О продукте

Мой Кабинет – это интерфейс, который встречает пользователя после авторизации в системе и показывает ему всю актуальную информацию по его документами и задачам.

В один клик пользователь может увидеть актуальный статус по его документам и задачам, где он инициатор, ответственный, контроллер и т.п.

В ленте событий показываются все действия, которые производятся с вашими документами и задачами: изменение статусов согласования, новые комментарии в чатах, изменение реквизитов и т.п.

В личном кабинете пользователю доступен набор виджетов, которые предоставляют важную информацию.

Среди них: новые события, просроченные задачи, выполненные задачи и сообщения от коллег.

В разделе «Мои задачи» вашего личного кабинета собрана вся важная информация о ваших делах. Здесь вы легко найдёте просроченные задачи, задачи, которые находятся в активной работе, задачи, требующие контроля, а также выполненные задачи.

Мои документы — это раздел личного кабинета, где собрана вся актуальная информация о ваших документах.

Здесь вы всегда сможете найти последние данные о статусе ваших документов, которые находятся на согласовании.

Чтобы найти и просмотреть документы, откройте раздел «Документы» в главном меню. Все документы будут представлены в соответствующих реестрах.

Каждый реестр обладает своим уникальным набором колонок и фильтров, которые зависят от типа документа. Это позволяет легко ориентироваться в многообразии данных и быстро находить нужную информацию.

Если какие-то реестры вам не нужны, вы можете легко отключить их в настройках.

Вы можете легко настроить состав колонок в своих реестрах, воспользовавшись кнопкой «Выбор колонок». Изменить порядок расположения колонок легко – достаточно просто перетащить их мышью в нужное место.

В меню каждой колонки доступны фильтры, которые зависят от типа данных, содержащихся в этой колонке. Кликнув по заголовку колонки можно отсортировать данные, представенные в реестре.

Чтобы найти нужные документы, вы можете воспользоваться быстрым и интуитивно понятным поиском по различным атрибутам, таким как юридическое лицо, контрагент, дата, сумма и многим другим.

Для каждого типа документов доступен свой уникальный набор поисковых параметров, что делает поиск более гибким и точным.

Чтобы найти конкретный документ, достаточно ввести один или несколько необходимых реквизитов в строку поиска.

Документы, найденные с помощью поиска можно выгрузить в папку на вашем компьютере.

Вы можете выбрать формат Microsoft Excel, чтобы экспортировать список отобранных документов, или создать zip-архив, который сохранит все файлы, содержащиеся в этих документах.

Все удаленные в системе документы автоматически перемещаются в корзину. Это гарантирует, что ни один важный документ не будет утерян.

Вернуть документ из корзины может пользователь с ролью администратора системы

В EnDocs есть несколько способов создать новый документ:

• Автоматически: Документы автоматически загружаются  из электронной почты или сервиса Контур.Диадок.
• Ручное создание: Каждый пользователь может создать новый документ, просто нажав на кнопку “Создать” в главном меню EnDocs.
• Через интеграцию: Например, из системы 1С  или других подключенных интеграций

Каждый документ в системе представлен в виде карточки, в которой содержится вся необходимая информация.

В карточке вы найдёте встроенный редактор, версии файлов, чаты, историю согласований и изменений, связанные документы, а также функции для их согласования, подписания и отклонения.

Всё это поможет эффективно работать с документами, не упуская из виду ни одной важной детали.

С помощью встроенного механизма задач документооборота вы можете отправлять документы коллегам на согласование, подписание или ознакомление.

Отправляя документ нескольким сотрудникам на согласование, вы можете настроить логику процесса: хотите ли вы, чтобы они согласовывали его параллельно или последовательно, а также определить, как действовать в случае отказа одного из коллег.

После создания задачи документооборота, статус её выполнения можно отслеживать в самом документе через лист согласования, который можно экспортировать.

Лист согласования представляет собой часть карточки документа, где подробно отражена вся история согласования с резолюциями всех ответственных лиц.

При необходимости лист согласования можно распечатать.

Каждый документ может быть связан с неограниченным количеством других документов.

Вы можете добавлять связанные документы в карточку вручную, а для документов, загруженных из Диадок связи устанавливаются автоматически при их наличии.

Документы имеют статусную модель, которая определяется настройками рабочего процесса.

При создании каждый документ получает статус Новый, который может изменяться по мере его продвижения по этапам рабочего процесса.

