Какие бывают СЭД и как выбрать свою: облако, коробка, low-code и не только
Современные СЭД давно вышли за рамки простых систем учета и маршрутизации документов. Это широкий спектр решений, различающихся по масштабируемости, архитектуре, функциональным возможностям и способам внедрения.
Чтобы не потеряться в этом многообразии, полезно понимать, какие бывают виды СЭД и как они классифицируются. В этой статье мы рассмотрим ключевые критерии: форму поставки (облако или коробка), тип решения (от базовой СЭД до полноценных ECM и CSP-платформ), архитектурный подход (монолит, модули, low-code). Это поможет выбрать систему, которая действительно соответствует задачам вашего бизнеса, а не просто красиво выглядит на демо.
По поставке системы
Современные СЭД доступны в разных форматах поставки — от классических коробочных решений, устанавливаемых на инфраструктуру заказчика, до облачных сервисов, работающих по модели SaaS.
От выбранного формата зависит не только стоимость внедрения, но и гибкость масштабирования, скорость запуска и модель сопровождения.
В этом разделе разберем, чем отличаются облачные и коробочные СЭД, какие плюсы и минусы есть у каждого варианта, и в каких случаях стоит предпочесть тот или иной подход. А также рассмотрим, как реализуется процесс электронного согласования документов — один из ключевых сценариев для любой системы документооборота.
Облачные
Облачные системы электронного документооборота разворачиваются на инфраструктуре поставщика, а пользователи получают доступ к системе через интернет. Это снижает требования к IT-инфраструктуре компании и позволяет запустить систему буквально за считанные дни. Не нужно покупать серверы, заниматься резервным копированием и обновлениями — всё это берет на себя поставщик.
Такой подход особенно удобен для компаний с распределенной структурой, гибридными офисами и активным внешним документооборотом с контрагентами. Подключение новых сотрудников и филиалов происходит быстро, а доступ возможен с любого устройства — достаточно браузера или мобильного приложения.
Облачный сервис EnDocs.cloud построен на базе платформы EnDocs и включает в себя весь её функционал. В составе решения — инструменты для автоматизации задач самого разного масштаба: от простого согласования документов до комплексного управления бизнес-процессами. EnDocs Cloud легко адаптируется под уникальные сценарии, масштабируется по мере роста компании и регулярно получает новые функции. При необходимости команда EnDocs помогает выстроить процессы — проще, быстрее и эффективнее.
Одним из главных сценариев использования облачных СЭД является согласование документов. В таких системах можно настроить автоматические маршруты, установить сроки на каждый этап, видеть статус в реальном времени. Например, в EnDocs документ можно отправить на согласование через веб-интерфейс, мобильное приложение или интеграцию с внешними системами. Это ускоряет обработку договоров, заявок и счетов, обеспечивая контроль и прозрачность на каждом шаге.
Кроме удобства и скорости, облачные СЭД упрощают поддержку: не нужно заботиться об обновлениях или безопасности — это зона ответственности вендора. Минусами могут быть требования к интернет-соединению, ограниченные возможности доработок и вопрос хранения конфиденциальных данных — хотя многие поставщики сегодня предлагают соответствие требованиям законодательства, включая работу с ЭП и хранение данных на территории РФ.
Ищете подходящую СЭД для малого или среднего бизнеса? Мы собрали 5 лучших решений — честно, понятно и без предвзятостей.
Коробочные
Коробочные системы устанавливаются на собственные серверы заказчика и полностью контролируются его IT-отделом. Это более классический подход, который выбирают крупные компании и госструктуры с особыми требованиями к безопасности, автономности и интеграциям с внутренними системами.
Коробочные СЭД позволяют гибко дорабатывать функциональность, подключать специфичные модули, настраивать любые маршруты согласования. Но при этом внедрение обычно требует больше времени и ресурсов — нужно подготовить инфраструктуру, настроить систему, провести обучение, интеграции и тестирование.
При использовании коробочной СЭД процесс согласования документов также может быть полностью автоматизирован. Документ создается или загружается в систему, запускается по цепочке согласования, где каждый участник видит, что нужно сделать, и когда. Система фиксирует действия, отправляет уведомления и не дает потеряться ни одному документу. Участники могут вносить правки, оставлять комментарии, а после завершения согласования документ подписывается с помощью КЭП.
