Автоматизировали документооборот и сократили издержки в крупной фармацевтической компании

Наш клиент — фармацевтическая компания «БУАРОН», один из крупнейших производителей гомеопатических препаратов в мире. Организация поставляет продукцию в 59 стран мира. В России БУАРОН представляет 60 гомеопатических монопрепаратов и 10 комплексных лекарств. Среди них есть популярные Стодаль®, Оциллококцинум® и Гомеострес®.

Руководители БУАРОН хотели, чтобы работа с документами отнимала меньше времени, стала прозрачной и контролируемой, не требовала больших затрат на обслуживание. Задач стояло несколько:

• автоматизировать процессы, связанные с подготовкой, обработкой и использованием договорных и финансовых документов;
• перевести на ЭДО работу с контрагентами;
• подключить систему долгосрочного хранения и при этом совместить ее с электронным архивом заказчика;
• подготовить инструменты для аудита действий пользователей, контроля над целостностью и корректностью данных.

Москва

Сфера: фармацевтика

Старт проекта: 2013 год

Процесс внедрения

Первым делом команда EnDocs погрузилась в бизнес-процессы БУАРОН. Наши специалисты определили требования к системе и спроектировали алгоритмы, по которым в компании утверждают документы. Для этого мы объединились с сотрудниками БУАРОН: вместе проработали процессы согласования и подписания бухгалтерских документов и договоров, согласования платежей и закупок.

Мы внедрили систему, которая поддерживает роботизированное подписание бухгалтерии и ручное — для договоров. Такое решение требовалось, чтобы не нарушить цепочки поставок с контрагентами, которые ведут дела на бумаге.

Для обмена юридически значимыми документами требуется оператор ЭДО. Обычно в своих проектах мы подключаем Диадок, но руководители БУАРОН выбрали СБИС. Наши программисты разработали коннектор — он позволил системе загружать из СБИС новые документы и передавать контрагентам файлы, созданные в EnDocs.

За два месяца мы настроили систему и доработали необходимые опции. Еще за месяц мы развернули сервис на серверах заказчика, протестировали его работоспособность и обучили пользователей работе с системой. На весь проект ушло около трех месяцев.

Как мы сделали работу в БУАРОН эффективнее

Кроме внедрения системы EnDocs мы сделали несколько доработок в программе и повлияли на бизнес-процессы заказчика. Это помогло еще больше сократить издержки при обработке документов:

Привели процессы обработки документов к единому стандарту — как в бумажном, так и в электронном виде.

Ускорили процессы согласования платежей, закупок и договоров.

Разработали интеграцию с оператором ЭДО — СБИС. Перевели обмен документами с контрагентами в программу, чтобы ускорить процессы подписания документов.

Сделали интеграцию EnDocs c 1C, чтобы исключить двойной ввод документов. Также их теперь не требуется добавлять вручную: СЭД автоматически синхронизирует информацию между программами.

Проект успешно выполнен всего за три месяца и в пределах согласованного бюджета. Благодаря внедренной системе компании удалось значительно сократить сроки согласования документов, повысить уровень исполнительской дисциплины, надежность хранения документов и эффективность поиска информации. Мы довольны работой и планируем дальнейшее сотрудничество!

Татарникова Е. М. Финансовый и административный директор «Лаборатории Буарон»

Результаты

После внедрения EnDocs работа с документами перешла в формат единого окна — процессы стали прозрачными, а управлять ими можно через удобный интерфейс. Теперь документы не теряются, а их подписание укладывается в сроки, которые руководители задают и отслеживают с помощью сервиса.

Менеджеры получили больше контроля над документооборотом: каждый этап отслеживается и строго соблюдается. Для каждого документа существует стандартизированный маршрут, который запускается автоматически — это сокращает время работы и убирает ошибки из-за человеческого фактора.

Автоматизация счетов и закупок ускорила согласования. Все счета регистрируются в едином реестре, поэтому работники финансового подразделения могут в любой момент получить сводку и повлиять на ситуацию, если что-то идет не так.

Стало проще следить за подписанием документов, потому что компания перешла на ЭДО с контрагентами. Также теперь не нужно тратить время и деньги на доставку бумаг, а в офис не требуется закупать канцелярию и технику для печати.

Электронный архив сократил время на поиск документов, в том числе и по запросу ФНС. Теперь нужный файл можно найти по номеру, названию или тексту внутри. Найти документ можно меньше чем за минуту.