Законодательство об ЭДО – какие новые законы изменят вашу работу с документами

В данной статье мы рассмотрим последние изменения в законодательстве об электронном документообороте, а также их влияние на бизнес-процессы и требования к компаниям в сфере обработки документов.

Основные нормативно правовые акты об электронном документообороте

В российском законодательстве отсутствует единый закон о электронном документообороте (ЭДО). Однако этот процесс регулируется через различные нормативно-правовые акты, такие как Налоговый и Гражданский кодексы, федеральные законы, постановления правительства и приказы ФНС. Эти документы определяют общие правила применения цифрового документооборота в различных сферах деятельности.

Электронный документооборот представляет собой эффективное решение для множества бизнес-задач. Он способствует ускорению проведения сделок, обеспечивает быструю передачу, получение, хранение и поиск документов, а также упрощает процесс предоставления отчетности в различные контролирующие государственные организации. Особенности работы с цифровым документооборотом определяются нормативно-правовыми актами.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» является одним из наиболее значимых для электронного документооборота. Этот закон регулирует отношения, связанные с использованием электронных подписей (ЭП), которые придают цифровым документам правовую силу. Без них обмен документами с контрагентами или государственными органами, включая акты, соглашения, договоры и отчетность, может иметь только информационный характер.

Кроме того, к основным нормативно-правовым документам, устанавливающим правила электронного документооборота в России, относятся:

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. В статье 169 содержатся требования к электронным счетам-фактурам (СФ) и процедурам их подписания с использованием ЭП, а статья 93 устанавливает порядок представления электронных документов в налоговые органы.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Статьи 160 и 434 регулируют возможность обмена документами в электронном формате при заключении сделок.
3. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим законом, в статье 9 определено, что первичные учетные документы могут составляться и оформляться как на бумажном носителе, так и в виде электронных документов с использованием электронной подписи.
4. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 2 дано определение понятия “электронный документ”.

Кроме федеральных законов и статей в кодексах, электронный документооборот регулируется разнообразными приказами и постановлениями:

1. Например, приказ Минфина России от 05.02.2021 года № 14н устанавливает процедуру выставления и получения счетов-фактур в цифровой форме через телекоммуникационные каналы связи с применением усиленной квалифицированной ЭП.
2. Приказ ФСБ России № 795 определяет состав квалифицированной электронной подписи (КЭП) и требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП, включая его представление на бумажном носителе для физических лиц, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
3. Постановление Правительства России № 1137 утверждает форму и правила заполнения счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, журналов учета счетов-фактур и книг покупок-продаж.
4. Приказ ФНС России № 820 устанавливает формат электронного счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров и оказании услуг (УПД).
5. Приказ ФНС России № 736 определяет формат корректировочных счетов-фактур и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг.
6. Приказ ФНС России № 36 утвердил форматы технологических документов, используемых в документообороте.

Последние изменения в нормативно законодательных документах об ЭДО и пополнение их перечня

В этой части статьи мы рассмотрим актуальные изменения в нормативных документах касательно электронного документооборота, а также расширения и дополнения его перечня.

Изменения в законе об электронной подписи

Изменения в законе об ЭП отражают активное развитие сферы электронного документооборота в России. Этот закон является одним из наиболее подверженных изменениям нормативных актов в этой сфере. В 2021 году вступили в силу поправки к закону № 63-ФЗ, которые ужесточили требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим ЭП.

Количество аккредитованных УЦ значительно сократилось: большинство из них не смогли соответствовать новым правилам. С 1 января 2022 года индивидуальные предприниматели и руководители организаций начали использовать подписи ФНС, которые могут быть получены в налоговых УЦ или у их доверенных лиц.

Одно из основных изменений в 2023 году – обязательное использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подтверждения полномочий вместе с сертификатом ЭП физического лица. С 1 сентября сотрудники компаний и индивидуальные предприниматели переходят на использование сертификатов физического лица и МЧД для работы с электронными документами от имени организации.

