Создали сервис КЭДО, с которым кадровики освобождают 40% рабочего времени. Рассказываем, как там все устроено
Уже много лет наша команда развивает EnDocs. Это облачный инструмент для бизнеса: компания покупает подписку, после чего может создавать, согласовывать и подписывать любые документы в цифровом виде. Мы сделали свой сервис для малого и среднего бизнеса, чтобы предприниматели могли развивать свои компании, а не тонуть в бесконечных бумагах.
В 2022 году мы добавили в EnDocs кадровый документооборот и автоматизировали внутренние процессы компаний. Например, подписание больничных, отпусков и договоров приема на работу. В итоге все в плюсе: руководители не проверяют каждый документ, кадровики и бухгалтеры не возятся с бумажками, сотрудники подписывают ведомости в КЭДО, не бегая по кабинетам.
Больше чем за десять лет работы мы не раз видели, как собственники компаний и кадровики тонут в куче бумаг и выгорают. Поэтому сейчас сильно радуемся тому, что наш сервис освобождает сотрудникам много рабочего времени и экономит компаниям до трети бюджета. Рассказываем, как это работает.
С КЭДО не нужно тратить время на документы
Мы знаем об ужасах работы кадровика не понаслышке: у нашей команды есть много знакомых, кто работал с документами и постоянно рассказывал страшные истории. Сотрудникам требовалось часами разбираться, кто из коллег не поставил подписи, постоянно напоминать о бумагах и сталкиваться с недовольством работников из-за одной подписи. Документы приходилось носить из кабинета в кабинет — сначала начальнику, потом в отдел кадров. После привлечения в компанию удаленщиков начинался сущий кошмар: приходилось отправлять заказные письма с документами, забирать их из почтового отделения или у курьера.
Такая сложная цепочка согласований отнимала уйму времени. Мы слушали рассказы знакомых и не понимали, почему руководители оплачивают эту бумажную вакханалию и ничего не меняют. В итоге кадровые истории вдохновили нас с партнерами на доработку своего сервиса для кадрового документооборота.
Мы хотели, чтобы EnDocs максимально экономил время сотрудникам и руководителям. Достаточно один раз настроить сервис, чтобы потом им мог управлять единственный кадровик.
Как это работает:
Компания регистрируется в сервисе или устанавливает себе автономную версию на собственных серверах.
- Компания регистрируется в сервисе или устанавливает себе автономную версию на собственных серверах.
- Сотрудникам выпускают электронную подпись. С ее помощью можно подписывать документы, и государственные органы признают их достоверность.
- Когда работнику требуется документ, он запрашивает или создает его сам через приложение EnDocs. Файлы автоматически попадают на подпись ответственным лицам. Сотруднику больше не требуется ничего контролировать и отвлекаться от работы, весь процесс занимает пару минут.
Дальше — больше. Мы стали дорабатывать в сервисе мелочи, которые могли бы ускорить работу с документами. Мы подмечали, на что жалуются разные специалисты, и предлагали идеи разработчикам.
Например, руководитель продукта Сергей Егоров услышал от друга-предпринимателя, что тот долго не внедрял КЭДО из-за регистрации. Ему не хотелось общаться с менеджерами, подписывать договоры, заполнять информацию о компании. Мы поняли, что с простой регистрацией получим дополнительное преимущество, и сократили процесс.

Также к нам обращались предприниматели, в компаниях которых есть сложные цепочки согласований. Например, у одного заказчика по регламенту кадровые документы подписывали аж четыре руководителя. Каждому нужно было поставить задачу, напомнить о ней, потом утвердить документ. На подписание уходило примерно полторы недели.
Для сложных согласований мы создали специальные маршруты. В EnDocs для каждого типа документов можно проставить сроки и ответственных. Система уведомит каждого сотрудника о необходимости поставить подпись и автоматически напомнит о задаче, если согласование затянется.

Также мы упростили работу с удаленщиками. Раньше приходилось ходить на почту или заказывать курьера, чтобы подписать договор. Теперь, когда документы оцифрованы, все справки и документы можно получить онлайн. В итоге сроки подписания бумаг сокращаются с одной недели до двух минут.
Кадровики могут брать на себя больше задач
Мы постоянно слушаем истории предпринимателей и понимаем, что день кадровика в большой компании — это бег по граблям во время пожара. Сотруднику нужно подписать заявление на отпуск — кадровик заполняет приказ, сверяет с графиком, потом обивает пороги начальников, получает подпись, делает справку-расчет. А между этими забегами приходится ходить в курилку и надоедать коллегам, которые вовремя не подписали заявление или важную ведомость. В итоге бедолагу-кадровика еще и ругают, потому что отвлекает и вообще задолбал.
Мы знакомы с такими уставшими специалистами, которые проклинают свою работу, и хорошо понимаем их проблемы. Поэтому внедрили в EnDocs специальные фишки:
Подключили уведомления. Когда кадровик отправляет документ на подпись, ответственному сотруднику приходит первое оповещение. Еще одно — через пару дней. Следующее — в день дедлайна. Если дедлайн пропущен, а документ не подписан, то уведомления будут приходить ежедневно. Все оповещения появляются на сайте, в приложении и на электронной почте — кадровику не приходится ходить за сотрудниками и постоянно напоминать о подписи.
Добавили электронный архив. Все документы автоматически сохраняются в облаке. Нужные бумаги можно найти через поиск, например по фамилии сотрудника, дате или типу документа. Все файлы легко выгрузить и отправить архивом в контролирующие органы.

Создали шаблоны документов. Мы добавили предзаполненные формы — остается только вписать фамилии и даты.

