1. Главная
  2. Блог
  3. Всё про ЭЦП – полное руководство от видов до стоимости

Всё про ЭЦП – полное руководство от видов до стоимости

В современном мире цифровизации и информационных технологий электронные цифровые подписи (ЭЦП) становятся неотъемлемой частью повседневной деловой практики. Возможность безопасного и эффективного подписания документов в онлайн-режиме приобретает все большее значение для компаний и их сотрудников.

В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты связанные с использованием ЭЦП среди персонала организации: от типов подписей и процесса их получения до стоимости и популярных вопросов, возникающих в этой области. Разберемся, какие виды ЭЦП существуют, где и как их можно получить, сколько это стоит, а также ответим на часто задаваемые вопросы по этой теме.

Что такое ЭЦП сотрудника

Электронная подпись (ЭП) сотрудника представляет собой реквизит, создаваемый им для подписания документов или информации. Этот реквизит формируется с использованием специальных программ шифрования и закрытой части ключа, полученной в удостоверяющем центре (УЦ). Сам файл электронной подписи прикрепляется к подписываемому документу и обеспечивает защиту от внесения в него изменений. Более того, он содержит информацию о лице, подписавшем документ.

Сертификат ключа проверки электронной подписи создается в удостоверяющем центре и включает в себя информацию, относящуюся к открытой части ключа. В зависимости от аккредитации УЦ и целей использования ключей, они могут быть использованы для создания как квалифицированных, так и неквалифицированных электронных подписей (КЭП и НЭП) и выдачи соответствующих сертификатов.

Как ЭП выбирают работодатели

Выбор типа электронной подписи (ЭП) для работодателя зависит от различных факторов и требований. Вот как работодатели обычно выбирают тип ЭП:

Простая электронная подпись (ПЭП). Работодатели, которые желают сократить расходы и не загружать сотрудников сложными процедурами, могут выбрать ПЭП. Этот вид подписи часто используется для подписания небольшого объема документов, которые могут быть удобнее подписать на бумаге.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Работодатели, которые придают большее значение защите документов и хотят минимизировать риски изменения подписанных документов, обычно выбирают НЭП или КЭП. Эти виды подписи обеспечивают защиту от изменений и подделок, что делает их предпочтительными для подписания документов, имеющих юридическую значимость.

НЭП Госключ. Для работодателей, которые ценят высокий уровень безопасности, при этом готовы к более сложному процессу подписания, подходит НЭП “Госключ”. Этот вид подписи обладает таким же уровнем защиты, как и НЭП и КЭП, однако его использование может быть ограничено техническими характеристиками телефона сотрудника.

Таким образом, работодатели выбирают тип ЭП исходя из своих потребностей в безопасности, уровня риска и удобства использования для своих сотрудников.

В чем разница между ЭП

Понимание различий между видами электронной подписи (ЭП) является ключевым аспектом в обеспечении безопасности и эффективности цифрового обмена документами. Различные типы ЭП, такие как простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП), имеют свои особенности и области применения, которые важно понять при выборе подходящего инструмента для конкретной задачи. В данном разделе мы рассмотрим основные различия между этими типами ЭП и их применение в различных ситуациях.

Для каких документов подходят ЭП

На платформе “Работа России” все категории документов могут быть подписаны с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), неквалифицированной электронной подписи Госключ (НЭП Госключ) и простой электронной подписи Госуслуг (ПЭП Госуслуг).

Подходящий способ подписи различных документов в организации зависит от их типа и важности. Квалифицированная электронная подпись (КЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и НЭП Госключ чаще всего используются для подписания приказов на отпуск, командирование, расчетных листков и табелей учета рабочего времени. Также они применимы к должностным инструкциям, ПВТР, локальным актам и другим документам.

Однако, если речь идет о более важных документах, таких как трудовой договор, заявление об увольнении или приказ о дисциплинарном взыскании, то для их подписания требуются более надежные и защищенные способы, такие как КЭП, НЭП или НЭП Госключ. Простая электронная подпись (ПЭП) в таких случаях не подходит и не обеспечивает необходимого уровня защиты и юридической силы.

Защищенность ЭП

Важно понимать, что простая электронная подпись (ПЭП) и ПЭП Госуслуги предоставляют лишь базовый уровень аутентификации и подтверждения, но не обеспечивают надежной защиты от изменений в подписанных документах.

