ЭДО в облаке или с локальной установкой: сравниваем по 4 критериям
Одни предприниматели говорят, что документооборот нужно строить целиком на собственных серверах. Мол, так выходит надёжнее и можно плодить бесконечные интеграции. Тогда как другие заявляют, что в облаке всё быстрее и дешевле. Начинается драка. Чтобы разрешить бесконечный спор, в статье взвесили все плюсы и минусы каждого подхода.
Мы уже много лет развиваем продукт EnDocs. Это сервис, который переводит работу с документами в цифровой вид. Он помогает компаниям оптимизировать процессы — обработка документов ускоряется в десять раз. Так бизнес экономит на кадрах, бумаге, печати и пересылке документов.
Мы часто наблюдаем за спорами бизнесменов по поводу ЭДО: многие из них настаивают на локальной или облачной версии программы и не допускают компромиссов. Из-за таких убеждений легко ошибиться и выбрать неподходящий вариант установки. Наш сервис доступен в двух версиях: в облачной версии и с локальной установкой. В статье на примере EnDocs рассказываем о преимуществах и недостатках каждого формата и объясняем, как определиться с выбором.
В чём разница между облачной и локальной СЭД
Система электронного документооборота в облаке — это сервис для работы с документами, который располагается в дата-центре. Клиент может получить доступ к нему из любой точки мира, где есть интернет, и с любого устройства, на котором работает браузер. Нужно лишь ввести пароль, после чего можно назначать и подписывать документы.
Документооборот с локальной установкой отличается тем, что вся информация хранится на компьютерах компании: и программа, и документы для обработки. Бизнес самостоятельно закупает оборудование для поддержания работы сервисов, команда настраивает сервера и поддерживает обновления либо нанимает для этих процессов дополнительного подрядчика. В любом случае вся ответственность за работоспособность программы полностью переходит на компанию.
У программ с локальной установкой или в облаке могут быть схожие опции — в EnDocs интерфейсы разных версий полностью дублируют друг друга. Главное различие в вариантах установки — в форме оплаты и процессе внедрения. О них мы расскажем далее.
ЭДО и локальная версия отличаются скоростью внедрения
Для подключения ЭДО потребуется время, его количество будет зависеть от инфраструктуры компании и формата установки. Внедрять программу можно тремя способами:
В облаке. Нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, добавить коллег-пользователей, научить команду работать с программой. Затем нужно настроить цепочки согласований в конструкторе, и сервисом можно пользоваться. Обычно весь процесс занимает не более месяца независимо от масштаба компании — даже производителя OREO мы перевели на EnDocs всего за три недели.
«Из коробки». В этом случае компания устанавливает тот же сервис, что и в облаке, но на своих серверах. Отличие по времени внедрения — в самом наличии серверов: если свободных в компании нет, придётся заказывать новые, размещать их, а затем настраивать. В небольшом стартапе такой процесс зачастую занимает две-три недели, а в крупном бизнесе может растянуться на несколько месяцев.
В формате проекта. Бизнес заранее определяет, что хочет кастомизировать версию программы под себя. В таком случае собирается проектная группа из специалистов вендора ЭДО и компании-заказчика. Они совместно обсуждают доработки и планируют внедрение. Обычно такой проект с учётом доделывания дополнительной функциональности занимает несколько месяцев.
В ЭДО платите за подписку, в локале — за лицензию
СЭД в облаке и при локальной установке оплачиваются по-разному: в облачной версии клиент платит за подписку, при локальной установке — за внедрение и доработку программы, обслуживающей инфраструктуру. Если посчитать траты крупной компании за пять лет, они выйдут приблизительно одинаковыми, но локальная установка обойдётся дороже в самом начале.
При подключении облака клиент платит по подписке. Чем больше сотрудников использует ЭДО, тем дороже выходит сервис. В облачной версии клиент платит только за пользование системы — обновления, резервирование, базовая техподдержка обычно включены в тариф.
