ЭДО с контрагентами

01 августа 2019

EnDocs предлагает инструмент для организации электронного документооборота с контрагентами: от отправки и приема до проверки, согласования и контроля в едином интерфейсе с разными операторами ЭДО

Переход на безбумажный документооборот с контрагентами — неотъемлемая часть цифровой трансформации компании

Новые документы

Все документы в поточном режиме заносятся в систему и формируют единый архив:

Входящие автоматически загружаются из сервисов ЭДО. При этом для формализованных документов определяется вид и заполняются реквизиты
EnDocs формирует печатные формы для документов в электронном формате ФНС, что позволяет просматривать формализованные документы прямо в интерфейсе системы и выгружать их печатные формы с отметками об электронной подписи
Если контрагент не подключен к сервисам ЭДО, то документы заносятся в систему из файлового хранилища или со сканера
Исходящие первичные документы могут загружаться из ERP-системы, подписываться в EnDocs и отправляться контрагенту
Такие документы как договоры, могут создаваться по авто-заполняемым шаблонам EnDocs и после согласования, подсыпаться КЭП и отправляться контрагенту

Согласование и подписание

Документы, внесенные в EnDocs, отправляются на обработку и рассмотрение по гибким маршрутам, учитывающим регламенты компании и реквизиты документов.
Для согласующих может использоваться простая или усиленная электронная подпись. Финальное утверждение документа производится усиленной квалифицированной подписью.
Поддерживается облачная КЭП КриптоПро DSS и Контур DSS. Благодаря облачной подписи можно подписывать документы в мобильном интерфейсе на смартфонах.

Интеграция с операторами ЮзЭДО

Коннекторы к операторам ЭДО входят в поставку системы и позволяют бесшовно интегрировать внешний документооборот во внутреннее процессы взаимодействия и работы с документами.
В рамках процесса согласования после подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена и ставится на контроль, а при получении ответа система EnDocs уведомляет об этом ответственного. Статус подписания документа дублируется в учетную систему для удобства пользователей.

Хранение и удобный поиск

После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, УПД, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.

В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения и реквизитов документа. Это значительно сокращает время на поиск нужного документ

ЭДО с контрагентами:

Ускоряет бизнес-процессы

ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить первичные документы и договоры можно за несколько секунд. При этом вся работа в независимости от оператора ЭДО происходит в привычном интерфейсе СЭД. EnDocs поддерживает обмен документами через Диадок, СБИС и Сфера.Курьер

Обеспечивает юридическую значимость документов

В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы. EnDocs сохраняет полный юридически-значимый протокол передачи документа

Делает документооборот прозрачным

При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе

Сокращает затраты

В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 30–60 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке

Упрощает взаимодействие с госорганами

63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми и приравнивает их к бумажным оригиналам с собственноручной подписью. Такие документы можно представить в суды и госорганы. Например, налоговая принимает декларации и книги покупки и продаж, если они подписаны электронной подписью.

Бизнес-эффект

Cнижение трудозатрат на обработку и ввод данных документов более чем на 50%
Уменьшение количества ошибок ввода данных в 3–10 раз
Увеличение скорости ввода данных в 3–10 раз
Сокращение расходов на персонал за счет создания «Единого центра обработки документов»