При использовании ПЭП или ПЭП Госуслуги сотрудник может подписать документ, но не будет иметь уверенности в том, что текст останется неизменным после его подписания. Это означает, что в случае спора или несогласия сотрудник может оспорить подписанный документ, утверждая, что его содержание было изменено после подписания.

Для обеспечения более высокого уровня защиты от подобных ситуаций часто используются квалифицированные электронные подписи (КЭП) или неквалифицированные электронные подписи (НЭП), выданные с помощью удостоверяющих центров. Эти виды подписей не только подтверждают авторство документа, но и защищают его от изменений, обеспечивая большую юридическую силу и доверие к документации, подписанной таким образом.

Выпуск ЭП

Выпуск электронной подписи играет важную роль при найме сотрудников из разных регионов и в условиях высокой текучести кадров. От того, как быстро и удобно можно оформить подпись, зависит эффективность процесса приема на работу.

Для получения квалифицированной электронной подписи (КЭП) сотрудника требуется посещение удостоверяющего центра. Возможно также дистанционное получение КЭП по биометрии, но это процесс несколько затянутый: сначала необходимо пройти процедуру сдачи биометрических данных в банке, затем ожидать регистрации в Единой биометрической системе, и только после этого можно будет оформить КЭП по видеосвязи в удостоверяющем центре.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) выдается удаленно через учетную запись на портале “Госуслуги”. Если сотрудник не имеет учетной записи на “Госуслугах”, идентификацию может провести кадровик, после чего подпись будет выдана. Процесс оформления НЭП занимает всего около 10 минут. 

EnDocs позволяет достаточно легко выпустить ЭЦП для сотрудников. Сотруднику достаточно заполнить заявку и после утверждения администратором ЭЦП будет выпущена в течение часа.

НЭП Госключ может быть оформлена самостоятельно сотрудником при наличии подтвержденной учетной записи на “Госуслугах”, смартфона и мобильного приложения “Госключ”. Однако следует отметить, что на один смартфон можно получить только одну электронную подпись, а сотрудникам с кнопочными телефонами получить подпись не удастся.

Простая электронная подпись (ПЭП) Госуслуги может быть оформлена удаленно с помощью банковского приложения или лично в МФЦ. Работодатель может также выдавать ПЭП в соответствии с внутренними правилами компании, как удаленно, так и лично в офисе.

Удобство использования

Удобство использования электронной подписи (ЭП) играет ключевую роль в эффективности ее применения. Как и в случае с онлайн-покупками, где сложность оплаты может отпугнуть покупателя, работники могут столкнуться с неудобством использования специализированных программ или приложений при подписании кадровых документов.

Чем проще и доступнее использовать ЭП, тем больше вероятность того, что работник подпишет необходимые документы своевременно. Для использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) требуется установка специализированного программного обеспечения на компьютер или мобильное устройство сотрудника.

Неквалифицированная и простая электронные подписи (НЭП и ПЭП) оказываются более простыми в использовании. Для НЭП устройства не требуют дополнительных настроек, особенно если ключи хранятся в облачном хранилище. Сотрудник может подписать документ на любом удобном для него устройстве — компьютере, телефоне или планшете.

В EnDocs использоваие ЭЦП доступно как с настольного компьютера, так и в мобильном приложении системы.. Это особенно удобно в случае подписания кадровых документов сотрудниками.

Для подписания документов с использованием НЭП Госключ сотруднику необходимо переключиться из приложения для корпоративного электронного документооборота в приложение “Госключ” на своем телефоне и затем подписать документ.

Подписание документов с помощью ПЭП Госуслуги доступно только на сайте “Работа России”, что упрощает процесс использования для работников.

Стоимость ЭП

Стоимость электронной подписи (ЭП) для работника должна рассматриваться с учетом не только цены за саму ЭП, но и стоимости личного кабинета сотрудника (ЛК), где будут храниться и обрабатываться кадровые документы.

Тип ЭПКЭПНЭПНЭП ГосключПЭП ГосуслугиПЭП
Цена ЭПОт 2 800 ₽От 480 ₽*0Бесплатно, но применяется только на сайте «Работа России»0
Цена за ЛКОт 480 ₽От 480 ₽От 480 ₽

В СЭД EnDocs есть модуль КЭДО, позволяющий перевести кадровые процессы в электронный вид. Стоимость личного кабинета сотрудника составляет 500 рублей в год, стоимость УНЭП – 350 рублей в год.

