Как СЭД упрощает работу с договорами
Основополагающим процессом любой компании является ведение договорного документооборота. Договор, составленный без ошибок, вовремя согласованный и подписанный, существенно может ускорить запуск работы с новыми контрагентами, а также упростить контроль выполнения обязательств сторонами.
Нужна ли автоматизация именно вам
Ответьте себе на несколько простых вопросов:
- Разговаривая по телефону с ключевым клиентом, насколько быстро вы сможете отыскать нужный счет или договор?
- Знаете ли вы наверняка, где именно сейчас находится документ, отправленный вами на согласование?
- Знаете, какие из ваших поручений исполнены, а какие нет?
- Устраивает ли скорость согласования документов?
- Устраивает ли количество документов на вашем столе?
Задуматься об автоматизации документооборота стоит, если на 3 и более вопросов ответили «нет».
Система электронного документооборота (СЭД) делает работу с договорами прозрачной и понятной, а также упрощает процессы согласования. Как именно? Расскажем дальше.
Подготовка договора
Создание документа в СЭД начинается с заполнения карточки:
● в соответствующие поля вносятся реквизиты компании;
● выбирается шаблон договора (система сама предлагает несколько вариантов);
● номер договора ставится автоматически;
● дата по умолчанию присваивается текущая, но ее можно поменять вручную на необходимую.
Часть полей заполняются вручную, часть ‒ путем выбора соответствующих значений из справочников. Например, из них выбираются название контрагента / вид документа.
Некоторые шаблоны типовых договоров настроены таким образом, что можно редактировать только определенную часть документа. Это минимизирует возможность ошибки, а также сокращает время согласования ‒ согласующие проверяют только конкретный участок файла.
Сам документ может быть заполнен на основе шаблона ‒ выбирается тип договора, необходимые условия и параметры, после чего СЭД формирует текстовую часть по правилам, заложенным в системе.
Справочники могут быть:
● встроенными в СЭД (собственными);
● загружаться из других систем.
Особую важность имеет справочник контрагентов компании. В большинстве случаев контрагентов добавляют именно в СЭД, где можно отслеживать и проверять их надежность. В справочнике хранятся следующие данные:
В справочнике хранятся следующие данные:
● реквизиты;
● уставные документы;
● контактная информация и др.
Можно назначить менеджера, ответственного за контакты с конкретным клиентом.
Внесение правок в договор
Чтобы внести изменения в документ, необходимо нажать на кнопку встроенного редактора. Корректировки вносятся прямо в системе. СЭД сохраняет все изменения и автоматом создает новую версию.
Редактирование документа происходит непосредственно в системе, скачивать на компьютер, пересохранять файл и загружать обратно не нужно. Это сильно упрощает работу.
Создание приложений и допсоглашений
Все документы в СЭД связаны между собой. При создании дополнительного соглашения или приложения в системе необходимо указать ссылку на основной договор. Файлы автоматически выстраиваются в иерархическом порядке.
Напоминание о пролонгациях
Срок действия договора ‒ важный момент. Чтобы не забыть о пролонгации того или иного договора, можно включить оповещение о необходимости продления. Система сама будет заранее высылать напоминание.
Согласование договора
Система электронного документооборота позволяет ускорить процесс согласования.
Процесс можно разделить по типам документов для разных классов договоров:
● доходные;
● расходные;
● внутренние и прочие.
Это распределение позволит СЭД автоматически настроить маршруты согласования с помощью встроенного редактора маршрутов. В нем прописываются последовательность этапов и состав согласующих.
Маршрут строится на основании:
● типа договора;
● суммы;
● подразделения автора документа;
● типа контрагента.
Система в зависимости от вводных данных сама выберет участников согласования, а также порядок, в котором они будут проверять документ.
Если согласовывать бумажный документ вручную, то процедура его изучения происходит последовательно, на что зачастую тратится много времени. Срок рассмотрения документа равен сроку рассмотрения каждого участника цепи согласования.
При работе с СЭД эта же процедура может происходить параллельно, что существенно сокращает время. Каждый согласующий участник может вносить изменения через встроенный редактор. Автору документа потребуется единоразово внести все правки, создав новую версию.
Дополнительные возможности
Если к процессу согласования требуется подключить еще одного специалиста, то в СЭД есть такая опция.
Если согласующее лицо отсутствует на рабочем месте, например, в командировке, отпуске или на больничном, тогда в СЭД можно подключить заместителей.
Также упростить обсуждение замечаний может внутренний мессенджер, встроенный в СЭД. Чат создается автоматически при заведении каждого документа. При возникновении вопроса можно сразу его обсудить прямо в чате ‒ в этом случае правки будут вноситься оперативнее.
Каждый участник может отследить, были ли внесены его правки, настроив функционал сравнения версий.
Согласование документа с контрагентом происходит вне СЭД. Но если от партнера появятся какие-либо замечания, то договор запускается на повторный цикл согласования.
В системе электронного документооборота сохраняется история согласований и лист с визами согласующих.
Подписание договора внутри компании
Когда договор согласован, он отправляется на подпись руководителю. Для подписания руководитель должен быть уверен в его безошибочности. Убедиться в этом помогает лист с визами согласующих.
Этапы подписания в системе электронного документооборота (классический вариант):
секретарь-делопроизводитель (бизнес-ассистент или другое ответственное лицо) получает в СЭД задание на подпись;
распечатывает договор, лист согласующих;
передает на визирование руководителю;
ставит отметку в СЭД о подписании / отклонении.
Если документы подписываются по доверенности, то в системе предусмотрена функция проверки полномочий подписанта. Включается опционально.
При использовании электронного документооборота в компании договор может быть подписан электронной подписью, отправить который можно через Диадок или другого оператора ЭДО.
Подписание договора у контрагента
Если партнер также использует электронный документооборот, то при подписании документа в системе появится соответствующее уведомление.
При работе с бумажными договорами и их отправкой через курьера / почту СЭД также может быть полезен:
- в программе назначается ответственный за отправку, отслеживание перемещений и получение бумажных экземпляров;
- при получении договора ответственное лицо делает скан и загружает его в систему, дополнительно можно указывать его фактическое место хранения.
Упростить идентификацию бумаг (при большом объеме документооборота) можно с помощью присвоения им штрих-кодов.
Управление договорами компании становится прозрачным.
Дополнительные возможности СЭД
Существует возможность интеграции с другими сервисами и программами, например, 1С, где СЭД может создать договор, заполнив все необходимые поля, сохранив ссылку на карточку договора в СЭД. Это позволяет просматривать документы, не выходя из 1С (или другой системы учета).
СЭД позволяет согласовывать счета по соответствующим договорам, автоматически загружать информацию по их оплате, а также акты и прочую бухгалтерскую документацию.
Программа для учета договоров позволяет:
● автоматизировать процесс согласования;
● отслеживать этапы движения документов;
● собирать статистику по точкам движения документации, тем самым оптимизируя процессы;
● видеть нарушителей сроков и принимать соответствующие меры;
● минимизировать или полностью исключить ошибки в документации;
● интегрироваться с другими системами учета.
Электронный документооборот обеспечивает продуктивное сотрудничество с бизнес-партнерами и упрощает ведение договорной работы в целом.