Перевод счетов на ЭДО — неочевидные вещи, на которых можно сэкономить и заработать
Зачастую без ЭДО счета теряются, тормозят оплаты, а менеджеры атакуют бухгалтеров бесконечными расспросами. Из-за этого все процессы тянутся медленно, и каждый счёт приходится контролировать вручную — бизнес тратит деньги и время. Рассказываем, как исправить ситуацию с помощью ЭДО и заработать на этом.
Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это сервис, который оцифровывает работу с документами. Мы помогаем компаниям избавиться от бумажной рутины и ускорить бизнес-процессы.
Одна из возможностей нашего сервиса — работа со счетами. Мы автоматизируем работу с этими документами, из-за чего они всегда под контролем: менеджеры в любой момент могут отследить статус документа. Это отражается на прибыли компании — закупки становятся динамичнее, а сотрудников для обслуживания документов требуется меньше. В статье рассказываю обо всех преимуществах, благодаря которым компании тратят меньше денег, а зарабатывают больше.
Как ведут счета без ЭДО
Одна из головных болей любой компании и руководителя — оплата счетов поставщикам. Даже когда есть бюджеты, это не спасает. Да и на бумаге этот процесс в любом случае превращается в кошмар.
Обычная история: в компанию поступает счёт. Подрядчики или поставщики могут отправить его менеджеру через мессенджер или соцсети либо вообще доставить в бумажном виде курьером. В общем, первым делом счет еще нужно найти 🙂
Дальше менеджер прибегает к своему руководителю. Начинает рассказывать, что заплатить крайне важно, ведь иначе будет катастрофа. Нужно срочно перевести деньги — только в таком случае компания будет процветать. Руководитель в данный момент ничего про этот счет не знает, и ему нужно время подумать и всё взвесить.
В итоге процесс согласования затягивается, и руководитель знакомится со счетом лишь после нескольких напоминаний. Изучает документ, сверяет с бюджетом и согласует, а затем передает его бухгалтеру. Бухгалтер проверяет условия договора и оформление, а затем ставит назначение в платежный календарь. Всё это время менеджер, который ждет подтверждения оплаты, треплет нервы бухгалтеру: «Ну как там, скоро?»
Представьте, что менеджер не видит работу по счету из-за «скучной стены бумажной работы». Бухгалтер зарывается в в своих задачах, менеджер же докучает и достает его вопросами
Когда счет оплачен, остается прислать поставщику квитанцию об оплате. В итоге на всю возню ушло несколько дней, нервы бухгалтера и менеджера, который ждал оплату, — проиграли все.
Когда согласующих больше двух, начинаются сложности
В истории выше была компания, где решение о покупке принимает директор. Но чем больше компания, тем сложнее становится цепочка согласования. Например, она может выглядеть так: сотрудник → руководитель отдела → финансовый контроллер → операционный директор → бухгалтер.
Количество этапов в такой цепочке может быть самое разное, но, если их больше двух, всё неизбежно усложняется. Сразу возникает ряд организационных вопросов:
Кто должен согласовывать?
В каком порядке?
Как передавать согласованный счет бухгалтеру?
А что, менеджеру придется бегать по этажам, писать и звонить каждому согласующему?
Когда в компании постоянно возникает вопрос «Где мой счет сейчас, что с ним?», а менеджерам хочется больше контроля над бизнес-процессами, назревает автоматизация.
Если счета ведут без ЭДО, возникает серьезная путаница. Никто кроме бухгалтера не знает, в каком статусе оплаты, а если специалист заболеет — всему конец. Просрочки по счетам приведут к штрафам и кассовому разрыву. Выход я вижу один: переходить на ЭДО.
Обслуживать счета на ЭДО гораздо быстрее и проще: например, в нашем EnDocs достаточно один раз настроить маршруты, и согласование можно запускать в пару кликов. Это означает, что не нужно больше тратить время на ручное отслеживание и контроль оплат.
Так выглядит работа со счетами в EnDocs: они все на виду у бухгалтера, понятен их статус, а согласование идет по автоматическому маршруту
После внедрения автоматизации компания почти сразу может ощутить преимущества от изменения в процессах. Ниже разобрали некоторые из них.
Платежи в компании проводятся своевременно
С ЭДО работа с платежами становится динамичнее. Этот эффект распространяется как на входящие, так и на исходящие счета.
Входящие счета зачастую теряются в недрах документооборота. ЭДО решает и эту проблему, ведь все документы попадают в единую систему. Мы в EnDocs пошли еще дальше: снабдили продукт ИИ-распознаванием, с которым не нужно регистрировать счет в системе вручную.