Виды ЭП – рассмотрим детально

Давайте глубже погрузимся в мир электронных подписей (ЭП) и исследуем разнообразие их видов. В этом разделе мы рассмотрим различные типы ЭП — от простых до квалифицированных — и расскажем о том, как каждый из них функционирует, его особенностях и областях применения. Разберемся в важных аспектах каждого вида подписи и выясним, какой из них подходит для различных ситуаций и задач.

Простая электронная подпись ПЭП

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой удобный и распространенный метод идентификации и подтверждения действий сотрудника в информационных системах работодателя. ПЭП обычно создается единожды при приеме на работу и используется для доступа к личному кабинету сотрудника, аналогично логину и паролю.

Хотя ПЭП подтверждает факт создания и подписания документа работником, он не обеспечивает защиту от его изменения. В случае спора в суде сотрудник может оспорить подлинность подписи или того, что он прочитал именно эту редакцию документа.

Применение ПЭП наиболее безопасно для документов, которые не требуют обязательной передачи подписанных бумажных копий или не регулируются трудовым законодательством. Например, с помощью ПЭП сотрудник может заполнить табель учета рабочего времени, получить расчетный лист, узнать количество дней отпуска или подать заявление на налоговый вычет.

В информационной системе работодателя ПЭП обычно не используется для подписания трудовых договоров и других ключевых документов. Это обусловлено необходимостью более надежной и строгой процедуры подтверждения, часто требующей бумажное оформление.

Недавно сеть продуктовых магазинов внедрила использование простых электронных подписей для подписания приказов об отпусках, графиков работы, заявлений на отпуск, выдачи справок по НДФЛ и копий трудовых книжек своих сотрудников. Однако другие виды документов этот работодатель пока оставляет на бумаге, возможно, из-за их повышенной важности или регулируемости.

Простая ЭП с портала госуслуг ПЭП госуслуги

Простая электронная подпись с портала госуслуг (ПЭП Госуслуги) представляет собой специальный вид электронной подписи, который сотрудник получает самостоятельно при регистрации на портале госуслуг и подтверждении учетной записи в МФЦ или с помощью банковского приложения.

ПЭП Госуслуги, подобно обычному логину и паролю, предоставляет доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги», где сотрудник может получить доступ к различным государственным и муниципальным услугам, заполнять и отправлять различные формы и документы.

Однако, чтобы сотрудник мог использовать ПЭП Госуслуги для кадровых документов, работодатель должен вести кадрово-электронный документооборот (КЭДО) на портале «Работа России». Это предполагает использование электронных документов вместо бумажных при взаимодействии с органами государственной власти, включая трудовые документы, отчетность и другие.

ПЭП Госуслуги упрощает взаимодействие с государственными органами и сокращает бумажную работу, что в целом способствует повышению эффективности и удобства для как работодателя, так и работника. Однако важно помнить о безопасности и защите данных при использовании электронных сервисов и подписей.

Неквалифицированная электроннаю подпись НЭП

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) предоставляется удостоверяющим центром. В Saby (СБИС) можно организовать выдачу НЭП в момент приема сотрудника, что упрощает процесс ее получения.

НЭП может быть записана на флеш-накопитель и выдана сотрудникам для использования. Альтернативно, ее можно разместить на сервере или в облаке, предоставив сотрудникам логины и пароли для доступа к личному кабинету с компьютера или телефона. Подобные подписи выдаются банками юридическим лицам для работы в клиент-банке. 

Одним из ключевых преимуществ НЭП является возможность не только подтверждения создания и подписания документа работником, но и гарантия его неизменности. НЭП позволяет доказать, что текст должностной инструкции или любого другого документа, подписанного сотрудником, не подвергался изменениям со стороны работодателя.

В качестве примера, завод по производству оборудования выбрал использование неквалифицированных электронных подписей. Сотрудники завода подписывают электронные трудовые договоры, приказы об отпусках, переводах, а также ознакамливаются с электронными инструкциями и локальными актами.