В августе 2023 года были внесены новые поправки в закон № 63-ФЗ. Они продлили возможность использования сертификатов сотрудников юридических лиц до 31 августа 2024 года, но срок действия сертификатов может истечь раньше. Получить такие подписи можно было до 31 августа 2023 года только в коммерческих УЦ.

Сертификаты сотрудников юридических лиц содержат информацию о компании и самом сотруднике. Схема с использованием МЧД выглядит иначе: информация о сотруднике содержится в сертификате физического лица, а его полномочия подтверждаются МЧД, подписываемой руководителем организации. Машиночитаемая доверенность, также известная как электронная, является XML-документом, который подтверждает полномочия физического лица действовать от имени компании или индивидуального предпринимателя.

Новые поправки также внесли изменения в трансграничный электронный документооборот. В соответствии с новой процедурой, электронные подписи иностранных юридических лиц будут признаваться на основе соглашений между участниками электронного документооборота, где будут указаны требования к ЭП.

Другое важное изменение, закрепленное новыми поправками, – выдача сертификатов ЭП руководителям филиалов иностранных компаний, которые теперь могут быть получены в удостоверяющем центре ФНС.

Обязательный электронный документооборот для маркированных товаров

С начала 2022 года участники сферы обращения товаров, подлежащих обязательной маркировке, обязаны передавать информацию о таких товарах в систему “Честный ЗНАК” исключительно через операторов электронного документооборота. Это обязательство распространяется на определенные категории товаров, включая табак, обувь, товары легкой промышленности, шины и покрышки, духи и фототехнику. Передача данных непосредственно в систему “Честный ЗНАК” возможна только при выводе указанных товаров из оборота.

С сентября 2022 года производители, импортеры, оптовые и розничные продавцы молока и молочной продукции обязаны осуществлять электронный документооборот для передачи информации в систему маркировки и вести учет объемов и ассортимента товаров. Те же требования будут применяться к участникам рынка упакованной воды с ноября 2022 года.

Перевод транспортных документов в электронный вид

С начала 2022 года участники грузоперевозок получили возможность переводить транспортные документы в электронный формат, избегая необходимости создания их бумажных копий. Уже утверждены электронные форматы для различных документов, включая транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости и другие.

С 1 сентября 2022 года в России вводится в действие Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), управляемая Минтрансом России. На данный момент в системе доступна возможность электронного оформления транспортных накладных, сопроводительных ведомостей и заказ-нарядов. С 1 марта 2023 года в ГИС ЭПД также будет доступна возможность создания путевых листов, договоров фрахтования, заказов и заявок. Участники рынка грузоперевозок смогут работать с ГИС ЭПД через операторов электронных перевозочных документов, которые будут определены Минтрансом.

Нормативную базу для данной инициативы составляют Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 336-ФЗ и Приказ Федеральной налоговой службы от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@.

Электронный документооборот с контрагентами

Согласно статьям 160 и 434 контрагенты могут обмениваться документами в электронном виде. Наиболее распространенные типы документов – договоры, акты, счета, счета-фактуры. Но конкретного списка разрешенных для ЭДО документов нет. Поэтому это могут быть и акты сверки, отчеты, информационные письма и т.д.

Прежде чем начать обмен, контрагенты должны добавить друг друга в сервисах операторов ЭДО, например, Диадок или СБИС. Это похоже на добавление в друзья в соцсетях с последующей возможностью отправлять сообщения (в данном случае – документы).

Обмен документами в сервисах ЭДО происходит просто и удобно:

1. Достаточно создать документ в этом формате и направить его своему контрагенту. Документ может быть в формате Word, PDF и т.п. 
2. Далее одна из сторон загружает его в ЭДО, подписывает электронной подписью и направляет другой стороне,
3. Другая сторона также подписывает его.

Если был подписан и отправлен ошибочный документ (например, старая версия договора), то отправку можно аннулировать.

