Электронный документооборот: снижение затрат на бизнес-процессы и повышение их качества
Рутинные операции отнимают слишком много времени и требуют внушительных затрат. Сократить издержки и повысить экономическую эффективность позволяет внедрение системы электронного документооборота (СЭД).
Какие типовые задачи в вашей компании может решить система электронного документооборота?
Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы. Они являются фундаментом бухгалтерского учета организации. Бухгалтерская служба ежедневно проводит оплаты, готовит отчетность, обрабатывает поток первичных документов. Они приходят по почте, доставляются курьерами, отправляются через ЭДО, передаются из рук в руки сотрудниками компании или контрагентами.
Вы действительно хотите платить профессионалам за рутинные операции, которые можно легко автоматизировать?
Обработка одного комплекта первичной документации опытным бухгалтером занимает совсем не много времени, но если документов много, то это требует значительных трудозатрат. При этом государственные органы тоже не спят – шлют свои запросы и требования – необходимо в жесткие сроки предоставить необходимые документы и подготовить соответствующие пояснения. Сколько времени ваши сотрудники тратят на проверку и ввод документов?
Когда через одного человека в течение дня проходят сотни накладных, актов, счетов-фактур на эту работу уходит практически все время. В результате квалифицированный специалист не имеет возможности сосредоточиться на действительно важных и сложных задачах, а вынужден заниматься рутинной работой по проверке и вводу документов в учетную систему.
Что такое СЭД (система электронного документооборота) и зачем ее внедрять в компанию?
Все рутинные операции по работе с первичными бухгалтерскими документами возьмет на себя СЭД:
- Распознает первичные документы
- Проверит корректность заполнения реквизитов
- Сверит оцифрованные данные с другими информационными системами компании
- Подберет и сопоставит номенклатуру
СЭД способна полностью или частично заменить человека, а также ускорить процесс обработки документов. За аналогичный период времени сотрудники смогут выполнять больше профильных задач, что в целом повышает эффективность всей компании.
Обычная обработка документов vs. цифровой подход - сравниваем два подхода
Типовая обработка в крупных компаниях договор может проходить через 5-6 сотрудников: из канцелярии к ответственному специалисту, от него к руководителю, затем в бухгалтерию и в архив. То есть документ «путешествует» из отдела в отдел. При этом сотрудник может его случайно выронить, потерять, испачкать, повредить. Или положить на стол и забыть про него.
Кроме того, при ручном контроле уходит время на исправление ошибок. Бухгалтер должен лично убедиться, что стоят печать и подпись, заполнены суммы, корректна внутренняя математика и т.д.
Если присутствуют неточности, договор отправляет обратно к ответственному сотруднику, и процедура запускается заново. И вместо запланированного срока, документ будет оставаться на согласовании неделю или дольше. Это губительная тактика для любой организации и совершенно не способствует развитию бизнеса.
Что меняется с приходом СЭД?
В случае перехода на СЭД, процесс обработки заметно упрощается. Сотрудники уже не передают друг другу кипу бумаг.
Ответственным лицам просто приходит уведомление о том, что нужно выполнить те или иные задачи, связанные с обработкой документов. А многие специалисты вообще исключаются из цепочки. Автоматизируются различные ручные рутинные операции связанные с документооборотом.
Для чего нужен сканцентр?
Проводить сотни однотипных документов через бухгалтеров нецелесообразно, поскольку перед ними стоят более важные и сложные задачи – вести бухгалтерский и налоговый учет , взаимодействовать с гос.органами и т.д. Поэтому при автоматизации создаётся сканцентр. Это функциональное подразделение, обеспечивающее эффективную оцифровку бумажных документов и их первичную проверку.
Однако важно понимать, что в данном подразделении работают менее квалифицированные сотрудники и наблюдается высокая текучка кадров. Не стоит нагружать их сложными процессами, такими как проведение экспертизы. Иначе придётся обучать всех новых работников.
Важно подготовить пошаговые инструкции для обработки всех видов документов. Тогда любой человек легко справится со своими обязанностями без длительного обучения.
Есть смысл делегировать сотрудникам сканцентра полномочия подписания типовых документов. Такой подход связан с некоторыми рисками, зато резко повышает эффективность процессов, так как не нужно дожидаться, когда у руководителя появится свободное время, чтобы поставить свою подпись. Оптимальное решение – выписать лимитированную доверенность на представителя сканцентра на подписание типовых общехозяйственных расходов.
