8 основных функций СЭД

Комфортная работа с электронными документами невозможна без их редактирования, обсуждения, отправки, маршрутизации, подписания и других действий. СЭД должна обеспечивать весь этот функционал. Он предусмотрен в СЭД EnDocs.

Системы электронного документооборота (СЭД) обладают широким функционалом, который позволяет использовать ее как комплексное и практичное решение. Рассмотрим подробнее наиболее важные функции СЭД и что они дают бизнесу.

Поддержка ЭЦП

Поддержка ЭЦП (Электронной цифровой подписи) играет определяющую роль в обеспечении юридической значимости и безопасности электронных документов. Она не просто позволяет подписывать документы, а создает целую систему, гарантирующую их целостность, подлинность и неизменность.

СЭД EnDocs поддерживает НЭП и КЭП. С их помощью можно подписывать документы и сдавать отчетность, не выходя за рамки системы. 

Для справки:

• Всё про ЭЦП – полное руководство от видов до стоимости
• Как электронная цифровая подпись упрощает систему документооборота в компаниях

Поддержка ЭЦП в СЭД включает в себя несколько важных аспектов. Во-первых, это интеграция с криптографическими средствами. Система должна корректно взаимодействовать с ключами и сертификатами ЭЦП, обеспечивая их безопасное хранение и использование. Это подразумевает не только хранение ключей в защищенном формате, но и контроль доступа к ним. Тем самым предотвращается несанкционированный доступ и использование информации. Важен также механизм проверки подлинности сертификатов, чтобы исключить возможность подделки.

Во-вторых, данная функция гарантирует, что подпись прикреплена к документу корректно. Это значит, что система контролирует целостность самого документа, предотвращая его изменение после подписания. Любое несанкционированное изменение должно быть моментально обнаружено, отмечено, делая документ непригодным для использования. Это достигается с помощью криптографических хэшей, которые уникально идентифицируют каждый отдельный документ.

Интеграция с сервисами ЭДО 

Данная функция является особенно важной для эффективной работы организаций, взаимодействующих с государственными органами и другими компаниями. Она позволяет автоматизировать обмен документами, сократить время обработки и минимизировать риски ошибок.

СЭД EnDocs имеет встроенную интеграцию с ЭДО Диадок.

Для справки:

• Как сделать интеграцию EnDocs с 1С: Фреш? – пошаговое руководство
• Интеграция с Диадок – автоматизируем и упрощаем работу с документами

Интеграция с сервисами ЭДО в СЭД подразумевает создание автоматизированного канала обмена электронными документами. Это не просто техническое соединение, а сложная инфраструктура, обеспечивающая корректный обмен информацией в соответствии с требованиями стандартов ЭДО. Главным моментом является соответствие форматам и структурам данных, используемым в конкретных сервисах ЭДО. Система должна уметь автоматически преобразовывать данные из формата СЭД в формат, требуемый сервисом ЭДО, и наоборот.

Важным аспектом интеграции является обеспечение безопасности обмена сведениями. Система должна использовать защищенные каналы связи, шифрование данных и механизмы аутентификации, чтобы предотвратить несанкционированный доступ и модификацию документов. Это реализовано путем использования цифровых подписей и других криптографических методов для подтверждения подлинности, целостности передаваемых данных.

Еще интеграция должна учитывать специфику каждого сервиса ЭДО. Разные сервисы могут иметь свои требования к форматам документов, способам передачи и приема данных, а также к используемым протоколам. СЭД должна быть гибкой и адаптироваться к этим различиям, обеспечивая бесперебойный обмен документами с различными партнерами.

Функция интеграции с сервисами ЭДО в СЭД должна включать в себя механизмы мониторинга и контроля. В рамках этой функции отслеживается статус каждого документа, отправленного и полученного, а также происходит уведомление пользователей о любых проблемах или задержках. Тем самым возможно оперативно реагировать на возникающие сложности и предотвращать ошибки.

Редактирование документа

Функция редактирования документов в системе электронного документооборота помогает обеспечивать контроль версий, безопасность и удобство работы с документами.  Редактирование в СЭД должно быть интуитивно понятным и обеспечивать максимальный контроль над изменениями. Пользователь должен иметь возможность вносить правки в текст, добавлять или удалять страницы, изменять таблицы и графики, а также работать с различными типами файлов: текстовые документы, изображения, таблицы. Важно, чтобы интерфейс редактирования был адаптирован под разные типы документов, обеспечивал удобство работы с ними.

