.  Также перед юристами часто стоит вопрос согласования новых контрагентов в процессе согласования с ними договоров. СЭД позволяет значительно упростить данную работу как в части согласования новых контрагентов, так и регулярных проверок поставщиков.

3. HR-группа

В быстрорастущей компании отдел кадров имеет дело с большим количеством трудовых договоров. Чтобы облегчить этот процесс и сделать его более эффективным, HR-команды могут использовать СЭД, которая поддерживает кадровый электронный документооборот. Это позволяет автоматизировать работу с трудовыми договорами на всем предприятии. Такая СЭД  упрощает и ускоряет процессы найма, адаптации и обучения новых сотрудников. Она также помогает в решении других кадровых вопросов, таких как отпуск, командировки и оформление доверенностей. Использование такой системы позволяет сократить время, затрачиваемое на ручную работу с документами, и улучшить общую эффективность отдела кадров.

Как автоматизация упрощает работу с договорами в СЭД:

• Маршруты согласования

Настройка маршрутов согласования документов является ценным инструментом для ускорения процесса утверждения и исключения пропусков в принятии решений со стороны важных лиц. Одновременно этот механизм обеспечивает прозрачность процесса и возможность его контроля.

• Электронная подпись

Система управления договорами должна предоставлять возможность подписания документов с использованием электронной подписи и гарантировать юридическую актуальность этого процесса. Также важно, чтобы система отображала штамп о подписании на документе, что позволит быстро определить статус подписания и при необходимости распечатать его. В случае кадровых документов, может возникнуть задача массового подписания, например, дополнений к трудовым договорам.

• Удобное объединение всех правок

Все замечания и правки, которые внесли участники процесса согласования в документ, должны быть учтены и отработаны. Чтобы избежать ошибок, связанных с рутинными операциями, лучше использовать СЭД, которая соберет все замечания в один документ. В итоге подготовка документа становится значительно быстрее, а риск пропустить ошибки сводится к минимуму.

• Шаблоны

Возможность создания новых документов по шаблонам позволяет бизнесу передать часть рутинных процессов на автоматизированную СЭД. Юридическая группа заранее разрабатывает шаблоны договоров, которые затем могут использовать различные бизнес-подразделения для самостоятельной подготовки новых документов. Это существенно ускоряет процесс создания документов и уменьшает нагрузку на юридическую группу, позволяя им сосредоточиться на более сложных и специализированных задачах. В целом, такая система повышает эффективность работы бизнеса и улучшает управление документами.

Если бизнес не использует автоматизированную систему, то для составления договоров приходится полагаться на шаблоны в Microsoft Word. Но это повышает риски ошибок: сотрудник может выбрать устаревший шаблон или ввести неправильные данные. В итоге новый договор может стать непонятным смесью различных, зачастую неактуальных, шаблонов.

• Электронный архив

Автоматизация управления договорами имеет еще одну важную выгоду — стандартизацию хранения документов. Ранее компании часто сталкивались с проблемой разброса документов по разным рабочим местам и общим дискам. Теперь же с появлением новых технологий все данные сосредотачиваются в одном месте. Это позволяет сотрудникам быстро находить нужные документы с помощью простого клика благодаря системе поиска и фильтров. А главное, система предоставляет только актуальные документы, что облегчает работу с ними.

• Обмен электронными документами с контрагентами

Использование единой системы для управления договорами позволяет предприятию сохранить непрерывность процесса и объединить работу разных департаментов. Таким образом, после согласования и подписания договора или другого документа, его удобно отправить контрагенту непосредственно из системы, если существуют соответствующие договоренности с бизнесом. Интеграция с операторами ЭДО реализовать беспроблемную передачу данных из внутренней системы во внешнюю. И наоборот, получать финансовые документы от контрагентов, согласовывать их внутри организации, а затем подписывать и отправлять обратно.

• Напоминания о продлении

Автоматические напоминания о продлении договора или доверенности обеспечат эффективный контроль за сроками и помогут принимать своевременные меры. Такой подход позволит избежать необходимости тратить время сотрудников на ручное отслеживание информации.

Часто задаваемые вопросы об управлении договорами

Помогает ли ИТ-система для управления договорами с поиском и отчётностью?

IT-система для управления договорами имеет большую практическую ценность. Ее преимущество заключается в возможности осуществления поиска и составления отчетов. Она позволяет объединить ранее разбросанные данные в одном месте, что позволяет сотрудникам формировать необходимые отчеты.

Является ли управление договорами частью CRM?

CRM-системы отвечают за управление клиентскими отношениями. Однако важной частью этого процесса является договорный документооборот, который регламентирует взаимодействие с клиентами. Однако стандартные CRM-системы не обладают достаточной функциональностью для полного управления жизненным циклом договора – от создания черновика до его утверждения. Поэтому важно интегрировать CRM-системы с соответствующими решениями, чтобы успешно осуществлять этот процесс.

Безопасно ли программное обеспечение для управления договорами?

Платформы предлагают полный контроль над договорным процессом и обеспечивает надежное хранение документов. Они обеспечивают детальный контроль доступа, позволяя управлять разрешениями пользователей и групп. Осуществлять мониторинг изменений и контролировать, кто и когда имеет доступ к документам. А также защищать от несанкционированного доступа и утечки информации.