Главная
Решения
Договорной документооборот

SMART-решение по
работе с договорами

80% всех договоров — типовые, но по‑прежнему нуждаются в проверке. Наше решение упрощает работу с договорами и ускоряет процесс согласования

Начать бесплатно Заказать демо

Легко
Доступно
Удобно

Проблема

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу

Не можете быстро найти нужный договор?
Нет уверенности, что договор был согласован с соблюдением утверждённых регламентов вашей организации?
Существующая скорость согласования документов срывает сделки?
Не можете точно сказать, где в данный момент находится договор, отправленный вами на согласование?

Быстрое решение «под ключ»

Использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров
Сокращение длительности согласования за счет автоматической маршрутизации и параллельного согласования
Мгновенный обмен и подписание договорных документов с контрагентом через сервис ЭДО Контур.Диадок
Встроенный контроль исполнительской дисциплины и сроков согласования ответственными сотрудниками
Встроенный контроль сроков действия договоров и автоматизированная пролонгация
Автоматизированное формирование электронного архива и быстрый поиск договоров

EnDocs поможет навести порядок в процессах

в 4 раза

Сокращение времени на подготовку договора

в 3 - 5 раз

Сокращение времени на согласование

в 8 - 10 раз

Быстрее поиск нужного договора

Как происходит работа с договорами
в EnDocs Cloud по шагам?

1. Создание договора
2. Согласование договора
3. Отправка контрагенту
4. Контроль завершения срока действия
5. Интеграция с 1С
6. Электронный архив

Создание договора

Проекты договоров могут создаваться в EnDocs с помощью готовых типовых шаблонов

Если договор не типовой и проект поступил от контрагента, то он загружается в систему из файла, или через отправку на служебный адрес электронной почты. Договоры хранятся в виде электронных карточек с реквизитами, описывающими договор, а также с полной историей изменений – найти нужную информацию легко.
Договор можно связать с дополнительными соглашениями, приложениями, актами, счетами и другими документами. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов, относящихся к интересующему договору.
Для работы с договорами в EnDocs предусмотрен специальный электронный реестр договоров. В нем легко найти все созданные в системе договоры, дополнительные соглашения и приложения используя поиск по любым известным реквизитам (номеру, дате, контрагенту и т.п.).

Согласование договора

После подготовки проекта договора инициатор запускает процесс согласования.

Маршрут и задачи согласования формируются в системе автоматически, инициатору и участникам согласования не нужно задумываться, кому отправить договор дальше. Система по настроенным для данного типа договора правилам сама направит документ на рецензирование согласующим лицам.
Участникам согласования система направляет E-mail и Push оповещения. Указание нормативных сроков рассмотрения документа позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и ускорять согласование договора.
Инициатор договора всегда знает на каком этапе согласования находится документ, и кто работает с ним в данное время. Мобильное приложение позволяет отслеживать статус договора в режиме онлайн и быть в курсе всех изменений в любое время, даже не находясь за компьютером.
Для работы с текстом договора согласующим доступен онлайн-редактор, в котором можно вносить правки по тексту договора и писать комментарии. Все изменения сохраняются в виде отдельных версий в карточке договора.

Для согласования и подписания договоров участники могут использовать электронные подписи. В любой момент можно посмотреть «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Отправка контрагенту

Благодаря встроенной интеграции с сервисом Контур.Диадок после согласования договор можно мгновенно подписать и отправить контрагенту

Возможность электронного обмена с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к началу работы.
Информация о подписании и отправке документов фиксируется в карточке. Все договоры, которые были отправлены или получены через Диадок помечаются специальным значком, что позволяет легко отличить их от бумажных документов.
После подписания договора контрагентом его статус будет автоматически синхронизирован с сервисом Контур.Диадок, а в систему будет импортирован полный протокол обмена. Инициатору система автоматически отправит уведомлении о подписании его документа.

Контроль завершения срока действия

За месяц до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление

За месяц до окончания срока действия договора система автоматически отправит ответственному менеджер уведомление. Таким образом сотрудник сможет своевременно инициировать продление договора или проконтролировать его выполнение и закрытие.
Договоры с истекающим сроком можно отследить в специальном реестре системы «Истекает срок».

Интеграция с 1С

Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров

Все согласованные договоры автоматически загружаются в 1С в справочник договоров. Сотрудники бухгалтерии будут всегда иметь актуальную информацию о договорных документах.
Интеграционный модуль EnDocs для 1С позволяет сотрудникам просматривать текст договора непосредственно из 1С.

Архив EnDocs

Единый реестр договоров обеспечивает их учет и автоматическую нумерацию

В системе автоматически формируется единый реестр договоров, обеспечивающий их учет и автоматическую нумерацию по предварительно настроенным номерным сериям
Договоры и все связанные с ними документы хранятся в единой базе, позволяя легко отслеживать иерархию договорных документов, а также связанные с договором счета и закрывающие документы.
Система разграничения прав доступа и встроенное шифрование позволяет ограничить доступ к конфиденциальной информации.
По документам, подписанным ЭЦП, в системе сохраняются полные протоколы обмена, гарантирующие целостность и достоверность документов.
Документы легко найти: достаточно задать произвольные критерии поиска или перейти в соответствующую папку.

Удобная цифровая система
управления договорами

Гибкие маршруты

Позволяют реализовать любой маршрут согласования

Встроенный редактор

Позволяет внести необходимые правки непосредственно в системе, журнал версий формируется автоматически

Удобный поиск

Позволяет быстро найти нужные документы

На 90% сокращается время на поиск информации

Функционал «Обсуждения»

Возможность обсуждения документа в режиме интерактивного диалога (вариант мессенджера)

Лист согласования

Содержит полную информацию о решениях согласующих лиц, комментариях и замечаниях к документу

Интеграции

Встроенная интеграция с ЭДО Контур.Диадок позволяет начать безбумажный документооборот с контрагентами сразу при начале работы с системой

Типовые шаблоны

Автоматическое формирование проектов договоров на основе типовых шаблонов

Связи документов

Помогают получать полную иерархию договорных документов, а также связанные первичный документы

Мобильное приложение

Помогает всегда быть на связи

Выберите удобный вариант поставки

Облачное решение

Подписка (SAAS)
Быстрый запуск за 1 день
Адаптация под ваши нужды

Для компаний, которым нужно готовое решение прямо сейчас.
Функциональные возможности и интерфейс локальной и облачной поставки идентичны. Переход с облачной версии в локальную возможен в любое время

Начать бесплатно

Локальная версия EnDocs

Единоразовая покупка лицензий
Широкие возможности кастомизации
Разворачиваем на ваших серверах

Рекомендуется использовать для автоматизации коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом

Заказать консультацию

Как сделать прозрачной
договорную работу?

Отвечаем на все часто задаваемые вопросы в видео

Как обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников – инициаторов договоров, согласующих лиц и делопроизводителей?
Как сделать прозрачными процессы согласования и подписания договорных документов?
Как организовать электронный архив и быстрый поиск договорных документов?

Регистрация