Автоматизировали процессы ввода документов в ERP-систему с помощью электронного архива
Подключили электронный архив для компании ТД Седрус — упорядочили процесс обработки бухгалтерских документов – поступлений и реализаций: сократили количество потерь документов и ускорили процесс ввода.
Наш клиент –«СЕДРУС» – торгово-производственная компания, выпускающая строительные материалы для всех этапов строительства уже 25 лет.
Москва
Сфера: Производство и торговля
Старт проекта: 2014 год
Руководство компании ставило своей целью сделать работу сотрудников по вводу в ERP-систему бухгалтерских документов контрагентов более прозрачной и контролируемой.
Для этого требовалось решить ряд ключевых задач:
- Стандартизировать и унифицировать процессы обработки документов в рамках организации;
- Автоматизировать процессы сканирования, распознавания и ввода документов;
- Создать электронный архив документов и обеспечить удобный и быстрый поиск нужных документов;
- Организовать систему отчетности для получения статистической и аналитической информации о документах в электронном архиве.
Процесс внедрения
Первым делом команда EnDocs проанализировала процессы компании. Наши специалисты определили требования к хранению документов в электронном архиве, а также разработали сквозной бизнес-процесс по сканированию, обработке и вводу документов в электронный архив.
Поскольку Заказчик решил не использовать распознавание документов – то в ходе реализации проекта была создана интеграция с ERP-системой заказчика для автоматизированного получения необходимых метаданных по документам после их ввода в ERP-систему.
Документы после сканирования поступали в электронный архив в виде неформализованных документов. Одновременно с этим в ERP-систему заказчика поступало задание на обработку нового документа. После обработки документа данные по документу из ERP-системы передавались в электронный архив и не скан документа получал все необходимые метаданные и атрибуты. Такой подход в отсутствие системы распознавания позволил избежать ручного ввода данных по документам в электронный архив.
Таким образом, в течение двух месяцев были спроектированы и согласованы новые процессы по обработке документов контрагентов. Еще два месяца ушло на настройку системы и один месяц на ее развертывание на сервера компании и проведение опытной эксплуатации.
В итоге получилась система, которая автоматически загружает отсканированные документы, формирует электронный архив и создает задания для ввода документов в ERP-систему Axapta. За счет разработанной интеграции система автоматически получает из Axapta метаданные и добавляет их к сканам документов. В результате появляется полноценный электронный архив, где документы можно найти в пару кликов.
Как мы сделали работу с документами более эффективной
Спроектирован и внедрен новый процесс по приему и обработке финансовых первичных документов от контрагентов
Сделали интеграцию EnDocs c Axapta, чтобы исключить ручной ввод реквизитов документов в электронном архиве.
Разработали отчеты для контроля состояния сбора документов, а также контроля сроков их обработки и проверки за определенный период.
Ускорили процессы ввода документов в ERP-систему
Результаты
После завершения проекта в ТД Седрус сразу ощутили пользу от СЭД. До этого сотрудникам приходилось самостоятельно передавать документы в бухгалтерию, где они вручную вносились в Axapta. Много документов терялось, по их поиск и сверку требовалось много времени.
В итоге:
- Работа с документами стала прозрачной. В любой момент можно отследить статус документа, узнать ответственного специалиста, проконтролировать выполнение задачи.
- Найти документы теперь проще. Они хранятся в электронном архиве, где их можно легко найти, указав необходимые. Поиск занимает всего пару минут.