Перевели работу с договорами производителя OREO на EnDocs за месяц
Подключили новую систему документооборота для «Мон’дэлис Русь» — производителя печенья OREO в России. Всего за месяц перевели в новый сервис около четырехсот сотрудников, которые подписывают несколько тысяч договоров в месяц.
Наш клиент — «Мон’дэлис Русь», российское отделение транснациональной компании Mondelēz International. Организация занимает второе место в мире среди кондитерских компаний.
Москва
Сфера: пищевая промышленность
Старт проекта: сентябрь 2023 год
Предпосылки для внедрения
В «Мон’дэлис Русь» уже использовали электронный документооборот. Он работал на основе SharePoint — это пакет программ от Microsoft для организации совместной работы сотрудников, в том числе для взаимодействия с документами. Однако поставщик ПО объявил об уходе из России, поэтому руководители «Мон’дэлис Русь» искали систему ЭДО на замену. Объем документооборота был внушительным:
- В компании системой ЭДО пользуется около четырехсот сотрудников. У всех разные уровни доступа и права в системе, также отличается необходимая функциональность. Нужно было предусмотреть взаимодействие так, чтобы сотрудники работали только с нужной информацией.
- В компании подписывают несколько тысяч договоров в месяц. Каждый документ утверждается по собственному маршруту, который нужно предусмотреть в системе.
Облачная версия EnDocs легко масштабируется под любые размеры документооборота, поэтому сервис подошел под условия заказчика.
Приступили к работе
Мы собрали проектную команду из разработчиков EnDocs и специалистов «Мон’дэлис Русь». Совместно изучили процессы согласования, которые сейчас установлены в компании, и зафиксировали целевую функциональность, которая требуется от системы ЭДО.
Обычно внедрение новой системы ЭДО занимает несколько месяцев работы и требует большой команды программистов. Но поскольку EnDocs гибко настраивается под процессы компании, доработок почти не потребовалось — решили, что подготовим переход за месяц.
При помощи встроенного в EnDocs конструктора можно настроить маршрут согласования документов любой сложности, поэтому не приходится подолгу разрабатывать индивидуальные решения для каждой компании
Небольшие доработки всё же потребовались — они были нужны, чтобы поддерживать текущие механизмы согласования в «Мон’дэлис Русь».
Добавили выбор файлов для отправки в Диадок. Раньше отправлялись все файлы, которые прошли маршрут согласования. Теперь руководитель может отметить, какой именно файл отправить контрагенту.
Добавили возможность хранения ссылок на уставные документы. Уставные документы контрагентов хранятся у «Мон’дэлис Русь» на внешнем хранилище. Для упрощения работы согласующим необходимо было размещать ссылки на эти документы в EnDocs. Мы реализовали это в виде дополнительного поля в карточке контрагента с возможностью быстрого перехода по ссылке.
Обычно после подключения ЭДО мы приступаем к обучению команды заказчика, однако в случае с «Мон’дэлис Русь» этого не потребовалось. В компании сильный методический отдел, поэтому мы обучили лишь ключевых сотрудников, которые затем составили собственные инструкции для всей организации.
Благодаря нашей работе компания перешла на новую систему документооборота, которая автоматизирует все процессы согласования договоров. Переход на EnDocs с учетом доработки новых опций и обучения сотрудников занял всего месяц.
Готовое решение провайдера «Энсол Софт» для внедрения электронного документооборота по согласованию договоров отвечало всем нашим требованиям и позволило перейти на работу в системе EnDocs в короткие сроки. Для этого не потребовалось производить подготовительную работу по загрузке карточек текущих договоров, делать дополнительные настройки и устанавливать дополнительные системы. Переход на EnDocs был осуществлен за один месяц.
Иван Иванов, Важный специалист в «Мон’дэлис Русь»
Результаты: компания перешла на новую систему менее чем за месяц
Пользователи ЭДО в «Мон’дэлис Русь» легко освоили новый сервис документооборота. Доработки перед внедрением заняли неделю, и еще две ушли на обучение работников и настройку системы.
Итоги:
- Разгрузили IT-отдел. Обслуживание нового сервиса документооборота полностью лежит на специалистах EnDocs. Компании «Мон’дэлис Русь» не пришлось закупать оборудование или подключать свой штат для поддержки системы.
- Создали платформу для масштабирования ЭДО. Чтобы увеличить объемы документооборота, достаточно подключить к сервису новых пользователей. При помощи конструктора маршрутов согласования можно проработать новые форматы обработки документов, даже если в компании появится новый отдел.
- Удешевили документооборот. Стоимость подключения пользователя в EnDocs как минимум в два раза ниже, чем в предыдущем сервисе.
Новая система понравилась сотрудникам «Мон’дэлис Русь»: она оказалась удобнее предыдущей. Руководители компании планируют настроить в EnDocs и другие процессы документооборота, а также перенести документы из старого электронного архива.