Переход на кадрово-электронный документооборот (КЭДО) и разбор конкретных кадровых документов подробно описаны в статье, что поможет организациям более эффективно управлять своими кадровыми процессами и использовать преимущества электронного документооборота.

Неквалифицированная электронная подпись выпущенная с помощью “Госуслуг” НЭП “Госключ”

Неквалифицированная электронная подпись, выпущенная с помощью «Госуслуг» (НЭП Госключ), предоставляется сотруднику лично. Он устанавливает на свой телефон приложение «Госключ» и регистрируется в нем, используя логин и пароль с сайта госуслуг. При этом учетная запись работника на сайте госуслуг должна быть подтверждена в МФЦ или через банковское приложение, подробнее об этом можно узнать на платформе Saby (СБИС).

Используя НЭП Госключ, документы можно подписывать только с помощью телефона, что обеспечивает удобство и мобильность при работе с документами.

Сведения о НЭП Госключ подробно рассмотрены в статье, где описываются ее преимущества и способы использования.

Важно отметить, что термин “НЭП Госключ” является условным. Согласно статье 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации, она определяется как “усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства”.

Квалифицированная электронная подпись КЭП

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) выдается удостоверяющим центром (УЦ), который имеет аккредитацию Минэкономразвития. Электронная подпись может быть сохранена на защищенном носителе, таком как токен, или на компьютере или личном телефоне работника.

КЭП используется для обмена электронными универсальными передаточными документами (УПД), счетами-фактурами и для сдачи отчетности в государственные органы, что обеспечивает законность и безопасность всех электронных процессов в организации.

Согласно требованиям Федеральной службы безопасности (ФСБ), действие КЭП ограничено сроком в один год, после чего сотрудники должны обновить свою подпись в УЦ.

Квалифицированная электронная подпись не только подтверждает факт создания и подписания документа, но и гарантирует его неизменность. Это делает КЭП идеальным решением для подписания важных документов, таких как трудовые договоры, приказы о приеме на работу, заявления на увольнение и другие документы, имеющие юридическое значение.

В качестве примера, консалтинговая фирма выбрала использование квалифицированных электронных подписей для заключения договоров гражданско-правового характера. Будущие сотрудники получают квалифицированные подписи в филиалах удостоверяющего центра «Тензор» по всей стране, что обеспечивает удобство и доступность процесса. После этого они могут использовать свои подписи для заключения договоров подряда, отчетности о выполненной работе, актов оказанных услуг и других документов, необходимых для деятельности фирмы.

Где используют простую электронную подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) эффективно применяется для подтверждения различных операций, осуществляемых с использованием паролей и кодов доступа. Она служит своеобразным согласием на совершаемое действие, но не обеспечивает полной гарантии авторства. ПЭП может использоваться для заверения договоров с контрагентами, при условии заключения соглашения об использовании электронной подписи, которое должны подписать обе стороны. Кроме того, ПЭП может быть использована для защиты текстов от плагиата и подтверждения их авторства.

Однако следует отметить, что простая электронная подпись не обладает юридической силой и, следовательно, не подходит для заверения документов перед государственными органами или для совершения операций с недвижимостью. Для этих целей требуется использование более надежных и законодательно утвержденных форм электронных подписей, таких как квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП обеспечивает высокую степень защиты и имеет юридическую силу, что позволяет ей быть признанной и принятой государственными органами и другими учреждениями.

Где используют неквалифицированную электронную подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) находит широкое применение в деятельности компаний, обеспечивая эффективный документооборот как внутри организации, так и с внешними партнерами при заключении соответствующих соглашений.

Граждане также оформляют неквалифицированную электронную подпись для различных целей, включая заверение налоговых документов, совершение сделок и выполнение действий на платформах «Госуслуг» и интегрированных с ними сервисах, таких как «Госключ».

Для использования НЭП обычно требуется подписание отдельного соглашения на бумажном носителе, регулирующем правила использования НЭП между сторонами. Например в КЭДО для этого требуется обязательное согласие сотрудника на кадровый документооборот с работодателем.

Однако стоит отметить, что неквалифицированная электронная подпись не является универсальной и может использоваться только на конкретной площадке или в определенной системе. Это ограничение связано с тем, что каждая платформа или сервис может иметь свои требования и стандарты в отношении использования электронных подписей, и поэтому НЭП не всегда может быть применима для всех видов операций или услуг.