При локальной установке придётся тратиться на установку системы. Помимо стоимости самой программы, компании нужно заложить деньги на размещение сервиса и обслуживание:
Покупка сервера. В самой базовой комплектации он обойдётся около 100 тысяч рублей, но чтобы без задержек обслуживать несколько сотен пользователей — ещё дороже. Через 3–5 лет оборудование придётся заменить.
Покупка общесистемного ПО. Иногда для работы СЭД требуется покупка дополнительных лицензий. Например, EnDocs поддерживает Linux, но, если разворачивать сервис в среде Microsoft, потребуются лицензии на ПО компании.
Оплата работы ИТ-специалиста. Для внедрения СЭД нужно нанять разработчиков, которые свяжут воедино сервис документооборота с другими программами. Также потребуется нанять администратора, который будет обслуживать серверы, обеспечивать резервирование и отказоустойчивость, а также следить за обновлениями в будущем.
Оплата новых версий. За несколько лет разработчик СЭД дополнит программу новыми опциями, в то время как старые версии будет всё сложнее обслуживать. Со временем придётся заказывать обновления ПО.
В процессе использования также возникают эксплуатационные расходы: сервер тратит электроэнергию, за ним нужно следить, устанавливать обновления системного ПО, проводить регламентные работы по поддержке системы, следить за безопасностью — всё это потребуется закладывать в бюджет.
Внедрение СЭД при локальной установке обойдётся дороже, однако сервисами можно пользоваться без платы за подписки. Расчёты для разных типов подключения в компании из 100 человек могут выглядеть так.
Облачная версия (пример расчёта)
- подписка для 100 пользователей — 20 000 ₽ в месяц;
- интеграция с 1С и Диадок — 6 000 ₽ в месяц;
- ИИ-распознавание 1 000 документов — 4 500 ₽ в месяц;
- дополнительное хранилище на 20 ГБ — 1 000 ₽ в месяц;
- онлайн-редактор документов для 20 человек — 6 000 ₽ в месяц.
Итого: 37 500 ₽ в месяц, или 426 000 ₽ в год. При оплате сразу за 12 месяцев можно сэкономить 15% — получится 362 100 ₽. За пять лет компания заплатит 1 810 500 ₽.
Локальная установка
- разовая оплата лицензий — 890 000 ₽;
- установка и базовая настройка системы — от 260 000 ₽;
- покупка серверов — от 200 000 ₽;
- оплата работы сисадмина (по Москве) — от 100 000 ₽ в месяц; если ЭДО будет отнимать пятую часть его рабочего времени — примерно от 20 000 ₽ в месяц.
Итого без учёта трат на доработку системы, обслуживание оборудования и обновления версии программы: 1 350 000 ₽ за внедрение плюс ежемесячная оплата работы по поддержанию системы — от 20 000 ₽, или от 240 000 ₽ в год.
Выгода от разных версий программ зависит от условий конкретного бизнеса. Небольшие стартапы, где работает несколько десятков человек, предпочитают платить за подписку и не тратиться на внедрение. Крупные компании, наоборот, вкладываются в локальную установку, зато подключают к системе сотни человек. Однако в перспективе пяти лет расходы выходят примерно одинаковыми: траты на обслуживание локальной версии сравниваются с оплатой подписки.
У версий разные возможности кастомизации
Локальная установка подойдёт компаниям, которые выстраивают ИТ-инфраструктуру из собственных продуктов. Обычно по таким соображениям локальную версию выбирают в нескольких случаях:
В компании сложный механизм согласования, который не похож ни на один из стандартных процессов в аналогичных структурах. Или требуется разработка новой функциональности, не входящей в стандартную поставку системы.
Правила компании запрещают размещение собственных данных на внешних ресурсах, и требуется размещать информацию только на собственных серверах.
