EnDocs для юристов
Работа юристов — одно из самых ответственных направлений компании. При выполнении задач постоянно требуются вдумчивость, сосредоточенность и оперативность — ведь промедление или невнимательность могут дорого обойтись бизнесу.
Хоть юристам юристам и требуется большая въедливость, коллеги так и норовят отвлечь их бумажной рутиной. Приносят пачки документов и просят разделаться с бумагами поскорее. Возникает противоречие:
- коллеги требуют от юристов побуквенного изучения документов
- они же заваливают юристов горами монотонной работы
Перегруженный юрист может упустить важный пункт в договоре или вовсе проглядеть целый документ. Из-за этого рискует вся компания: контрагенты могут пользоваться лазейками в сделках, либо вовсе вытягивать бесконечные неустойки. На этом бизнес теряет деньги.
Почему так происходит, и как это решить 
Хаос в документах — вечная проблема
Редко случается, чтобы в компании кто-то разбирался с документами. Обычно любые официальные или полуофициальные бумаги сотрудники сразу сваливают на юриста. Да ещё и делают это так, будто хотят ещё сильнее усложнить ему жизнь:
— Там бумажка пришла, посмотри и скажи, что с ней делать.
Какая бумажка? Куда пришла? Кому сказать? Что с ней делать? Так много вопросов, и так мало ответов… Через полчаса поисков в недрах почты обнаруживается засвеченный скан, на котором еле-различимы буквы. И это оказывается акт приёма-передачи по ремонту санузла в офисе.
Юристам в компании приходится разрываться, потому что их вечно тянут во все стороны. Приходится совмещать несовместимое:
- делать регулярную работу — внимательно и в срок. Нужно проверять и корректировать договоры, согласовывать их с руководством. Проверять контрагентов.
- оперативно реагировать на проблемы. Когда работы и без того много, находится клиент, который идёт судиться за 500 рублей. Или ещё хуже — отменяют большой проект, оспаривают товарный знак или подают иск по какой-то нелепой причине. В любом случае, приходится отрываться от текучки и срочно готовить ответ.
- следить за законами. Помимо регулярной и ситуативной работы у юриста есть большой пласт «домашней работы». Необходимо время от времени просматривать изменения в законодательстве, чтобы в один день не оказалось, что компания теперь вне закона. На такие проверки тоже нужно время, которого вечно не хватает.
И это лишь малый перечень — а ведь нужно ещё консультировать коллег, готовить шаблоны документов, поддерживать архив и торопить других работников с согласованиями. В итоге юристу вместо положенных 8 часов приходится трудиться круглые сутки.
У юристов нет инструментов для организации работы
Львиная доля хаоса в работе юристов возникает всего лишь от двух проблем:
- документы на руки специалиста попадают как попало. Один коллега прислал по почте, другой принёс на флешке, третий — притащил помятую бумажку, четвёртый сфотографировал и отправил в мессенджере, а пятый просто оставил папку на столе, словно подбросил. Чтобы найти, разобрать и сохранить документ требуется больше времени, чем на его прочтение.
- у задач один дедлайн — срочно. Каждому сотруднику документы нужны прямо сейчас, но что именно с ними сделать — непонятно. В итоге юрист оказывается в ситуации, когда сразу несколько коллег приходят к нему с крайне важными задачами, на которые непременно нужно переключиться. Вечное переключение между делами отнимает половину рабочего дня.
Из-за постоянного хаоса юристы перегружаются работой. От этого заполняют документы в спешке и невнимательно. Так вырастает риск возникновения ошибок, которые могут дорого обойтись компании.
Проблема усугубляется устаревшим подходом к организации работы: задачи передают по почте, телефону или в мессенджерах. Многие клиенты, подрядчики и коллеги вообще не доносят документы, и им приходится постоянно напоминать о задачах. Только разбор рутины съедает половину рабочего дня.
Чтобы рабочий процесс был управляемым, нужно использовать специализированные инструменты для оптимизации задач. Они автоматизируют рутину, приводят документы в единый вид и в несколько раз сокращают нагрузку на юридический отдел.
Рассказываем, как такие техники реализованы в EnDocs
Иски и претензии оказываются под контролем
Претензионно-исковая работа — та часть юридических задач, где важна оперативность. Если к компании возникли вопросы, нужно быстро отреагировать, чтобы не попасть на штраф или не потерять в репутации. А если обманули компанию, нужно быстро включиться в задачу и защитить бизнес.
Чтобы работа шла слаженно, документы всегда должны быть под рукой. С этим в EnDocs помогает распознавание при помощи искусственного интеллекта. Документы могут попадать в компанию через Диадок, загружаться файлами, сканироваться — система их всё равно опознает, отсортирует по типу, присвоит номер и загрузит в архив.
Чем сложнее дело, тем больше этапов задач нужно контролировать. Для этого удобнее всего разбивать большие проекты по большим шагам, а затем прописывать конкретные небольшие задачи с дедлайнами и ответственными. Когда информация оформлена графически, все планы оказываются на виду, и работа не простаивает.
Договоры согласуются без вашего участия
Когда договор должны согласовать более двух человек, начинается бюрократический кошмар. Юристу приходится бегать между исполнителями, корректировать документы и показывать изменения каждому из руководителей. Лист согласования здесь не упрощает, а скорее усложняет задачу — ведь в какой-то момент таких бумаг становится столько, что в них тоже начинается путаница.
Даже если компания обрабатывает сотни договоров одновременно, их можно согласовывать в течение дня при помощи автоматизации. В EnDocs маршруты документов настраиваются в конструкторе, а затем система автоматически запускает бумаги по этой цепочке согласующих. Напоминания также срабатывают автоматически — юрист может не метаться с мелкими задачами, а сосредоточиться на важных делах.
Хаоса становится меньше
Все сотрудники хотят от юристов, чтобы задачи выполнялись поскорее. Поэтому зачастую накидывают важности своим делам и просят поставить их в приоритет. С этого начинается беспорядок, ведь срочные задачи постоянно меняются одна за другой — не остаётся время для вдумчивой и размеренной работы.
Простая логика: чем меньше срочных задач выполняют сотрудники, тем меньше беспорядка в работе. Покончить с неразберихой можно при помощи грамотного учёта и организации проектов. Чтобы сотни дел не сыпались на юристов одновременно, в EnDocs есть продуманная постановка задач — для каждой из них можно назначить дедлайн, ответственного, приоритет, этапы и напоминания при необходимости. С таким инструментом юридический отдел может планировать время, а не хвататься за все задачи сразу.
Разгрузка юристов идёт на пользу всей компании
Мы проверяли: с подключением EnDocs компании тратят на документооборот почти на треть меньше, а документы подписывают в 9.8 раз быстрее. Юридический отдел может заниматься действительно важными задачами, а не тонуть в бесконечной рутине, разгребая кипы бумаг.
Руководители тоже в выигрыше: все документы компании оказываются на виду. Можно не переживать, что договор затеряется на полпути или возникнет штраф за просрочку. Подписание сделок и работа с контрагентами становятся динамичнее, поэтому бизнес быстрее растёт. К тому же, компания экономит на канцелярии и логистике.
