Автоматизировали процессы ввода документов в ERP-систему с помощью электронного архива

Наш клиент –«СЕДРУС» – торгово-производственная компания, выпускающая строительные материалы для всех этапов строительства уже 25 лет.

 Москва

 Сфера: Производство и торговля

 Старт проекта: 2014 год

Руководство компании ставило своей целью сделать работу сотрудников по вводу в ERP-систему бухгалтерских документов контрагентов более прозрачной и контролируемой. 

Для этого требовалось решить ряд ключевых задач:

  • Стандартизировать и унифицировать процессы обработки документов в рамках организации;
  • Автоматизировать процессы сканирования, распознавания и ввода документов;
  • Создать электронный архив документов и обеспечить удобный и быстрый поиск нужных документов;
  • Организовать систему отчетности для получения статистической и аналитической информации о документах в электронном архиве.

Процесс внедрения

Первым делом команда EnDocs проанализировала процессы компании. Наши специалисты определили требования к хранению документов в электронном архиве, а также разработали сквозной бизнес-процесс по сканированию, обработке и вводу документов в электронный архив.

Поскольку Заказчик решил не использовать распознавание документов – то в ходе реализации проекта была создана интеграция с ERP-системой заказчика для автоматизированного получения необходимых метаданных по документам после их ввода в ERP-систему.  

Документы после сканирования поступали в электронный архив в виде неформализованных документов. Одновременно с этим в ERP-систему заказчика поступало задание на обработку нового документа. После обработки документа данные по документу из ERP-системы передавались в электронный архив и не скан документа получал все необходимые метаданные и атрибуты. Такой подход в отсутствие системы распознавания позволил избежать ручного ввода данных по документам в электронный архив.

Таким образом, в течение двух месяцев были спроектированы и согласованы новые процессы по обработке документов контрагентов. Еще два месяца ушло на настройку системы и один месяц на ее развертывание на сервера компании и проведение опытной эксплуатации.

В итоге получилась система, которая автоматически загружает отсканированные документы, формирует электронный архив и создает задания для ввода документов в ERP-систему Axapta. За счет разработанной интеграции система автоматически получает из Axapta метаданные и добавляет их к сканам документов. В результате появляется полноценный электронный архив, где документы можно найти в пару кликов.

Как мы сделали работу с документами более эффективной

Спроектирован и внедрен новый процесс по приему и обработке финансовых первичных документов от контрагентов

Сделали интеграцию EnDocs c Axapta, чтобы исключить ручной ввод реквизитов документов в электронном архиве.

Разработали отчеты для контроля состояния сбора документов, а также контроля сроков их обработки и проверки за определенный период.

Ускорили процессы ввода документов в ERP-систему

Результаты проекта

После завершения проекта в ТД Седрус сразу ощутили пользу от СЭД. До этого сотрудникам приходилось самостоятельно передавать документы в бухгалтерию, где они вручную вносились в Axapta. Много документов терялось, по их поиск и сверку требовалось много времени.

В итоге:

Работа с документами стала прозрачной. В любой момент можно отследить статус документа, узнать ответственного специалиста, проконтролировать выполнение задачи.

Найти документы теперь проще. Они хранятся в электронном архиве, где их можно легко найти, указав необходимые. Поиск занимает всего пару минут.

Подпишитесь на полезные материалы
об автоматизации и документообороте

    Нажимая на кнопку «Отправить», вы
    соглашаетесь с политикой конфиденциальности

    Вам будет интересно почитать

    Виды электронных архивов
    • Новости
    • 10

    Виды электронных архивов

    В статье расскажем какие бывают электронные архивы и зачем они нужны.

    Гибкое управление проектами Agile: все, что вам нужно знать
    • Новости
    • 11

    Гибкое управление проектами Agile: все, что вам нужно знать

    Статья раскрывает основы Agile, включая лучшие варианты использования и то, как начать планировать управление проектами Agile

    Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы
    • Новости
    • 76

    Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы

    Многие компании задумываются об автоматизации документооборота, но многие и опасаются этого процесса. О том, как всё обстоит на самом деле, речь и пойдет ниже.

    Виды электронных архивов
    • Новости
    • 10

    Виды электронных архивов

    В статье расскажем какие бывают электронные архивы и зачем они нужны.

    Гибкое управление проектами Agile: все, что вам нужно знать
    • Новости
    • 11

    Гибкое управление проектами Agile: все, что вам нужно знать

    Статья раскрывает основы Agile, включая лучшие варианты использования и то, как начать планировать управление проектами Agile

    Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы
    • Новости
    • 76

    Автоматизация документооборота — честные ответы на главные вопросы

    Многие компании задумываются об автоматизации документооборота, но многие и опасаются этого процесса. О том, как всё обстоит на самом деле, речь и пойдет ниже.

        Заказать звонок

        Мы свяжемся с вами в ближайшее время

          Оставить заявку

          Мы свяжемся с вами в ближайшее время