Где используют квалифицированную электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) имеет высокий статус, поскольку ее приравнивают к собственноручной подписи и она обладает полной юридической силой практически во всех сферах.

Граждане используют КЭП для различных юридически значимых действий, таких как подписание договоров, регистрация индивидуальных предпринимателей и обществ с ограниченной ответственностью. Квалифицированная электронная подпись позволяет гражданам совершать необходимые операции на портале «Госуслуги», такие как сдача налоговых деклараций в Федеральную налоговую службу и подача заявок на налоговые вычеты.

В системах электронного документооборота КЭП часто используют для подписания договорных документов, первичных документов – актов и накладных, а также кадровых документов со стороны работодателя. Комплексное использование ЭЦП предполагает создание, согласование и утверждение документа. Такое решение позволяет полностью перевести документооборот в электронный формат.

Компании и индивидуальные предприниматели также могут использовать квалифицированную электронную подпись для различных целей. Они могут регистрировать онлайн-кассы, взаимодействовать с государственными системами, такими как “Честный ЗНАК” и “ЕГАИС”, участвовать в торгах и сдавать налоговую отчетность.

Таким образом, КЭП обеспечивает высокий уровень доверия и безопасности при электронном взаимодействии, обеспечивая законность и юридическую значимость всех подписанных документов и операций.

Где получить электронную подпись и какова ее стоимость

Давайте изучим, как можно получить электронную подпись и сколько это стоит. В этом разделе мы рассмотрим различные способы получения ЭП, начиная от процедуры регистрации в удостоверяющих центрах до использования мобильных приложений и онлайн-сервисов.

Мы также проанализируем факторы, влияющие на стоимость подписи, и сравним цены и условия в различных удостоверяющих центрах и онлайн-платформах. Погрузимся в детали процесса получения ЭП и выясним, как выбрать оптимальный вариант для ваших потребностей.

Как получить НЭП

НЭПы выдаются различными сервисам для взаимодействия пользователей с ними. Обычно это облачные электронные подписи, пригодные только для использования только в том сервисе, который их выдал.

Например, физические лица имеют возможность самостоятельно получить неквалифицированную электронную подпись (НЭП) на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС) в разделе “Личный кабинет налогоплательщика” после прохождения авторизации на портале “Госуслуги”.

Также граждане могут оформить НЭП через приложение “Госключ”. Для этого необходима подтвержденная учетная запись на портале “Госуслуги” с внесенным номером телефона. Ключ электронной подписи хранится в специальном приложении на устройстве.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут получить неквалифицированную электронную подпись в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Для этого требуется предоставить необходимый пакет документов и приобрести носитель для записи ключа.

Электронные подписи, полученные через сайт ФНС и приложение “Госключ”, предоставляются бесплатно для граждан.

Стоимость неквалифицированной электронной подписи для компаний и индивидуальных предпринимателей зависит от тарифов удостоверяющего центра и характера задач, для которых используется подпись. Цены могут варьироваться, начиная от 400-500 рублей за самый простой вариант. Токен для хранения электронной подписи приобретается отдельно.

Как получить КЭП

Квалифицированную электронную подпись (КЭП) гражданин может получить двумя способами:

Через приложение “Госключ”. Для этого необходима подтвержденная учетная запись на портале “Госуслуги”, заграничный паспорт с чипом и смартфон с NFC-модулем. Подпись оформляется и хранится в приложении.

В аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Для оформления необходим паспорт, СНИЛС, ИНН и защищенный носитель.

С 1 января 2022 года индивидуальные предприниматели и руководители компаний должны получать КЭП только в ФНС и у ее доверенных лиц. В коммерческих удостоверяющих центрах подпись могут оформить сотрудники организаций и физические лица.

С сентября 2023 года сотрудники организаций должны использовать электронную подпись физических лиц и машиночитаемую доверенность (МЧД), а КЭП руководителей и индивидуальных предпринимателей, выданные коммерческими удостоверяющими центрами, утратили силу.

Для получения квалифицированной электронной подписи компании и индивидуальным предпринимателям необходимо предоставить пакет документов.

Если гражданин оформляет КЭП в приложении “Госключ”, подпись для него бесплатна. При обращении в аккредитованный УЦ цена будет зависеть от тарифов удостоверяющего центра (ориентировочно 1 000 – 2 000 рублей). Отдельно нужно приобрести токен.