EnDocs позволяет создавать документы автоматически, вручную или посредством интеграции, например, с 1С: ЗУП. Также предусмотрен редактор документов Word и Excel.

Для справки:

• Электронный документооборот: сокращаем нагрузку и время обработки документов
• Как автоматизировать документооборот в крупном бизнесе и что это дает?

СЭД должна автоматически сохранять все версии документа, позволяя пользователям вернуться к предыдущим правкам при необходимости. История изменений должна быть доступной, с указанием автора и даты внесения изменений. Это позволяет отслеживать весь путь изменения документа, восстанавливать предыдущие версии при необходимости.

Функция редактирования в СЭД должна быть интегрирована с другими модулями системы. Например, она должна взаимодействовать с модулем управления правами доступа, чтобы автоматически обновлять права доступа к документу после внесения изменений. Также важно, чтобы редактирование было совместимо с различными форматами документов, поддерживаемыми СЭД.

Еще одним важным аспектом здесь является возможность комментирования изменений. Пользователи должны иметь возможность оставлять комментарии к внесенным изменениям, что способствует повышению прозрачности процесса редактирования и улучшает коммуникацию между участниками. Комментарии должны быть структурированы и легко находимы в истории изменений.

Встроенный чат для обсуждения документа

Встроенный чат в системе электронного документооборота – это мощный инструмент, значительно повышающий эффективность работы с документами. Он позволяет участникам процесса обмениваться мнениями, задавать вопросы, согласовывать изменения и принимать решения прямо в контексте документа, без необходимости переключения на сторонние приложения.

Основным преимуществом встроенного чата является его интеграция с документом.  Вместо того чтобы искать обсуждение в отдельной системе или почтовых ящиках, все участники могут участвовать в дискуссии, непосредственно связанной с конкретным документом. Это исключает разрозненность информации и повышает прозрачность процесса коммуникации.

СЭД EnDocs  позволяет создать единое и удобное окно для коммуникации для всего персонала компании. Это помогает совместно решать поставленные задачи.

Для справки:

• Командное ведение и решение задач, проектов в компании
• В чем суть командной работы, как объединить сотрудников?

Функциональность чата должна быть гибкой и адаптированной к различным сценариям использования. Важно, чтобы пользователи могли не только обмениваться текстовыми сообщениями, но и добавлять файлы, ссылки, изображения, а также использовать различные форматы форматирования текста. Это позволяет обмениваться не только комментариями, но и дополнительной информацией, необходимой для принятия решений.

Для повышения эффективности работы, чат должен быть интегрирован с другими модулями СЭД. Например, при внесении изменений в документ, система должна автоматически уведомлять участников обсуждения о новых правках и предлагать им прокомментировать их. Это помогает оперативно реагировать на изменения и своевременно вносить коррективы.

Маршруты согласования документов

Функция маршрутов согласования документов в СЭД позволяет автоматизировать и контролировать движение документов через различные стадии согласования, от инициатора до конечного утверждающего. Маршруты согласования – это не просто последовательность лиц, но и гибкая система, позволяющая настроить различные сценарии: от линейного согласования до параллельного, с возможностью возврата документов на доработку.

СЭД EnDocs позволяет выстраивать, отслеживать маршруты согласования всех документов. Это удобно, чтобы отслеживать и понимать статусы документов. 

Для справки:

• Гибкие маршруты согласования в EnDocs: как установить, проследить – пошаговое руководство пользователя
• Как в пять раз ускорить процесс согласования документов в бизнесе?

Функция маршрутов согласования документов в СЭД ускоряет процессы обработки документов, повышает прозрачность взаимодействия, снижает вероятность ошибок, помогает вести контроль исполнения, сокращает бумажную волокиту, повышает гибкость и масштабируемость.

Настройка маршрутов согласования в СЭД включает в себя: определение участников, установление порядка согласования, назначение сроков согласования, автоматическое уведомление, право комментирования. 

Статусы документов

Система электронного документооборота эффективно управляет жизненным циклом документа. Базовым элементом этого управления являются статусы документов.  Они отражают текущее состояние документа в рамках определенного бизнес-процесса, от создания до архивации. Правильная настройка статусов позволяет контролировать процесс, отслеживать его ход и своевременно реагировать на возникающие проблемы.

