Как СЭД упрощает работу с договорами

Нужна ли вам автоматизация?

Ответьте себе на несколько простых вопросов:

1. Разговаривая по телефону с ключевым клиентом, насколько быстро вы сможете отыскать нужный счет или договор?
2. Знаете ли вы наверняка, где именно сейчас находится документ, отправленный вами на согласование?
3. Знаете, какие из ваших поручений исполнены, а какие нет?
4. Устраивает ли скорость согласования документов?
5. Устраивает ли количество документов на вашем столе?

Задуматься об автоматизации документооборота стоит, если на 3 и более вопросов ответили «нет». Система электронного документооборота (СЭД) делает работу с договорами прозрачной и понятной, а также упрощает процессы согласования. Как именно? Расскажем дальше.

Подготовка договора

Создание документа в СЭД начинается с заполнения карточки:

● в соответствующие поля вносятся реквизиты компании;
● выбирается шаблон договора (система сама предлагает несколько вариантов);
● номер договора ставится автоматически;
● дата по умолчанию присваивается текущая, но ее можно поменять вручную на необходимую.

Часть полей заполняются вручную, часть ‒ путем выбора соответствующих значений из справочников. Например, из них выбираются название контрагента / вид документа.

Некоторые шаблоны типовых договоров настроены таким образом, что можно редактировать только определенную часть документа. Это минимизирует возможность ошибки, а также сокращает время согласования ‒ согласующие проверяют только конкретный участок файла. Сам документ может быть заполнен на основе шаблона ‒ выбирается тип договора, необходимые условия и параметры, после чего СЭД. формирует текстовую часть по правилам, заложенным в системе.

Особую важность имеет справочник контрагентов компании. В большинстве случаев контрагентов добавляют именно в СЭД, где можно отслеживать и проверять их надежность. В справочнике хранятся следующие данные:

• реквизиты
• уставные документы
• менеджер, ответственный за контакты с конкретным клиентом.
• контактная информация и т.п.

Все документы в СЭД связаны между собой. При создании дополнительного соглашения или приложения в системе необходимо указать ссылку на основной договор.

Важный момент – срок действия договора. Чтобы не забыть о пролонгации того или иного договора, можно включить оповещение о необходимости продления. Система сама будет заранее высылать напоминание.

Внесение правок в договор

Чтобы внести изменения в документ, необходимо нажать на кнопку встроенного редактора. Корректировки вносятся прямо в системе. СЭД сохраняет все изменения и автоматом создает новую версию. Редактирование документа происходит непосредственно в системе, скачивать на компьютер, пересохранять файл и загружать обратно не нужно. Это сильно упрощает работу.

Согласование договора

Система электронного документооборота позволяет ускорить процесс согласования. Процесс можно разделить по типам документов для разных классов договоров:

• доходные
• расходные
• внутренние и т.п.

Это распределение позволит СЭД автоматически настроить маршруты согласования с помощью встроенного редактора маршрутов. В нем прописываются последовательность этапов и состав согласующих.

Система в зависимости от вводных данных сама выберет участников согласования, а также порядок, в котором они будут проверять документ. Если согласовывать бумажный документ вручную, то процедура его изучения происходит последовательно, на что зачастую тратится много времени. Срок рассмотрения документа равен сроку рассмотрения каждого участника цепи согласования.

При работе с СЭД эта же процедура может происходить параллельно, что существенно сокращает время. Каждый согласующий участник может вносить изменения через встроенный редактор. Автору документа потребуется единоразово внести все правки, создав новую версию.

В системе электронного документооборота сохраняется история согласований и лист с визами согласующих. Согласование документа с контрагентом происходит вне СЭД. Но если от партнера появятся какие-либо замечания, то договор запускается на повторный цикл согласования.

Дополнительные возможности

• Если к процессу согласования требуется подключить еще одного специалиста, то в СЭД есть такая опция.
• Если согласующее лицо отсутствует на рабочем месте, например, в командировке, отпуске или на больничном, тогда в СЭД можно подключить заместителей.
• Также упростить обсуждение замечаний может внутренний мессенджер, встроенный в СЭД. Чат создается автоматически при заведении каждого документа. При возникновении вопроса можно сразу его обсудить прямо в чате ‒ в этом случае правки будут вноситься оперативнее.
• Каждый участник может отследить, были ли внесены его правки, настроив функционал сравнения версий.

Подписание договора

После того как договор согласован с обеих сторон – его нужно подписать.

Внутри компании

Когда договор согласован, он отправляется на подпись руководителю. Для подписания руководитель должен быть уверен в его безошибочности. Убедиться в этом помогает лист с визами согласующих.

Этапы подписания в системе электронного документооборота (классический вариант):

1. секретарь-делопроизводитель (бизнес-ассистент или другое ответственное лицо) получает в СЭД задание на подпись;
2. распечатывает договор, лист согласующих;
3. передает на визирование руководителю;
4. ставит отметку в СЭД о подписании / отклонении.

Если документы подписываются по доверенности, то в системе предусмотрена функция проверки полномочий подписанта. Включается опционально. При использовании электронного документооборота в компании договор может быть подписан электронной подписью, отправить который можно через Диадок или другого оператора ЭДО.

У контрагента

Если партнер также использует электронный документооборот, то система предложит подписать его электронной подписью и отправить контрагенту. При работе с бумажными договорами и их отправкой через курьера / почту СЭД также может быть полезен:

• назначается ответственный за отправку, отслеживание перемещений и получение бумажных экземпляров;
• при получении договора ответственное лицо делает скан и загружает его в систему, дополнительно можно указывать его фактическое место хранения.

Упростить идентификацию бумаг (при большом объеме документооборота) можно с помощью присвоения им штрих-кодов.

Заключение

Существует возможность интеграции с другими сервисами и программами, например, 1С, где СЭД может создать договор, заполнив все необходимые поля, сохранив ссылку на карточку договора в СЭД. Это позволяет просматривать документы, не выходя из 1С (или другой системы учета).

СЭД позволяет согласовывать счета по соответствующим договорам, автоматически загружать информацию по их оплате, а также акты и прочую бухгалтерскую документацию.

Программа для учета договоров позволят:

• автоматизировать процесс согласования;
• отслеживать этапы движения документов;
• собирать статистику по точкам движения документации, тем самым оптимизируя процессы;
• видеть нарушителей сроков и принимать соответствующие меры;
• минимизировать или полностью исключить ошибки в документации;
• интегрироваться с другими системами учета.

Электронный документооборот обеспечивает продуктивное сотрудничество с бизнес-партнерами и упрощает ведение договорной работы в целом