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей стоимость получения КЭП зависит от задач, под которые приобретается подпись. У различных ведомств свои требования к расширениям КЭП. Цена может варьироваться в пределах 700 – 20 000 рублей.

ФНС выдает квалифицированные электронные подписи бесплатно только руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям. Токен приобретается отдельно, для КЭП подойдет носитель, сертифицированный в ФСБ.

Каким сотрудникам организации потребуется личная ЭП

Давайте разберем, какие сотрудники организации нуждаются в личной электронной подписи. В этом разделе мы рассмотрим роли и обязанности различных категорий сотрудников и определим, для каких задач им потребуется электронная подпись.

Мы обсудим специфические сценарии использования для кадровиков, бухгалтеров, юристов, специалистов по тендерам и других сотрудников организации. Рассмотрим, как электронная подпись помогает в решении различных задач и повышает эффективность работы сотрудников.

Кадровик

Кадровику организации потребуется личная электронная подпись (ЭП) для подписания широкого спектра документов и осуществления операций в рамках своей деятельности. Вот некоторые из них:

Электронные трудовые книжки. Кадровик должен подписывать и передавать в СФР электронные записи о приеме на работу, увольнении, переводах, начислении заработной платы и других изменениях в трудовой деятельности сотрудников.

Электронные больничные. Сами больничные листы не подписываются, но для взаимодействия с СФР требуется КЭП.

Иные документы электронного документооборота. Кроме вышеперечисленных документов, кадровику могут потребоваться ЭП для подписания различных других документов, таких как приказы о переводах, о начислении премий, о предоставлении отпусков и т. д.

Отчетность перед государственными органами. Кадровик также использует ЭП (на основании МЧД) для подачи отчетности через интернет в органы социального страхования (Пенсионный фонд, Фонд социального страхования) и статистическую отчетность в Росстат.

Таким образом, личная электронная подпись становится неотъемлемым инструментом для кадровика в сфере управления персоналом и обеспечения эффективного документооборота в организации.

Бухгалтер

Для бухгалтеров в организации личная электронная подпись (ЭП) становится необходимым инструментом для выполнения множества задач, связанных с финансовым и налоговым учетом. Вот некоторые из них:

Сдача отчетности в налоговую службу. Бухгалтер должен подписывать электронные налоговые декларации, различные отчеты и другие документы, которые передаются в налоговые органы.

Взаимодействие с контролирующими органами. ЭП используется для подписания отчетности и запросов, направляемых в Социальный фонд России (СФР), Росстат (Федеральная служба государственной статистики), Росприроднадзор (Федеральная служба по надзору в сфере природопользования) и другие контролирующие органы.

Подписание бухгалтерской первичной документации. ЭП используется для подписания важных бухгалтерских документов, таких как счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т. д. Это позволяет удостоверить подлинность и подтвердить юридическую значимость таких документов.

Электронный документооборот (ЭДО). Бухгалтер также использует личную ЭП с МЧД для обмена электронными документами с контрагентами через системы электронного документооборота. Это включает в себя отправку и получение счетов, договоров, актов выполненных работ и других документов, необходимых для ведения бухгалтерии.

Таким образом, личная электронная подпись становится неотъемлемым инструментом для бухгалтеров, обеспечивая безопасность, надежность и эффективность ведения бухгалтерского учета и финансового отчета в организации.

Специалист по тендерам

Специалисты по тендерам в организации играют ключевую роль в процессе участия в государственных и коммерческих закупках. Для эффективной работы им необходима личная электронная подпись (ЭП), и вот почему:

Участие в электронных торгах. Сотрудникам, ответственным за тендерную деятельность, требуется ЭП для участия в электронных торгах на специализированных площадках. Это включает в себя подписание заявок на участие в тендерах, предложений и договоров, а также других документов, необходимых для процесса закупки.

Подписание электронной документации по тендерам. С 2023 года вся электронная документация по тендерам, включая заявки, протоколы, соглашения и другие документы, должна быть подписана личной электронной цифровой подписью. Это требование гарантирует подлинность и неподдельность документов, а также защищает их от возможных изменений после подписания.

