EnDocs для бухгалтерии
В бизнесе на бухгалтерии завязана уйма процессов — через эту структуру проходят все деньги компании. Поэтому на бухгалтеров сваливают уйму работы, а если что-то идёт не так — то их же и ругают.
Если бухгалтеры перегружены, в других отделах работа тоже замедляется. Возникает ситуация, которая ставит всех в ступор:
- заказчики возмущаются на то, что в бухгалтерия работает медленно;
- сами бухгалтеры завалены задачами и работают на пределе сил.
В конечном итоге бухгалтеры стрессуют, другие сотрудники тоже нервничают. Работа идёт медленно, и каждый день бизнес теряет деньги: ведь новые договоры не подписываются, закупки идут нединамично, а компания попадает на штрафы из-за неоплаченных вовремя счетов.
Почему так происходит, и как это решить 
Каждый бухгалтер загружен вдвое больше, чем влезает в рабочий день
Представьте: бухгалтер приходит на работу к 9 утра, а на электронной почте висит 20 писем, и ещё 5 — на корпоративной. В рабочем чате щёлкают уведомления, на столе лежит кипа бумаг. Коллега переминается с ноги на ногу около кабинета — ему явно что-то нужно.
Среди бумаг бухгалтер откапывает рабочий компьютер и запускает. На телефоне раздаётся первый звонок, а дальше всё как в тумане:
- пока читаешь 25 писем, которые набежали за ночь, прилетают новые. Телефон разрывается от звонков — и каждого коллегу нужно проконсультировать. А потом и перепроверить информацию!
- одной рукой разгребаешь документы — звонят контрагенты. Нужно срочно подготовить закрывающие документы. Организация бюджетная, поэтому первичку будут разглядывать под лупой, нужно сделать всё так дотошно, чтобы потом сотню раз не переделывать
- в ЭДО появляется требование от налоговой — непонятно, какие документы и за какой период хотят. Двадцать минут вызваниваешь инспектора, параллельно отвечая на звонки коллег
- директору нужна управленческая отчётность. Коллегам срочно потребовались распечатки платёжных поручений из банк-клиента по сделке, потом внести их в реестр. И не забыть про отчёты!
- принимаешь и сортируешь корреспонденцию от почтальона, делаешь квартальную управленку, четыре отчёта по статистике отделов, один — для головной организации, копируешь справки для уволенного сотрудника, консультируешь коллег, делаешь доверенности…
Обычно график бухгалтера в основном состоит из крайне важных, неотложных и срочных дел, которые коллеги просят сделать «прямо сейчас». И лишь к 16 часам, когда хотя бы часть этих задач сделана, бухгалтер наконец может отхлебнуть утреннего кофе и заняться бухгалтерией.
Бухгалтерия перегружена от отсутствия инструментов для работы
У бухгалтеров существует два типа задач: регулярные и ситуативные. Первые проходят по строгим регламентам и срокам — нужно лишь выполнять их правильно и вовремя. Разовые задачи возникают спонтанно, поступают от разных лиц, и обычно срочные — они так и норовят сломать рабочий процесс.
Ситуативные задачи возникают бесконечно и вносят хаос в работу. Из-за этого они копятся, на них не получается реагировать быстро, а времени не хватает даже на регулярные задачи. Проверять документы и разбирать почту приходится в спешке, на совещаниях приходится думать о бумагах в кабинете. В итоге бухгалтеру приходится либо перерабатывать, либо выполнять задачи как попало.
Проблема усугубляется устаревшим подходом к бухгалтерии: задачи передают по почте или телефону. Документы вообще попадают бухгалтеру то по почте, то в распечатках, то вообще на флешках. Только разбор рутины съедает половину рабочего дня.
Чтобы рабочий процесс был управляемым, нужно использовать специализированные инструменты для оптимизации задач. Они автоматизируют рутину, приводят документы в единый вид и в несколько раз сокращают нагрузку на бухгалтерию.