Поступление и распознавание документов в EnDocs работает так:
счет, который поступает в систему через Диадок, автоматически запускается на согласование. Достаточно один раз прописать маршрут, и система будет запускать по нему все типовые документы;
если счет придет на специальный почтовый ящик, подключенный к EnDocs, — тоже запустится на согласование. Менеджер в этих случаях не нужен;
когда счет приходит на бумаге, менеджер фотографирует его с телефона и загружает в EnDocs. Там он автоматически распознается при помощи искусственного интеллекта и отправляется по маршруту согласования. Если система «сомневается» — отправляет на дополнительную проверку вручную.
Распознанный документ всегда идет по настроенному маршруту согласования: например, сначала к руководителю, потом попадает к бухгалтеру. Участие менеджера в процессе не требуется, а бухгалтер спокоен, что начальник точно заверил документ.
При внедрении системы бухгалтер, менеджер или руководитель разово настраивает маршруты согласования в специальном конструкторе. Дальше они будут работать без участия специалиста
Когда счет согласован, он попадает в 1С. Бухгалтер может сделать платежное поручение без ручного ввода с помощью интеграции между программами. После оплаты инициатор счета получит оповещение и копию платежки, которую сможет предоставить поставщику.
Бухгалтеру не нужно вводить данные для создания платежа, они загружаются автоматически из EnDocs
Если нужно выставить счет клиенту, менеджер пишет бухгалтеру и начинается беготня: «Тамарвасильевна, вы получили письмо? А счет оплатили?»
Пока затягивается оплата счета клиентом, в компании нет денег, которые уже могли бы работать. Еще хуже, если компания уже заказала уйму товаров, рассчитывая на оплаты клиентов, а платить за них нечем — долго выставляли счета.
В EnDocs всё сильно быстрее: после формирования в 1С и CRM счета для клиента он автоматически выгружается в EnDocs. Менеджер получает уведомление, что клиенту выставлен счет — можно идти и просить оплату. Когда счет будет оплачен, менеджеру приходит оповещение об этом.
Менеджер с доступом к счетам видит такую картину: ему не нужно тревожиться из-за статуса документа, а можно сразу написать заказчикам об оплате
Процессы становятся подконтрольными
Чтобы не возникало штрафов и кассовых разрывов, в некоторых системах ЭДО есть инструменты аналитики. Например, у нас есть блок отчетов, где можно просмотреть все входящие и исходящие счета, планируемые оплаты, задолженности и прибыль. Это сильно облегчает планирование работы, ведь не нужно постоянно считать, сколько денег получит компания.
Отчеты в EnDocs надежно страхуют от того, что деньги внезапно закончатся. Вы в любой момент можете проверить, сколько еще нужно оплат, чтобы погасить все потребности бизнеса
В EnDocs также есть платежный календарь, в нем фиксируются все даты оплат. Это поможет планировать расходы компании без сложных табличек в Excel.
В платежном календаре можно посмотреть, в какие даты планируются расходы и доходы, а система автоматически подсчитывает финансовые итоги месяца
С ЭДО компания сокращает риски
Когда бизнес переводит счета на ЭДО, он избавляется сразу от множества проблем. Обычно эти сложности не попадают в фокус внимания, потому что воспринимаются частью рутины. Однако на деле компания снимает уйму рисков:
Целесообразность платежей. Все счета согласовываются по формальным утвержденным правилам. Решения принимаются осознанно, не на ходу. Отсутствуют ситуации, когда счет оплатили, а потом никто не помнит, кто его одобрил.
Актуальная информация о счетах. По каждому счету показывается, на каком этапе он находится в данный момент. Если несколько дней по нему не происходит изменений, можно посмотреть, на каком руководителе застрял запущенный бизнес-процесс. Также видно все действия, которые происходили по этому документу: когда бухгалтер подтвердил оплату, когда были загружены полученные документы и другие.
История платежей. При согласовании счета можно легко посмотреть договор, его не надо долго искать — он рядом, в системе, можно отследить, какие счета этого поставщика согласовывали ранее.
Несвоевременные закупки. Если промедлить с оплатой, партия товара может приехать поздно, тогда компания потеряет деньги из-за простоев на складе и в магазинах. Либо сезонный спрос на продукцию уже пройдет, и товар будет не востребован вообще.
Электронный документооборот открывает компании новые перспективы. Ее расходы на штат и обслуживание бумаг перестают расти, сотрудники не зашиваются в работе, а рисков становится сильно меньше. Важно, что у руководителя бизнеса тоже перестает болеть голова из-за ерунды — он может сосредоточиться на развитии своего дела.
Если ведете бизнес или часто работаете со счетами, то попробуйте наш облачный сервис EnDocs – создание аккаунта занимает пару минут, бесплатный ознакомительный тариф позволит вам посмотреть систему.
Наша поддержка проведет для вас демонстрацию и поможет вам с запуском системы.