Удаленная идентификация при выпуске УНЭП: как она работает в EnDocs
Как получить УНЭП, не посещая удостоверяющий центр и не контактируя с кадровиком? Легально ли это? И какие законы это регулируют? Рассказываем о дополнительной возможности в EnDocs.
Что такое УНЭП
Неквалифицированная электронная подпись — это доступная и безопасная подпись, которая может храниться в вашем телефоне, быть всегда под рукой, и при этом защищать вас и ваши данные. Она безопаснее, чем простая ЭП, и гораздо доступнее и дешевле, чем КЭП. При этом ее возможностей достаточно, чтобы подписывать большинство необходимых документов между компаниями, предпринимателями и физлицами.
Как получить УНЭП
В большинстве случаев УНЭП в рамках КЭДО пользуются все сотрудники. В EnDocs подписи УНЭП формируются в личном кабинете пользователя. Чтобы получить такую подпись, нужно пройти идентификацию личности в удостоверяющем центре. То есть уполномоченный представитель УЦ должен удостоверить вашу личность и только потом может быть выпущена УНЭП. В КЭДО обычно такие полномочия получают отдельные представители отдела кадров – они получают все необходимые документы, формируют заявления на выпуск электронной подписи и подтверждают корректность данных. Такой подход имеет ряд недостатков:
Высокие трудозатраты, которые тем больше, чем больше сотрудников в компании
Сложность выпуска УНЭП для удаленных сотрудников.
Решением здесь является удаленная идентификация при выпуске УНЭП, которая происходит при помощи ГосУслуг и разрешена законодательством РФ. EnDocs поддерживает такую возможность, позволяя существенно упростить выпуск подписей сотрудникам
Как работает удаленная идентификация.
Сотрудник теперь может самостоятельно идентифицировать свою личность для получения УНЭП. Для этого он должен авторизоваться через Госуслуги и подтвердить данные с помощью учетной записи ЕСИА. Таким образом, ответственность за идентификацию лежит на самом сотруднике.
Почему удаленная идентификация безопасна
У сотрудников могут возникнуть опасения по поводу удаленной идентификации. Однако стоит отметить, что современные технологии позволяют проводить удаленную идентификацию с высокой степенью надежности.
Это легально. В июле 2022 года правительство внесло изменения в закон № 63-ФЗ “Об электронной подписи”, предусматривая удаленную идентификацию для сертификата УНЭП.
Используются только подтвержденные аккаунты Госуслуг. Для получения сертификата УНЭП необходимо подтвердить свою учетную запись. Это позволяет системе убедиться, что это действительно вы. Подтверждение можно выполнить несколькими способами: онлайн через банковское приложение, лично в центре обслуживания, заказным письмом через Почту России или с использованием электронной подписи. Такая проверка исключает возможность создания учетной записи от вашего имени злоумышленниками, которые могли бы злоупотребить этим сертификатом для своих целей.
- Вы сами ответственны за подтверждение данных. Необходимо самостоятельно проверять и подтверждать все данные, чтобы исключить возможные ошибки со стороны кадрового специалиста. Не следует полагаться только на его идентификацию. Вы должны быть уверены, что это действительно ваша информация, а не чья-то другая. Это важно для обеспечения точности и достоверности данных.
Как в EnDocs выпустить УНЭП с удаленной идентификацией: пошаговая инструкция
В EnDocs любой сотрудник может сделать заявку на выпуск электронной подписи заполнив не сложную форму:
Заполнив данные в форме сотрудник кликает по кнопке “Выпустить”, после которой заявка попадает на одобрение уполномоченному администратору. Как только администратор одобрит заявку – EnDocs начинает выпуск электронной подписи. В процессе выпуска удостоверяющий центр проверяет введенные данные если они корректны – сотрудник получает уведомление о необходимости пройти удаленную идентификацию личности. Это нужно сделать в течение 24 часов.
Сотрудник переходит на портал ГосУслуг – информация о подтверждении выпуска УНЭП находится в уведомлениях. Важно, чтобы учетная запись в Госуслугах имела статус подтвержденной, иначе идентифицироваться не получится.
Далее сотрудник подтверждает личность, нажав кнопку «Да, это я».
Когда сертификат УНЭП готов, сотрудник получает уведомление.
Теперь подписью можно пользоваться для заверения документов.
EnDocs - это
- Электронное подписание документов
- Облачная УНЭП для сотрудников
- Удобный и понятный интерфейс
- Электронный архив документов
- Готовая интеграция с 1С и по API
Начните бесплатно!