Все действия с документом отмечаются в системе ЭДО, и если всё в порядке, формируется статус “Документооборот завершен”.

Дополнительные требования со стороны Налоговой есть к формализованным документам (счет-фактурам (статья 169 НКРФ), УПД, Накладным и актам  и т.п.). Это связано с тем, что на основании счет-фактур принимается решение о возврате НДС. В частности, в счёт-факторах должна быть указана налоговая ставка, наличие акциз, страна происхождения товара, сумма налога и другие данные. Электронная счёт-фактура может быть подписана только КЭП руководителя или доверенным лицом.

Также регулируется документооборот, связанный с реализацией товаров, подлежащих маркировке (см. выше) и прослеживанию импортных товаров в рамках Национальной системы прослеживания товаров (см. Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108).

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

С начала 2021 года начали действовать правила удаленной работы, установленные соответствующим законом, который помимо регулирования самой дистанционной работы также определил процедуру обмена документами между работодателем и сотрудниками, работающими на удаленке. Этот закон дал возможность работодателям обмениваться сотрудниками удаленно в электронном формате.

С 22 ноября 2021 года работодатели получили возможность перевести весь процесс кадрового делопроизводства в электронный формат. Новые поправки в Трудовой кодекс РФ разрешили вести практически все кадровые документы в цифровом виде и установили порядок взаимодействия между работодателем и работником через систему электронного документооборота.

Теперь нанимаемые сотрудники могут приниматься на работу удаленно. Трудовой договор составляется в электронном виде и подписывается цифровой подписью. Кадровому отделу уже не требуется вести документацию на бумаге, так как сотрудники могут ознакомиться с приказами, распоряжениями, уведомлениями и другими документами в цифровом формате. Для подписания кадровых документов сотрудники используют электронные подписи.

Оставшиеся в бумажном формате документы включают в себя журналы по инструктажу по охране труда, акты о несчастных случаях на производстве и приказы об увольнении (за исключением случаев, когда увольнение касается дистанционных работников). С 1 сентября 2022 года работники и соискатели могут создавать, подписывать и передавать кадровые документы работодателю через личный кабинет на портале Госуслуг.

EnDocs КЭДО – работайте с кадровыми документами без бумаги

Мы поделились опытом внедрения кадрового электронного документооборота в отдельной статье. Если вы планируете перевести процессы кадрового делопроизводства в вашей компании в электронный формат, рекомендуем подключиться к EnDocs КЭДО. Наш сервис поможет вашему персоналу эффективно обрабатывать, подписывать и хранить документы в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства. Наши решения базируются на Федеральном законе от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ, Федеральном законе от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ и Постановлении Правительства РФ от 1 июля 2022 года №1192.

Распространенные вопросы по теме

Перед внедрением или использованием электронного документооборота важно разобраться в ряде распространенных вопросов, которые могут возникнуть у предпринимателей и организаций. В данном обзоре мы рассмотрим основные аспекты этой темы, начиная от преимуществ и недостатков электронного документооборота до вопросов безопасности и соответствия требованиям законодательства.

Какие основные требования установлены законодательством для электронного документооборота?

Законодательство РФ прямо не выдвигает к ЭДО никаких требований, но из различных документов следует, что ЭДО должен обладать следующими качествами:

1. Функциональность – система должна обеспечивать создание, согласование, подписание и передачу электронных документов, а также хранение документации в электронном виде.
2. Информационная безопасность – документы должны быть защищены шифрованием и доступ к ним должен быть ограничен для уполномоченных работников.
3. Регистрация действий с документами – каждый этап прохождения документа должен быть зафиксирован.
4. Упрощение работы с документами – система должна помогать оптимизировать бизнес-процессы и снижать издержки на печать, почтовые отправления и расходные материалы.
5. Соответствие законодательству – система должна отвечать требованиям, установленным для электронного документооборота, и законодательным требованиям.

В чем заключаются последние изменения в законодательстве об электронной подписи?