Какие функции выполняет сканцентр?
Все документы в случае цифровизации подлежат штриховому кодированию. Оно позволяет идентифицировать физический документ на любом этапе жизненного цикла компании. Допустим, кто-то из персонала случайно выронил документ из папки, его можно отсканировать и вернуть на место, а не создавать его заново. Это очень удобно.
Желательно развернуть номерные серии под определенные задачи: для входящих и исходящих документов, канцелярии и т.д. Это предотвратит пересечения документов в системе, а потоковый ввод и распознавание исключит необходимость ручного ввода данных и возникновение связанных с ним ошибок или задержек.
Существует два различных подхода: пакетная или подокументная обработка при распознавании документов. В первом случае, различные документы, которые логически связаны и должны обрабатываться вместе (например счет-фактура, акт выполненных работ и отчет по выполненым работам)в виде единого пакета, то есть в рамках СЭД документы объединяются в комплект первичных документов. Подобный подход позволяет структурировать поток вводимых данных, так как с каждым пакетом могут быть связаны свои программные настройки. Структурирование документов также облегчает администрирование, маршрутизацию потоков по этапам обработки и т.д. По документная обработка упрощает работу сканцентра – предьявляет к нему меньше требований, однако недостатком такого подхода может быть что отдельные документы могут «зависать» на тех или иных этапах обработки, что приводит к увеличению сроков обработки и усложению проверки документов.
Системы распознавания и ввода документов обычно функционируют по принципу конвейера: разные этапы обработки документов (сканирование, верификация) выполняются разными операторами, в разное время. Смысл такого построения понятен: специализация повышает производительность труда, а также позволяет практически неограниченно увеличивать число рабочих мест, в зависимости от задач. Например, всегда можно увеличить количество мест операторов сканирования, не вмешиваясь в работу верификаторов.
В частности можно распределить работу по следующим группам.
Сканирование.
В этой группе сотрудники занимаются сортировкой документов и сканированием
Верификация.
В этой группе сотрудники занимаются верификацией распознанных документов
Подписание утвержденных в системе документов.
Достаточно выписать доверенность на ограниченное число сотрудников, которые будут подписывать согласованные акты, счета-фактуры, стандартные клиентские договоры и другие документы с низким уровнем важности. Понятно, что уникальные соглашения с новыми партнёрами лучше проверить и подписать лично.
Финализация.
Сотрудники этого участка отвечают за отправку подписанных документов контрагентам, архивирование второго экземпляра.
Как происходит обработка документов в СЭД?
Верификация документов
- После того как документ распознан возникает задача проверки и обработки полученных результатов. В настоящее время ни одна система распознавания не может гарантировать 100%-й результат. Что-то не распознается или распознается с ошибкой. Можно говорить с уверенностью что современные системы могут распознать документы примерно на 90% - 95%. Здесь очень важно что бы система предлагала удобный механизм проверки документов: автоматически подсвечивала проблемные места, автопозиционировала документы в зависимости от выбранного реквизита и т.п. – то есть не требовала от оператора просмотра документа целиком, а только тех извлеченных данных, в качестве распознавания которых система не уверенна.
Автоматизированные проверки
- Одним из способов сокращения ручных проверок оператором являются автоматизированные проверки. Система проверит документы на наличие обязательных атрибутов (номер, дата, сумма, печать, подпись...), сверит документы комплекта между собой и выполнить те или иные действия. Например если один и тот же реквизит на одном документе комплекта распознался, а на другом нет – то можно его автоматически заполнить из первого документа. Или выдать предупреждение оператору если например контрагент в документах комплекта отличается – вероятно на этапе сортировки перепутали документы. И наконец система автоматически проведет различные автоматические проверки: сверку сумм документов, сверку сумм в строчной части документов и т.п.
Интеграция с ERP
- Интеграция с учетной системой позволяет так же уменьшить ручные проверки документов. Система может проверять наличие контрагентов в корпоративных справочниках, сверять данные документов с данными о согласованных закупок из ERP системы, проверять на наличие дубликатов. Возможно несколько способов объединения: через шину, файловый обмен, API, фреймы. Оптимальным решением считается «бесшовная интеграция», когда внутри системы документооборота открываются функции из другой информационной системы. То есть пользователи работают в одной системе, а не открывают одновременно несколько программ или сервисов.