Облачная версия СЭД поставляется в универсальном варианте: в ней предусмотрены интеграции с популярными сервисами и учтены все стандартные бизнес-процессы. Такой программой можно пользоваться сразу после авторизации, без долгих и сложных настроек — в ней уже предусмотрены все необходимые опции.
Чтобы не требовалось дополнительных доработок и систему могла использовать любая компания, мы добавили в EnDocs конструктор маршрутов согласования. Это low-code-инструмент, с помощью которого можно настроить различные маршруты и процессы, по которым будет происходить работа с документом. Такая опция позволяет предусмотреть разные сценарии работы, когда система сама определяет исполнителей и направляет им документы или передаёт их во внешние системы, например 1С, либо проводит различные автоматизированные проверки.
При локальной установке компания может дорабатывать систему под свои нужды, однако и облачную версию можно расширить под потребности бизнеса. Зачастую разработчики программ идут навстречу, если им предлагают полезные обновления. Например, когда мы подключали «Мон’дэлис Русь» к EnDocs, внедрили в облако две дополнительные опции, которые порекомендовали специалисты компании.
Облачную версию можно модернизировать, но в очень ограниченном виде. Разработчики внедряют лишь те доработки, которые могут пригодиться большинству клиентов, и при этом не меняют логику работы сервиса. При локальной установке возможности кастомизации гораздо шире: можно дописать дополнительный модуль, добавить собственный интерфейс либо вообще пересобрать программу с нуля.
В облаке безопасность на поставщике, в локале — на заказчике
При локальной установке компания самостоятельно выстраивает безопасность. Обычно руководство не тревожится по этому поводу, ведь сервер стоит в офисе, под боком, и стащить данные из него весьма трудно. Поэтому многие компании считают локальную установку надёжнее: можно настроить систему так, чтобы данные вообще не выходили за пределы локальной сети.
Однако и вся ответственность при локальной установке тоже ложится на штат компании. Надёжность хранения и передачи данных целиком зависит от того, насколько качественно работают отдел безопасности и ИТ-специалисты. Можно организовать доступ любой сложности — хоть по талонам, которые выдаёт охранник на входе. Легко допустить и утечку данных, если специалисты компании ранее не работали с системами документооборота.
В облаке безопасность гарантируется поставщиком программы. Облачные провайдеры заботятся о своей репутации, поэтому защищают дата-центры как от физического проникновения посторонних, пожаров и других опасностей, так и от виртуальных неполадок. Обычно в СЭД предусмотрен контроль уязвимостей, защита от DDoS-атак и взломов, а в случае выхода из строя одного сервера данные воспроизводятся в других.
Система EnDocs размещена в облачной инфраструктуре ведущего российского IaaS-провайдера, в дата-центре, защищённом по III классу безопасности и сертифицированном на соответствие №152-ФЗ. Такой механизм шифрования предотвращает несанкционированный доступ к передаваемым пакетам между рабочими станциями пользователей и EnDocs.
EnDocs зарегистрирован в реестре российского ПО. Это означает, что система соответствует всем правилам безопасности, которые предписывает закон.
Не существует «правильного» документооборота
Сложно однозначно сказать, какой вариант установки окажется выигрышнее: в каждом из них есть свои преимущества и издержки. Стоит отталкиваться от того, в каких условиях работает бизнес. Если утрировать, то варианты будут такими:
Облачная версия — без больших стартовых вложений для компаний любых размеров со стандартными бизнес-процессами. Обслуживать инфраструктуру не потребуется, но и переделать программу под себя не получится.
Локальная установка — для тех, кто выстраивает собственную ИТ-инфраструктуру или хочет сэкономить на найме большого штата сотрудников. Требует больших вложений на старте и подключения команды специалистов, зато систему можно перестраивать в любом направлении.
Эти правила — не абсолютные истины. У нас бывали случаи, когда громадные корпорации подключали облачную версию EnDocs и когда совсем крошечные стартапы разворачивали локальную установку на своих серверах. В каждом конкретном случае стоит взвесить все за и против и лишь потом принять решение о внедрении.