Рассказываем, как такие техники реализованы в EnDocs
Автоматизация ускоряет и синхронизирует работу отделов
Первичку вводит не бухгалтер, а робот
В компаниях без отлаженных инструментов документы поступают из сотни источников сразу. Сотрудники не особо задумываются, как разгребать этот беспорядок, поэтому просто оставляют бумаги на столе, присылают сканы по электронной почте или в рабочие чаты. Некоторые просто отправляют файл «File.pdf» — а бухгалтер потом разбирается, что с этим документом делать.
Если счёт не затерялся на полпути — это уже успех. После того, как бухгалтер проверил чаты, бумаги на столе, электронную почту, флешки от коллег, документы нужно занести в систему учёта. Приходится несколько часов вбивать номера документов, присваивать им даты и описания — монотонная и занудная работа, которая отнимает львиную долю времени.
Чтобы работать быстрее, документы должны правильно храниться. Для этого нужно свести все источники поступления бумаг воедино и организовать их. В EnDocs за этот процесс отвечает искусственный интеллект:
- документы в сервис автоматически загружаются из разных источников: при сканировании или создании на компьютере, из Диадока, 1С или электронной почты;
- система умного распознавания анализирует документ: она определяет его тип, подписантов, дату и контрагентов. Все эти данные автоматически размечает в EnDocs и присваивает бумаге номер;
- все документы хранятся в электронном архиве — их можно найти по номеру, ответственным, сумме счёта, типу, названию и по другим характеристикам. Поиск в системе занимает пару секунд.
Когда документ согласовали внутри компании, его не придётся вручную заводить в 1С. Его автоматически перенесёт EnDocs при помощи интеграции.
Счета оплачиваются в несколько раз быстрее
Во многих компаниях есть одна и та же проблема: согласование счетов отнимает уйму времени и сил. Даже когда есть бюджеты, это не спасает. Да и на бумаге этот процесс в любом случае превращается в кошмар.
Перевод счетов на ЭДО – неочевидные вещи, на которых можно сэкономить и заработать
В EnDocs бухгалтер работает только с согласованными счетами. Достаточно один раз настроить маршрут согласования в системе EnDocs — и счета будут автоматически переходить между согласующими. И только после согласования попадать к бухгалтеру на оплату.
Работа со счетами прозрачна для всех участников процесса. Менеджеры перестают донимать бухгалтерию вопросами «Ну как там?». Вместо этого они могут открыть EnDocs и посмотреть статус документа, который им требуется.
Согласования и оплаты проходят в несколько раз быстрее, потому что бухгалтерам не приходится разрываться между сотрудниками. Все согласованные счета попадают в реестр на оплату. Бухгалтеру нужно просто выбрать время для оплаты согласованных счетов. Например 16-00 по вторникам и четвергам.
Рутина со временем исчезает
Работа всегда поступает хаотично, её больше нужного, и задачи неизбежно выпадают из списка дел. Одну часть этой неприятной рутины EnDocs снимает, когда ускоряет работу бухгалтера и выполняет работу вместо него. Другую — когда помогает распланировать текучку.
Главное правило эффективности — фиксировать любые задачи. Даже если дела записаны в блокноте, они уже не потеряются. Ещё удобнее — расставлять задачи на канбан-доске. В этом случае вы сможете распределять работу в зависимости от сроков или типа задач.
Доски задач в EnDocs позволяют не только организовать собственную работу, но и синхронизировать задачи отдела. Например, передавать дела другим исполнителям или предоставлять доступ коллегам, чтобы они могли оценить вашу нагрузку.
Когда в команде все в курсе загруженности друг друга, работать становится проще. Коллеги не станут требовать от вас невозможного, а выполнят задачу самостоятельно или попросят менее занятого сотрудника.
Автоматизация бухгалтерии экономит время и деньги
Мы проверяли: с подключением EnDocs компании тратят на документооборот почти на треть меньше, а документы подписывают в 9.8 раз быстрее. Бухгалтерия может заниматься действительно важными задачами, а не тонуть в бесконечной рутине, разгребая кипы бумаг.
Руководители тоже в выигрыше: все финансы компании оказываются на виду. Можно не переживать, что счёт затеряется на полпути или возникнет кассовый разрыв. Закупки и работа с контрагентами становятся динамичнее, поэтому бизнес быстрее растёт. К тому же, компания экономит на канцелярии и логистике.