Акцепт документов
- Процесс согласования и обработки документов запускается автоматически после того как документ прошел первичные проверки верификатором скан-центра. Состав участников процесса зависит от состояния проверки документа и его реквизитов. Здесь система автоматически маршрутизирует документ на соответствующие рабочие группы: определит ответственных изх службы закупок, финансов, делопроизводства и бухгалтерии.
В конечном итоге документ после финального акцепта бухгалтером выгрузится в ERP где будут созданы соответствующие проводки.
Команда EnDocs более 10 лет занимается автоматизацией электронного документооборота. Среди наших клиентов: Яндекс, Royal Canin, СТС и другие. На бесплатной консультации мы рассказываем, как эффективно наладить ЭДО с контрагентами именно в вашем бизнесе.
ЭДО с контрагентами
Когда компания полностью переходит на электронный обмен документами с контрагентами, отпадает необходимость в лишних процессах, таких как сканирование, оцифровка, финализация. Если подписание бумажного документа может занять несколько дней, то с ЭЦП процесс реально сократить до нескольких минут.
При этом практически исключается человеческий фактов в результате ошибок при указании реквизитов. Дополнительным преимуществом является возможность передачи произвольной аналитики.
Формализованные документы сразу снабжаются необходимыми метаданными. Контрагент может передавать различные сведения для полной автоматизации внутренних процессов. Например, допустимо указывать артикул товара. В результате появляется возможность создать дополнительные сервисы. Это может быть полностью автоматизированный процесс поступления и принятия к учету документов с автоматизированным контролем.
ЭДО с контрагентами
от отправки и приема до проверки, согласования и контроля в едином интерфейсе с разными операторами ЭДО
На что нужно обратить внимание?
Существует 4 важных момента в рамках перехода на ЭДО.
- Нужно проработать требования к составу документов и требования к метаданным для обмена с контрагентами
Они должны быть классифицированы и соответствовать единому формату. В противном случае потребуется вручную корректировать документы уже в системе.
- Необходимо уточнить требования к пакетам и связям документов
Если контрагент будет отправлять отдельные документы, придётся самостоятельно их структурировать, объединять в комплекты.
- Участие в обмене документами должно быть контролируемым
Перед переходом на ЭДО желательно проводить тестовый обмен и согласовать условия. Менять формат взаимодействия можно только в том случае, если обе стороны строго следуют договоренностями, иначе возрастает нагрузка на сотрудников, в том числе отдел бухгалтерии.
- 4. Стоит разделить потоки документов по подразделениям
Пересечение файлов в общем ящике затрудняет дальнейшую маршрутизацию. Оптимальными решениями в этом случае считается разделение документов по метаданным. Удобно использование встроенных средств системы обмена, в том числе отдельных ящиков для разных подразделений или настройка маршрута внутри системы относительно каждого контрагента.
Бизнес-эффект: выгоды от автоматизации документооборота в цифрах
Хотя доходную часть с помощью СЭД увеличить невозможно, удаётся существенно сократить издержки.
Например, перераспределение нагрузки с высококвалифицированного персонала на вспомогательное подразделение позволяет сэкономить на оплате труда.
Сокращаются непроизводительные трудозатраты на процессинг некорректных документов, поскольку большую часть ошибок и неточностей можно определить на первом этапе. Это значит, что ответственным лицам не придется по нескольку раз проверять один документ. Также минимизируется время обработки и принятия к учету документов.
Экономический эффект может достигать 300%. В среднем сроки и стоимость обработки документов сокращается в 2-3 раза.
- Время обработки одного документа снижается до трех раз
- Экономия на печати, копировании, хранении и отправки документов составляет 70-80%
- Получение информации ускоряется на 90%
- Случаи потери документов после автоматизации практически исключены
- Нагрузка на сотрудников снижается на 15-20%
- Скорость внесения данных в системы увеличивается в 3 раза
Таким образом, внедрение СЭД выгодно компаниям любой сферы деятельности. Однако важно перед переходом на ЭДО согласовать условия обмена документами и правильно организовать работу сканцентра. Предварительно целесообразно провести аудит, чтобы выявить слабые места и подобрать подходящее решение в соответствии с задачами и особенностями внутренних процессов компании.
Помимо решений on-premise у нас есть облачное решение EnDocs.Cloud, что позволяет начать работу без значительных вложений в разработку. Зарегистрируйтесь и опробуйте бесплатный тариф!