Каждый документ в системе — это своеобразный чат, где все участники команды могут общаться легко и продуктивно.

Каждый сотрудник, имеющий доступ к документу, может оставлять сообщения своим коллегам. Уведомления о новых сообщениях будут приходить по электронной почте или в виде push-уведомлений на смартфоны.

В EnDocs есть возможность редактировать файлы, которые прикреплены к карточке документа. Поддерживаются документы в формате Microsoft Word и Excel. Вы можете редактировать их прямо в браузере, не выходя из интерфейса системы. Онлайн редактор значительно упрощает процесс создания и корректировки документов.

Все изменения, вносимые пользователями в карточку документа, фиксируются на вкладке История изменения.

Вы всегда сможете увидеть, кто создал документ, кто и какие реквизиты изменил, а также какие файлы были добавлены или удалены.

Через меню в карточке документа можно получить ссылку на этот документ.

С помощью этой ссылки вы сможете перейти к документу как в браузере, так и в мобильном приложении.

Это очень удобный способ поделиться документом с коллегами.

В EnDocs можно создать неограниченное количество досок. Для этого в главном меню нажмите кнопку Создать.

Доски могут создавать как пользователи с правами администратора, так и обычные пользователи, у которых есть соответствующие разрешения.

Для каждой доски вы можете задать индивидуальные параметры – название и иконку.

Определить состав участников и права доступа. Привязать к проекту и добавить собственные поля.

Канбан-доска — незаменимый инструмент для контроля рабочего процесса.

Ставьте задачи, меняйте ответственных и взаимодействуйте с командой внутри задач.

Руководитель в любой момент сможет отследить ход проекта, найти нужное поручение благодаря фильтрам и повлиять на рабочий процесс.

Переключив доску проекта в календарный вид, можно увидеть отображение задач на недельном срезе.

Показываются задачи и подзадачи, у которых установлен Дедлайн.

Задачи можно перетаскивать, меняя тем самым расписание. Также можно менять по высоте для изменения диапазона времени, когда задача активна.

В вид Ганта можно перейти из любой доски задач.

Инструмент упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности. Можно создать зависимости и визуально отслеживать, какие задачи должны выполняться первыми.

Любой пользователь с доступом к соответствующей доске задач может создать новую задачу.

Созданную задачу  вы можете пометить избранной через “звёздочку” в правом углу карточки.

После этого задача появится в соответствующем списке в разделе Задачи.

Каждая задача, созданная на доске, имеет не только название, но и поле для описания, где можно использовать полноценный текстовый редактор.

Вы можете открыть описание в режиме редактирования и отформатировать текст.

Каждая задача в системе — это чат.

Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу.
Решается множество важных деталей по каждой задаче.

Любую задачу в системе вы можете пометить избранной через “звёздочку” в правом углу карточки.

После этого задача появится в соответствующем списке в разделе Мои задачи. .

Задачи до досках поддерживают статусную модель, которая определяется настройками рабочего процесса.

При создании каждый документ получает статус Новый, и этот статус может изменяться в процессе его движения по этапам рабочего процесса.

Узнавайте о важных событиях по вашим задачам в мобильном приложении и по почте.

EnDocs направляет вам уведомления по всем изменения в задачах, с которыми вы работаете.

Вы можете самостоятельно устанавливать приоритеты для своих задач, выбрав нужный вариант в свойствах.

К вашим услугам четыре уровня приоритета: низкий, средний, критичный и блокер.

Теги в задачах — инструмент для организации задач и управления проектами.

С их помощью можно классифицировать задачи, расставлять приоритеты, а также быстро искать и фильтровать задачи.

Все изменения, которые пользователи делают в задаче –  фиксируются на вкладке История изменения.

У вас всегда будет информация кто задачу создал, кто какие реквизиты изменил, какие файлы добавил или удалил и т.п.

Для создания нужных подборок задач на доске есть возможность быстрого и удобного поиска по атрибутам задач, таким как исполнитель, статус, проект и т. п.

EnDocs предоставляет возможность подписывать документы электронной подписью.

Вы можете использовать как собственные подписи, которые хранятся на вашем USB-накопителе или установлены в памяти компьютера, так и облачные подписи, созданные непосредственно в системе EnDocs.

Вы можете подписывать документы в системе EnDocs в процессе их согласования, используя электронную подпись.

Процесс подписания доступен, если активная задача имеет тип «Подписание». Этот тип задач можно задать заранее в маршрутах рабочих процессов или вручную, когда вы определяете согласующих.