Все документы в СЭД имеют статусную модель, которая задана настройками рабочего процесса.

Для справки:

• Массовое согласование электронной документации, пользовательские виды документов 
• Автоматизация управления договорными документами в организации – путь, вспомогательные инструменты

Разнообразие статусов в СЭД позволяет детализировать процесс обработки документа. Например, документ может иметь статусы «В работе», «На согласовании», «Одобрено», «Отклонено», «В архиве». Усложненные системы могут использовать более подробные статусы, такие как «На доработке», «Ожидает ввода данных», «На проверке качества».

Использование статусов документов в СЭД дает ряд преимуществ, среди них: прозрачность процесса работы с документами, управление временем, контроль исполнения, улучшение коммуникации, автоматизация процессов.

Настройка статусов документов в СЭД должна соответствовать конкретным бизнес-процессам организации. Важно, чтобы статусы были понятными и отражали все необходимые этапы обработки. Это позволяет пользователям быстро ориентироваться в процессе и эффективно взаимодействовать с документом. Грамотно настроенные статусы – это основа эффективного управления документами в СЭД.

Контроль сроков

Контроль сроков – важнейшая функция системы электронного документооборота. Она позволяет организациям эффективно управлять временными рамками обработки документов, предотвращать задержки и обеспечивать своевременное выполнение бизнес-задач. В СЭД контроль сроков реализуется через различные механизмы, позволяющие не только устанавливать дедлайны, но и отслеживать их соблюдение, а также анализировать причины отклонений.

Обличие разной документации в компании требует тщательного контроля сроков рассмотрения и исполнения этих документов. Без автоматизации здесь никак.

Для справки:

• Как повысить эффективность и прибыльность работы компании и ничего не забыть?
• Автоматизируем работу с договорами, контролируем их исполнение

Главными элементами контроля сроков в СЭД являются: установление сроков обработки документов, напоминания и уведомления, отслеживание выполнения, анализ отклонений, интеграция с другими системами. Благодаря этим параметрам становится возможным:

• Повысить оперативность обработки документов. Своевременное выполнение задач приводит к более быстрому документообороту, отсутствию накопленных дел.
• Улучшить планирование. Регулярный анализ сроков позволяет оптимизировать бизнес-процессы и планировать будущие задачи более эффективно с учетом текущих потребностей бизнеса.
• Снизить риски. Предотвращение задержек при работе с документами минимизирует риски, связанные с просроченными документами.
• Повысить ответственность персонала. СЭД регулярно отслеживает сроки обработки документов, что способствует повышению ответственности сотрудников за выполнение задач.

Электронный архив

Электронный архив в системе электронного документооборота – это не просто хранилище документов, а мощный инструмент для долгосрочного хранения, поиска и использования информации. Он обеспечивает безопасность, доступность и управляемость архивируемых данных. Функция электронного архива обеспечивает:

• Хранение информации. Электронный архив дает надежное хранение электронных документов, гарантируя их сохранность и целостность в течение длительного времени. Это включает в себя защиту от физических повреждений, сбоев в работе техники, несанкционированного доступа.
• Структуризация данных. Архив должен быть структурирован и категоризирован, что позволяет быстро находить необходимые документы. Использование метаданных и классификаторов – обязательный аспект для эффективного поиска документов.
• Поиск документации. Инструменты поиска работают по ключевым словам, датам, авторам и другим параметрам, тем самым обеспечивают быстрый доступ к нужной информации.
• Восстановление резервных копий документов. Электронный архив обеспечивает возможность восстановления документов в случае их повреждения или потери.  Резервное копирование и восстановление документации снижают риски утраты информации.
• Контроль доступа. Электронный архив обеспечивает контроль доступа к документам, основываясь на правах пользователей. Это предотвращает несанкционированный доступ и обеспечивает безопасность информации.

СЭД EnDocs позволяет в любой момент обратиться в архив и найти документ независимо от времени его создания. Это удобно и надежно. 

Для справки:

• Виды электронных архивов: какие бывают, зачем нужны?
• Как создать электронный архив: подробный обзор, разъяснения

Помимо перечисленного электронный архив позволяет хранить большое количество документов на значительно меньшей площади, чем традиционные архивы. Еще он дает быстрый доступ к информации, что позволяет сотрудникам быстрее выполнять свои задачи.