Обеспечение безопасности и юридической значимости документов. Личная ЭП специалиста по тендерам обеспечивает безопасность и юридическую значимость электронных документов, что необходимо при взаимодействии с государственными органами, коммерческими партнерами и другими участниками процесса закупки.

Таким образом, для специалистов по тендерам личная электронная подпись становится необходимым инструментом для обеспечения эффективности, безопасности и законности процесса участия в тендерных процедурах.

Популярные вопросы по теме

Давайте ответим на некоторые из наиболее распространенных вопросов, связанных с данной темой. В этом разделе мы рассмотрим наиболее актуальные и часто встречающиеся вопросы, которые могут возникнуть у пользователей. Мы постараемся предоставить ясные и полные ответы, чтобы помочь вам лучше понять тему и разрешить возможные недопонимания.

Какую ЭП разрешено применять работникам для КЭДО

Работникам разрешено применять усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), НЭП и ПЭП (у ПЭП есть ряд ограничений) для кадрового электронного документооборота (КЭДО). УКЭП является самым защищенным видом электронной подписи и приравнена к собственноручной подписи. Она позволяет подписывать различные кадровые документы, такие как трудовой договор, приказы, соглашения и другие.

Какую ЭП разрешено использовать работодателю для КЭДО

Для кадрового электронного документооборота (КЭДО) работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). При использовании УНЭП есть ряд ограничений, поэтому выбор зависит от информационной системы, выбранной для ведения КЭДО, и видов подписываемых документов.

Сколько стоит оформить электронную подпись на сотрудника

Оформление НЭП на сотрудника обойдется примерно в 300 рублей, КЭП – от 1500 руб. Но надо добавить стоимость носителя (токена), он покупается отдельно.

Как получить подпись сотруднику организации или физическому лицу в том числе самозанятому

Простую электронную подпись (ПЭП) можно получить удаленно в той системе, для которой она будет предназначаться.

Чтобы получить УКЭП или УНЭП, сотруднику организации или физическому лицу, включая самозанятых, необходимо выполнить следующие шаги:

Обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр или МФЦ с паспортом и СНИЛС.

Заполнить заявление на получение подписи и оплатить услугу.

Получить сертификат электронной подписи и инструкцию по использованию.

Для самозанятых процесс получения подписи аналогичен.

Порядок получения подписи руководителем юридического лица или ИП

Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) руководителю юридического лица или индивидуальному предпринимателю (ИП) необходимо выполнить следующие действия:

Обратиться лично в Федеральную налоговую службу (ФНС) или в один из доверенных удостоверяющих центров (УЦ).

Предоставить основной документ, удостоверяющий личность (паспорт), страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Использовать сертифицированный носитель (USB-токен) для записи ключей электронной подписи, приобретенный заранее в удостоверяющем центре.

Получить сертификат электронной подписи, содержащий информацию о руководителе, юридическом лице или ИП.

Важно отметить, что получение подписи руководителем юридического лица и ИП отличается от получения подписи физическим лицом, так как в последнем случае требуется отдельная электронная подпись.

Заключение

В области электронных цифровых подписей (ЭЦП) существует ряд важных аспектов, которые важно учитывать при рассмотрении этой темы. Во-первых, мы рассмотрели различные виды электронных подписей, от простых до квалифицированных, и их применение в рабочей среде. Во-вторых, мы ознакомились с процессом получения электронной подписи и стоимостью этого процесса для сотрудников. Наконец, мы рассмотрели различные вопросы, с которыми часто сталкиваются пользователи, и предоставили на них ответы.

Основываясь на проведенном анализе, можно заключить, что наличие электронной подписи для сотрудников организации играет важную роль в обеспечении безопасности и эффективности рабочего процесса. Понимание процесса получения и использования ЭЦП помогает сотрудникам оперативно выполнять свои обязанности и соблюдать необходимые нормы и правила в рамках организации.

Таким образом, обладание соответствующими знаниями и пониманием принципов функционирования электронных подписей становится ключевым элементом в современной рабочей среде. Это обеспечивает эффективное управление документами, сокращает временные затраты на процессы подписания и способствует повышению общей производительности и безопасности в рабочей среде.

      Заказать звонок

      Мы свяжемся с вами в ближайшее время

        Оставить заявку

        Мы свяжемся с вами в ближайшее время