EnDocs предоставляет возможность создавать неквалифицированные электронные подписи (НЭП) для подписания документов. Чтобы получить подпись, пользователю необходимо иметь подтвержденный аккаунт на портале Госуслуг.

Выпущенные электронные подписи могут использоваться для различных целей, например, для подписания кадровых или внутренних документов.

В системе EnDocs предусмотрен реестр доверенностей, в который можно загружать как машиночитаемые (МЧД), так и бумажные доверенности.

Эти доверенности затем используются в модуле КЭДО для подписания кадровых документов.

Модуль распознавания позволяет распознавать документы и извлекать из них необходимые данные.

По умолчанию поддерживается распознавание основных бухгалтерских документов, таких как УПД, Счет-фактура, акты и товарные накладные, а так же счета на оплату.

Распознавание доступно только для документов, загруженных в автоматическом режиме из электронной почты или вручную добавленных пользователем в специальный реестр Загруженные

Данные из EnDocs – согласованные счета и договора, документы поставщиков – могут передаваться в 1С Бухгалтерию. Для этого достаточно установить модуль EnDocs для 1С.

А если подключить модуль распознавания – данные из табличной части документов будут передаваться в 1С, что значительно сократит время на ввод документов вручную.

Кадровые документы можно передавать из 1С Зарплата и Управление персоналом в EnDocs. Документы могут автоматически запускаться по заранее настроенным маршрутам на согласование, ознакомление или подписание.

Справочники сотрудников и подразделений синхронизируются с EnDocs в автоматическом режиме.

Нужно просто подключить интеграцию с 1С ЗУП и установить модуль EnDocs для 1С ЗУП.

Благодаря интеграции с сервисом Контур.Диадок можно без труда загружать в EnDocs все документы, полученные или отправленные через Диадок.

Система автоматически заполнит все необходимые реквизиты документа и сформирует печатную форму с синим штампом, содержащим информацию об отправителе и электронной подписи.

Вы можете редактировать документы и таблицы прямо в интерфейсе EnDocs благодаря встроенному редактору от компании МойОфис.

Для этого достаточно выбрать нужный файл и нажать кнопку Редактировать.

Вы можете интегрировать свои информационные системы с EnDocs через API.

C использованием API можно загружать и передавать документы, а также запускать их на согласование и согласовывать документы непосредственно из интерфейса ваших систем.

Отчет показывает информацию по исполнительской дисциплине и статистике выполнения задач в различных аналитических разрезах:

• по ответственным исполнителям
• с нарушением и без нарушения сроков
• и т.п.

Для удобства работы по счетами в системе предусмотрены отчеты, показывающие статус оплаты по счетам клиентов и поставщиков.

У вас всегда будет актуальная информация о задолженности

Интеграция с электронной почтой позволит  автоматически загружать документы, которые отправлены на адрес, указанный в настройках.

При подключенном модуле распознавания система автоматически заполнит реквизиты и запустит его по заранее заданному маршруту для согласования.

В EnDocs можно автоматически заполнять документы по шаблонам.

Шаблон представляет собой образец будущего документа, в котором содержатся общие фразы для данного типа или вида документа, но без конкретных данных. Шаблоны значительно ускоряют процесс создания файлов, позволяя избежать необходимости заполнять документ с нуля.

Вы можете создавать маршруты (workflows) для автоматизации бизнес-процессов и работы с документами.

Для каждого типа документа доступно неограниченное количество маршрутов, которые могут различаться составом согласующих, типами задач, наличием автоматических проверок (например, проверка суммы договора, сравнение дат и так далее) и другими характеристиками.

Настраивать рабочие процессы имеет право только пользователь с ролью Администратор.

Документы, которые были загружены автоматически, например, из электронной почты или с помощью Диадок, могут быть автоматически запущены по заранее настроенному маршруту рабочего процесса.

Специальные функции — это автоматизированные этапы, которые можно добавлять в рабочие процессы.

Они могут выполнять различные задачи, такие как конвертация документов в PDF-формат, проверка полей на заполненность и поиск дубликатов. При настройке маршрута вам достаточно выбрать нужную функцию для каждого этапа из предложенного списка.

Вы можете передать  задачу по документу своему заместителю или коллеге.

В этом случае ваш коллега получит уведомление о новой задаче, и она появится в его личном кабинете.

В процессе согласования документа вы можете добавить дополнительного согласующего.

