Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Концепция BPM рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.
Приведем пример. У компании много клиентов и она заключает с ними большое количество договоров. Когда менеджер компании согласовывает новый договор со смежными службами (например, финансы или юристы) – это бизнес-процесс, направленный на внутренние нужды компании. Когда компания согласовывает и подписывает договор с клиентом — это уже бизнес-процесс с внешним заказчиком.
Управление бизнес-процессами в EnDocs
Процессы — это базовая часть EnDocs. В системе есть удобный редактор процессов и для их создания не нужны навыки программирования. Процесс состоит из этапов. У каждого этапа процесса есть своя настройка, позволяющая реализовать требования конкретного сценария работы.
Этапы бывают трех типов:
Согласование – это этап, на котором пользователю системы создается задача. Задачи бывают разных видов – например согласование, исполнение, ознакомление или подписание
Вычисление – это этап, на котором можно задавать различные условия, в зависимости от которых система продолжает процесс по той или иной ветке процесса
Событие – это этап, с жестко заданной функцией. Бывает трех видов:
- функция перехода на другой этап маршрута;
- функция рассылки уведомления;
- функция завершения процесса согласования документа.
Специальная функция – этап, реализующий не стандартные алгоритмы. Например, по номеру документа запросить из внешней системы дополнительные данные по документу и в зависимости от полученных значений направить процесс по разным маршрутам. Поддерживается библиотека функций, имеется возможность создавать новые скрипты, позволяя таким образом автоматизировать любые процессы.
Комбинируя этапы разных типов в определенной последовательности, можно построить гибкие цепочки по согласованию документов разных типов.
Исполнение процессов
Бизнес-процессы в системе реализуются с помощью задач, которые назначаются системой автоматически в рамках настроенного процесса или сотрудники ставят друг другу: формулируют тему и содержание, прикладывают необходимые объекты системы и стартуют процесс — исполнители и сроки определятся автоматически в зависимости от вида задачи. Задания и уведомления отправляются сотрудникам с соблюдением заданной последовательности и прав доступа. Для простых задач есть возможность указывать сроки и исполнителей вручную.
При исполнении процессов EnDocs может обмениваться необходимыми данными через интеграцию с другими системами: на разных этапах ожидать наступления нужных событий, получать и передавать информацию. У EnDocs есть как готовые коннекторы к сторонним системам, так и сервисы интеграции на базе API.
В системе всегда можно отследить ход стартового процесса: какие работы ведутся в этот момент, уже выполнены или просрочены. Это помогает контролировать исполнение процессов и вовремя реагировать на изменения.
Контроль и мониторинг процессов
Встроенная система отчетности дает доступ к типовым отчетам для получения информации о состоянии задач, нарушениях сроков исполнения и загрузке сотрудников. Встроенная система BI-аналитики (DataLens) позволяет строить отчеты по различным показателям.
Постоянное улучшение процессов
В течение жизненного цикла бизнес-процессы меняются: разрастаются или упрощаются, добавляются новые элементы и условия.
Можно настраивать бизнес-процессы прямо в web-браузере без разработки кода и привлечения разработчика: изменения сразу отображаются в системе. Это помогает быстро адаптировать ИТ-продукт под потребности компании. Изменения в процессы можно вносить «на ходу»: уже стартованные завершатся по прежнему сценарию, а новые — будут учитывать корректировки.
В EnDocs есть все, что нужно для эффективного управления бизнес-процессами!
BPM-функции EnDocs позволяют автоматизировать процессы практически любой сложности
Интеграционные сервисы на базе API позволяют объединять различные информационные
Система автоматизирует рутинные и шаблонные операции по работе с документами