Коробочные решения дают максимум гибкости и независимости, но требуют зрелой IT-службы и ресурсов на поддержку. Это оптимальный выбор для организаций с высокими требованиями к контролю, кастомизации и защите данных, особенно если документооборот идет не только внутри, но и между юрлицами в рамках строго регламентированных процедур.
С другой стороны, в последнее время появляется все больше коробочных решений с опциями развертывания в частном облаке, что помогает совместить плюсы обоих подходов: контроль и безопасность — с одной стороны, и масштабируемость — с другой.
Так что в итоге выбрать — облако или локальную установку? Всё зависит от задач, бюджета и ИТ-инфраструктуры. Чтобы было проще разобраться, мы сравнили оба варианта по 4 ключевым критериям — на примере EnDocs, но по сути применимо к большинству систем.
По типу решения
Современные системы электронного документооборота различаются не только по способу поставки и архитектуре, но и по типу самого решения. От простых программ для согласования договоров до мощных платформ корпоративного класса — каждая категория СЭД заточена под конкретные задачи и уровень зрелости бизнес-процессов.
Чтобы выбрать подходящий инструмент, важно понимать, чем отличается СЭД от ECM, CSP или CMS — и где в этом ряду находятся электронные архивы. Ниже — краткий обзор основных типов решений и их роли в управлении документами и корпоративным контентом.
СЭД
СЭД — это базовые решения для управления корпоративными документами. Они позволяют создавать, редактировать, согласовывать, хранить и искать документы внутри компании. Основной фокус — на регламентированном документообороте: договорах, приказах, служебных записках, актах и прочих типовых документах.
Такие системы особенно полезны организациям, которые хотят упорядочить документооборот, избавиться от бумажной волокиты и ускорить процессы согласования. СЭД легко внедряются, а в ряде случаев — даже не требуют серьезной перестройки бизнес-процессов. В дополнение к базовой функциональности часто доступны интеграции с ЭЦП, бухгалтерскими системами и сервисами электронного обмена с контрагентами.
Современные СЭД шагнули далеко вперёд по сравнению с «классической» цифровой канцелярией. Помимо простого движения документов по маршрутам, они предлагают автоматическое распределение задач, контроль дедлайнов, шаблоны и полноценную аналитику. Это делает их не просто хранилищами, а полноценными инструментами для управления внутренними процессами.
Так, например, в EnDocs реализованы визуальные конструкторы маршрутов согласования, настройка напоминаний, гибкое управление доступом и удобные инструменты для работы с документами как в веб-интерфейсе, так и в мобильном приложении.
ECM
ECM (Enterprise Content Management) — это следующая ступень эволюции СЭД. Такие системы охватывают весь цикл работы с корпоративным контентом: от создания и хранения до архивирования и уничтожения. Помимо документов, ECM управляет файлами, электронными письмами, записями, мультимедиа и даже структурированной информацией из CRM или ERP.
ECM-системы ориентированы на крупные компании с распределенной структурой, большим документооборотом и сложными бизнес-процессами. Они включают модули для управления правами доступа, классификации контента, совместной работы и соблюдения нормативных требований.
Функциональность ECM часто избыточна для малого и среднего бизнеса, но в корпоративной среде такие платформы позволяют построить единую цифровую экосистему для работы с информацией — без бардака и дублирования.
CSP
CSP (Content Services Platform) — это современное переосмысление ECM. В отличие от монолитных ECM-платформ, CSP строятся по модульному принципу и легко встраиваются в существующую ИТ-инфраструктуру. Идея в том, чтобы предоставлять контент как сервис, доступный из разных приложений и процессов.
Такие платформы хорошо подходят для гибких, быстро развивающихся компаний, которым важно быстро внедрять решения и масштабировать их без полной перестройки ИТ-ландшафта. CSP-системы часто включают API, коннекторы к внешним системам, поддержку облачных хранилищ и современные интерфейсы.
Если ECM — это ERP для контента, то CSP — это микросервисы и гибкость. Переход на CSP особенно актуален для компаний, использующих несколько бизнес-приложений и сервисов одновременно: контент легко “перетекает” между ними.
CMS
CMS (Content Management System) — это система управления содержимым, чаще всего веб-контентом. Она используется для создания, редактирования и публикации информации на сайтах, порталах, интранет-платформах. В отличие от СЭД и ECM, CMS не ориентирована на управление документами в классическом понимании, а работает с текстами, медиа и пользовательскими интерфейсами.