Документ будет передан на согласование вашему коллеге и после его согласования вернется к вам.

Вы можете настроить себе замещение в случае отпуска, болезни или командировки.

Все новые и действующие задачи будут переданы вашему заместителю. Переданные задачи всегда можно вернуть обратно.

Пользователь с ролью Администратор может настроить замещение для любого пользователя

Сроки выполнения задач контролируются автоматически.

Инициатор, контроллер и исполнитель получают уведомления о нарушении сроков по эл.почте и в мобильном приложении.

Организации — это справочник, в который вы можете добавить все свои компании. В одном аккаунте вы сможете хранить и работать с документами и задачами, относящимися к нескольким юридическим лицам.

Доступ к документам можно разграничить в зависимости от организации.

Справочник контрагентов содержит информацию о контрагентах, с которыми вы работаете.

Вы можете указывать нужного контрагента в ваших документах и задачах и легко находить нужные данные используя функцию поиска

Справочник сотрудников — это важный компонент модуля КЭДО, который позволяет работать с кадровыми документами в системе, указывая сотрудника, к которому относится документы

Справочник предоставляет возможность загрузить в систему вашу организационную структуру.

Вы можете указать подразделение для каждого документа, выбрав его из списка.

Права доступа к документам могут быть настроены в зависимости от подразделений.

Права доступа к документам в системе контролируются на основе их реквизитов: компаний, проектов, подразделений и типов документов.

Вы можете назначать права отдельным пользователям или группам, что позволяет организовать доступ к документам наиболее удобным для вас образом.

Настройка прав доступа осуществляется пользователем с ролью Администратор.

Вы можете создавать роли для пользователей, которые будут участвовать в ваших рабочих процессах.

Для этого необходимо создать роль и указать её в качестве ответственного на каждом этапе рабочего процесса.

Использование ролей  позволит легко менять исполнителей в ваших процессах, добавляя или удаляя пользователей из созданной роли.

Настраивать роли может только пользователь с ролью Администратор.

EnDocs предоставляет возможность создавать собственные виды документов и вносить изменения в уже существующие.

Для каждого типа документа можно определить набор реквизитов и выбрать те из них, которые будут отображаться в системе.

Вы можете добавлять новые реквизиты в карточки документов и задач.

Поддерживается ввод различных типов данных: строк, дат, выпадающих списков, денежных сумм, таблиц и т. д.

Добавлять поля имеет право только пользователь с ролью Администратор.

Нумератор позволяет указать правила автоматического присвоения номеров вашим документам.

Можно настраивать правила для разных видов документов в зависимости от организации.
Настраивать нумератор может пользователь с ролью Администратор

Мобильное приложение поможет вам всегда быть онлайн.

Получайте уведомления о новых задачах и событиях. Согласовывайте и отклоняйте документы и общайтесь в чатах
Приложение доступно для iOS и Android.

Шифрование происходит в канале между клиентом и сервером с использованием протокола SSL.

Это самый распространённый метод защиты информации, который обеспечивает высокий уровень надёжности, который используется во многих популярных облачных сервисах.

Для аккаунтов в облачной версии мы регулярно создаём резервные копии на случай, если потребуется восстановление данных. Этот процесс осуществляется нашей командой.

EnDocs также предлагает возможность автоматической выгрузки всех данных в ваше внешнее хранилище, которое вы можете настроить в своей инфраструктуре.

Каждый документ в системе — это своеобразный чат, где все участники команды могут общаться легко и продуктивно.

Каждый сотрудник, имеющий доступ к документу, может оставлять сообщения своим коллегам. Уведомления о новых сообщениях будут приходить по электронной почте или в виде push-уведомлений на смартфоны.

Каждая задача в системе — это чат.

Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу.
Решается множество важных деталей по каждой задаче.

Через меню задачи можно получить ссылку на задачу.

При отправке ссылки в чатах EnDocs она будет отображаться с ID и текстом названия задачи.

По данной ссылке можно перейти к задаче как в браузере, так и в мобильном приложении.

Через меню в карточке документа можно копировать ссылку на эту документ.

С помощью этой ссылки вы сможете перейти к документу как в браузере, так и в мобильном приложении. Это очень удобный способ поделиться документом с коллегами.

Узнавайте о важных событиях по вашим документам и задачам в мобильном приложении и по почте.

EnDocs направляет вам уведомления по всем изменения в задачах и документах, с которыми вы работаете.