Как упростить жизнь бухгалтеру? Лайфхаки!
Каждый день в различных компаниях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Рабочие процессы при этом далеко не всегда организованы оптимально и поэтому требуют большого количества времени, а сотрудники вынуждены заниматься не своими прямыми обязанностями. Горящие сроки, дедлайны — даже кофе нет времени выпить.
Зачем нужен электронный архив?
Бухгалтерская служба ежедневно проводит оплаты, обрабатывает поток первичных документов. Рассчитывает зарплату, готовит отчетность по страховым взносам и НДФЛ.
И тут ему приходит очередное письмо счастья из ФНС с требованием предоставить документы и подготовить соответствующие пояснения в недельный срок. Зачастую это сотни документов, которые уже сданы в архив.
Что бы предоставить ответ в ФНС бухгалтеру потребуется:
- Подготовить на основе данных учетной системы список документов.
- Отправиться в архив – помещение, где хранятся оригиналы первичных документов.
- найти в архиве нужные стеллажи и папки с договорами, актами выполненных работ и банком;
- взять документы и сделать копии, при этом расшить папку, чтобы каждая копия для ФНС была читабельной и качественной;
- Если часть документов поступила в электронном виде – открыть сервис оператора ЭДО и выгрузить оттуда необходимые документы
- подготовить ответное письмо для ФНС с перечнем приложений и подписать письмо у руководителя;
- Отправить ответ в ФНС почтой или отсканировать документы и затем в электронном виде прикрепить к ответному письму, которое подпишет руководитель своей ЭЦП.
Вполне очевидно, что на эти действия у бухгалтера уйдет много времени. Сколько именно — 2, 3, 4 дня — неизвестно. А еще в процессе поиска документов часть документов может не найтись. А ведь основную работу никто не отменял и ее тоже нужно выполнять.
Лайфхак 1: Электронный архив
Электронный архив — система хранения электронных документов, которая позволяет быстро наполнять его документами и предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.
В сравнении с приведенным примером работа с бумажным архивом займет у бухгалтера очень много времени.А с электронным архивом можно подготовить документы для ФНС за несколько минут.
Если хранить документы в электронном архиве EnDocs, то впоследствии найти необходимые документы в ответ на запросы контролирующих органов можно в один клик.
Лайфхак 2: ЭДО с контрагентами
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
ЭДО с контрагентами предоставляет бухгалтеру много удобств и преимуществ, в т.ч.:
- гарантирует юридическую силу документа и правомерность операций;
- выстраивает полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
- позволяет участвовать в гос.закупках и тендерах;
- налаживает простой и прозрачный диалог с ФНС;
- снижает число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и т.п
С ЮЗДО вы можете отказаться от ручного ввода и хранения документации в 1С. EnDocs автоматически загружает документы из ЮЗДО в электронный архив
Чтобы наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. EnDocs предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать обмен электронными документами с контрагентами. В единый архив допустимо загружать как скан-копии бумажных документов, так и электронный документы, полученные через операторов ЭДО.
Лайфхак 3: Внутренний ЭДО
В условиях массового перехода на удаленную работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно автоматизировали внутренний и внешний электронный документооборот. Если вы не в их числе – это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня.
Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:
- Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
- Согласование договоров и счетов
- Согласование коммерческих предложений и спецификаций
- Авансовые отчеты
- Служебные записки
- Командировки
- Кадровые документы.
Внутренние документы можно подписывать электронной подписью – такой документ будет так же считаться юридически значимым. Достаточно оформить сотрудникам электронную подпись.
Кроме того, продолжается эксперимент по кадровому ЭДО (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов продлен до 15 ноября 2021. Планируют также продлить приём заявок на участие в эксперименте до 15 мая, но пока законопроект еще не принят.
Преимущества перехода на внутренний ЭДО:
- Экономия времени при работе с кадровыми документами — формирование пакета для приема, увольнения, перевода сотрудника, оформления плана отпусков
- Возможность ознакомления сотрудников с распорядительными документами дистанционно
- Дистанционное согласование договоров, счетов, различной рабочей их документов
- Переход частично на удалённую работу с персоналом и упрощение обмена с удалёнщиками кадровыми документами
- Высвобождение у бухгалтеров и кадровых сотрудников дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач
Как выглядит идеальный день бухгалтера?
Бухгалтер получил требование в личном кабинете налогоплательщика по ТКС. У него остается больше времени на подготовку ответа. Есть возможность спокойно заниматься заработной платой и не надо разрываться на части.
В этом случае бухгалтеру надо будет выполнить следующие действия, чтобы предоставить ответ ФНС:
- зайти в электронный архив документов. Доступ возможен с любого устройства.
- найти нужные документы: договора, акты, счета-фактуры, платежные поручения. Через поисковое меню с возможностью фильтрации можно сформировать из них необходимую подборку;
- выгрузить сформированную подборку вместе с описью на локальный диск
- подготовить ответ на требование в личном кабинете налогоплательщика, приложить готовый пакет документов, заверить письмо усиленной квалифицированной электронными подписью;
- отправить ответ по ТКС
10-15 минут, и ответ на запрос отправлен, а бухгалтер может спокойно заниматься расчетом зарплаты. У него будет время сделать важные дела, выпить чашечку кофе и пообщаться с коллегами — просто идеальный день!
Единый электронный архив первичных учетных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков. Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих обязанностей.