Тем не менее, CMS всё чаще становится частью общего цифрового контурa компании — например, для публикации внутренних новостей, политики компании, HR-документов и другой не критичной информации. Такие системы позволяют сотрудникам быстро обмениваться знаниями и актуальной информацией.
CMS может дополнять ECM или СЭД, выступая как “фасад” для отображения информации, но не заменяет их — это скорее визуальный слой и редактор, чем система документооборота.
Электронные архивы
Электронные архивы — это специализированные решения для длительного хранения документов и данных с сохранением юридической значимости. Их основная задача — обеспечить неизменность, доступность и юридическую защиту информации на протяжении многих лет.
Они востребованы в организациях, где важно сохранить документы после завершения основного процесса: в бухгалтерии, юриспруденции, госсекторе и т.д. Архив может интегрироваться с СЭД или ECM, либо работать как отдельное решение, в зависимости от требований к безопасности и доступу.
Электронный архив — это не просто хранилище. Он включает механизмы контроля целостности, индексации, поиска, шифрования и поддержки форматов долговременного хранения. Особенно важны такие решения в условиях, когда срок хранения документов превышает 5–10 лет.
По архитектуре
Архитектура системы определяет её гибкость, масштабируемость и удобство сопровождения. От того, как устроена СЭД «изнутри», зависят сроки внедрения, стоимость поддержки и возможность адаптации под бизнес-процессы.
На рынке сегодня представлены три основных подхода: монолитные решения, модульные системы и платформы на базе low-code. У каждого — свои особенности и область применения.
Монолитные
Монолит — это архитектура, в которой все функции объединены в одно приложение. Все компоненты тесно связаны друг с другом, и изменения в одном из них могут затронуть работу всей системы.
Такие решения часто выбирают крупные организации с жёсткими регламентами и высокими требованиями к стабильности. Системы внедряются надолго, с минимальными изменениями в процессе эксплуатации.
Главный недостаток — сложность доработок. Изменения требуют участия разработчиков, ручного тестирования и полной переупаковки системы. Внедрение новых функций занимает много времени и ресурсов.
Монолитные СЭД оправданы там, где важны надёжность, контроль и долгосрочная предсказуемость, а внутренние процессы меняются нечасто.
Модульные
Модульная архитектура предполагает разделение системы на независимые компоненты, которые можно подключать по мере необходимости. Это позволяет запускать базовую конфигурацию и постепенно расширять функциональность.
Каждый модуль выполняет свою задачу: хранение документов, маршрутизация, интеграция с внешними системами, отчётность и т.д. Связь между модулями осуществляется через API или шину данных.
Преимущества — гибкость и масштабируемость. Систему можно быстро адаптировать под изменяющиеся задачи бизнеса, не переписывая весь продукт.
Модульный подход подходит для организаций с динамичной структурой и необходимостью регулярных изменений в бизнес-процессах.
На базе low-code платформ
Low-code — это подход, при котором основные функции системы создаются с помощью визуального моделирования, а не традиционного программирования. Системы на такой платформе можно быстро адаптировать под нужды конкретной компании без привлечения разработчиков.
Такие решения особенно актуальны для компаний, где важна скорость изменений: запуск новых маршрутов, корректировка форм, добавление пользователей и логики выполняются через понятный интерфейс.
Low-code платформы обычно включают готовые модули интеграции, мобильные интерфейсы, аналитику и средства администрирования. Это значительно снижает нагрузку на ИТ-подразделение.
Low-code архитектура — оптимальный выбор для компаний, которым важна гибкость, скорость внедрения и контроль над процессами без зависимости от внешних подрядчиков.
Заключение
Выбор системы электронного документооборота — это всегда компромисс между потребностями бизнеса, техническими возможностями и стратегией развития компании. Одним достаточно классической СЭД с маршрутами согласования и интеграцией с бухгалтерией. Другим требуется масштабируемая ECM-платформа с глубокой интеграцией, поддержкой архивации и управления правами. А третьи сразу делают ставку на гибкие low-code решения, чтобы самостоятельно адаптировать процессы под реальную операционку.
При этом важно учитывать и формат поставки: облачная СЭД снимает нагрузку с IT и быстрее внедряется, но локальная инсталляция даёт больше контроля, особенно если есть требования по безопасности или интеграции в закрытый контур. Подход к архитектуре — модульная, монолитная или на базе конструктора — тоже определяет масштабируемость и сложность поддержки системы.