Эффект после внедрения КЭДО ощущается в том же месяце. Кадровики приводят дела в порядок и перестают работать в режиме паники. Докажем на примере: у нас есть клиент, который раз в квартал рассылал сотрудникам по 4000 доп.соглашений по договорам. Чтобы подписать все бумаги, приходилось тратить несколько месяцев на согласования. После внедрения КЭДО процесс сократился до недели, а нагрузка на кадровиков сильно снизилась.
директор EnDocsНаши клиенты после внедрения КЭДО часто сокращают отделы кадров. Когда процессы цифровизированны, из двух кадровиков можно сделать одного. Ну или из одного — половину 🙂
КЭДО экономит деньги бизнесу
Иногда мы общаемся с клиентами, которые из принципа сопротивляются всему технологичному. Таким людям кажется, что в КЭДО мало смысла. Они говорят: «Если мне и так нужно содержать кадровика, зачем еще платить за программу?» На самом деле EnDocs сильно экономит бюджет. Давайте посчитаем.
Допустим, компания из Москвы работает с 20 удаленщиками в Омске. С ними нужно каждый месяц подписывать зарплатные ведомости. Это обходится бизнесу в копеечку:
В год нужно подписать 240 бумаг. Это пачка бумаги, 250 ₽.
На обработку документов нужно два кадровика. Допустим, каждому платят по 60 000 ₽ в месяц, в год уходит 1 440 000 ₽.
Доставка документов в две стороны — 168 000 ₽ в год.
Итого: 1 608 250 ₽ в год на работу с 20 сотрудниками.
Если внедрить КЭДО, то от работы с одним кадровиком можно смело отказаться. Расходы на бумагу и доставку документов пропадают в принципе. Считаем еще раз.
Компания из прошлого примера внедрила КЭДО. Одного кадровика сократили, подключили к системе всех удаленщиков:
Обработкой документов занимается кадровик, которому платят 60 000 ₽ в месяц. За год выходит 720 000 ₽.
Подключение одного сотрудника обходится в 850 ₽ в год. Если подключить кадровика и 20 удаленщиков, выйдет 19 040 ₽ в год.
Итого: 739 040 ₽ в год на работу с 20 сотрудниками — более чем в два раза дешевле.
От КЭДО есть и сопутствующие эффекты — например, сокращаются просрочки по штрафам. Поясним на примере нашего клиента с сетью ресторанов: раньше после выписки штрафов от надзорных органов сотрудникам приходилось неделями согласовывать ведомости, что приводило к начислению пени. Все изменилось, когда в компании внедрили EnDocs. Теперь вопрос решается за два дня — бизнес не переплачивает из-за нарушений сроков.
С КЭДО документы компании всегда под рукой
Компания с бумажным документооборотом может легко потерять документы. Один наш заказчик потерял почти четверть архива при переезде в другой офис. Это выяснилось уже после: разгребали вещи и недосчитались одной коробки. В итоге пришлось долго и муторно восстанавливать все бумаги, платить пошлины и тратить уйму времени. Это стало последней каплей для компании — в итоге руководитель решился на внедрение цифрового документооборота и обратился к нам.
В КЭДО легко найти любой документ. Каждая бумага фиксируется в государственных система учета во время активации подписи, а сам файл отправляется в облачное хранилище EnDocs. Удалить по неосторожности его почти невозможно: для этого потребуются права администратора и десяток дополнительных подтверждений.
Мы понимаем важность продуманной системы безопасности, поэтому снабдили EnDocs еще несколькими фичами. Они искренне меня радуют, так как делают хранилище документов абсолютно надежным:
Делаем бэкапы трижды в день. Мы делаем копии документов утром, днем и вечером. Если в системе вдруг произойдет сбой, можно восстановить версии файлов, которые сохранили несколькими часами ранее.
Распределяем информацию между разными хранилищами. Файлы находятся в нескольких центрах обработки данных. Они расположены в разных местах — даже если произойдет короткое замыкание и диски с данными сгорят, то их дубликаты останутся в другом хранилище.
Задействуем двухфакторную аутентификацию. Чтобы подписать документ, нужно пройти дополнительную авторизацию — ввести код из СМС. Так мы защитили сервис от мошенников — если злоумышленник получит доступ к аккаунту сотрудника, он все равно не сможет работать с документами.
Придерживаемся стандартов качества. У нас такая философия: можно сколько угодно говорить, какой сервис классный, но это нужно еще и доказать. Поэтому мы внесли EnDocs в реестр отечественного ПО и сертифицировали хранение данных по 152-ФЗ. Дополнительно ввели стандарты SLA. По этому соглашению доступность сервиса составляет 99,9%. Это означает, что максимальный простой EnDocs в день — 1 минута и 26 секунд.
Мы уверены, что КЭДО нужно почти каждому предпринимателю. EnDocs существует уже три года, и все это время доказывает необходимость кадрового документооборота. Мы получили около 50 отзывов от заказчиков и сотни благодарностей. Клиенты хвастались, что благодаря работе с сервисом обработка документов занимает на 40% меньше времени. Скорость получения доступа к нужным файлам увеличилась на 90%.
Мы не останавливаемся на достигнутом и постоянно добавляем в EnDocs новые функции. Например, дорабатываем мобильное приложение — чтобы документы можно было подписывать хоть из такси. Обучаем искусственный интеллект, который автоматически распознает документы, — с его помощью людям вообще не придется касаться бумажной рутины.
Хочется, чтобы предприниматели вообще не переживали из-за документов. Пусть руководители бизнеса подбирают места для открытия новых филиалов, а не принтеры и сканеры в офис для печати ведомостей. Всю рутину документооборота мы готовы брать на себя.