Последние изменения в законодательстве об электронной подписи включают:

1. Возможность использования квалифицированных сертификатов сотрудников юридических лиц без предоставления машиночитаемой доверенности до 31 августа 2024 года.
2. Введение квалифицированных сертификатов ключа проверки электронной подписи сроком действия 12 лет, которые могут выдавать аккредитованные удостоверяющие центры.
3. Возможность признания иностранных электронных подписей усиленными на основании соглашения между участниками трансграничной сделки.
4. Выдачу Удостоверяющим центром ФНС России квалифицированных сертификатов филиалов и представительств иностранных юридических лиц с 1 сентября 2023 года.

Какие виды документов могут циркулировать в электронной форме согласно текущему законодательству?

Закон не накладывает ограничений на виды электронных документов. Это могут быть:

Однако на некоторые из них предусмотрено законодательное регулирование, которое выдвигает требования к внешнему виду, структуре и содержимому этих документов. К ним относятся, в частности, кадровые документы, первичные документы с контрагентами и т.д. 

Кроме того, для некоторых документов электронный вид на данный момент не предусмотрен. Один из примеров – паспорта.

Какие обязательства возлагаются на организации в рамках обязательного электронного документооборота?

Законом не предусмотрено отдельных обязательств для компаний, работающих на ЭДО. Тем не менее, следует обратить внимание на то, что после миграции:

1. Необходимо использование электронных документов, соответствующих требованиям законодательства и нормативных актов.
2. Становится возможным взаимодействие с государственными органами и другими организациями через электронные каналы связи, представление необходимой информации и документов в электронной форме.

В остальном – работают общие принципы организации документооборота в бизнесе:

1. Обеспечение безопасности и конфиденциальности электронных документов, защита их от несанкционированного доступа и использования.
2. Соблюдение сроков хранения электронных документов и обеспечение их сохранности в течение установленного периода.
3. Регулярное обновление программного обеспечения и технических средств для обеспечения корректного функционирования системы электронного документооборота.

Бумажный и электронный документооборот можно использовать параллельно, то есть переход на ЭДО не запрещает использование бумажных документов с контрагентами.

Как процедура перевода документов в электронный вид регулируется законодательством?

Глобально процедура перевода документов в электронный вид законодательством не регулируется. Каждая компания реализует проект так, как считает нужным. При этом иногда требуется оптимизировать некоторые бизнес-процессы. Для крупного бизнеса помощь в миграции на ЭДО оказывают внешние консалтинговые и методологические организации, а также вендоры СЭД. Для малого и среднего бизнеса достаточно участия вендоров СЭД.

В ходе миграции следует учитывать

1. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ,
2. Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ, который регулирует ЭДО в сфере трудовых отношений,
3. а для счет-фактур дополнительно руководствоваться Приказом Министерства финансов Российской Федерации «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной ЭП» от 10.11.2015 г. № 174н.

Электронная подпись, используемая для придания юридической значимости электронным документам, равнозначна собственноручной подписи на бумажном документе при соблюдении определенных условий.

Заключение

В заключении статьи можно отметить, что последние изменения в законодательстве об электронном документообороте отражают стремление правительства к современным технологиям и повышению эффективности бизнес-процессов. Вступление в силу новых нормативных актов, регламентирующих электронный документооборот, не только облегчает ведение деловых операций, но и способствует сокращению бюрократических процедур и повышению безопасности информации.

Электронный документооборот становится неотъемлемой частью современного делового мира, и важно, чтобы компании и организации адаптировались к этим изменениям. Они должны внедрять современные технологии в свои процессы, обеспечивая безопасность и надежность обмена документами. При этом необходимо учитывать требования законодательства и следить за его изменениями, чтобы быть в курсе последних норм и стандартов.

Наконец, для успешной адаптации к изменениям в законодательстве и эффективного управления электронным документооборотом компании могут воспользоваться услугами специализированных платформ и сервисов, которые помогут им соблюдать требования закона и оптимизировать бизнес-процессы.