EnDocs для кадров и HR
Работники кадровой службы или HR-департамента — это как учитель в начальной школе, только для бизнеса. Они приводят новых сотрудников в коллектив, знакомят с коллегами, обучают, провожают на «каникулы» и выпускают через время. Словом, на кадрах и HR завязан весь жизненный путь любого сотрудника компании.
Трудоустройство, отпуска, больничные, командировки, увольнения и даже зарплаты — всё проходит через кадровую или HR-службу. Притом чем больше сотрудников в компании, тем выше нагрузка на кадровых специалистов. И вот парадокс:
- HR и кадровики еле справляются с огромным объёмом работы
- сотрудники компании совсем не замечают перегруза и подбрасывают новые задачи — ведь для них этот труд невидим
В конечном итоге кадровые специалисты стрессуют и тонут в бесконечной рутине. Подготовка документов идёт сложно и долго. Вместо того, чтобы продумывать интересные системы онбординга, создавать комфорт специалистам внутри команды и заниматься стратегическими задачами, HR просто разбирают текучку. Компания не может совершенствовать бизнес-процессы и развиваться.
Почему так происходит, и как это решить
HR-специалисты отвечают за всю команду
Вспомните, как сложно бывает подобрать удачные даты для отпуска. А теперь представьте, что такую задачу нужно решить пятнадцать раз — это будет лишь часть работы кадровых специалистов. Ещё нужно подготовить пачку документов, раздать доступы новым сотрудникам, разместить вакансии, прособеседовать, ответить на пару десятков звонков…
За один день HR или кадровик могут повзаимодействовать по работе с несколькими десятками людей. Притом с некоторыми из них — одновременно. Рабочий день так укомплектован так плотно, что тянется как одна большая задача:
- утром HR-специалист заходит на сайт с вакансиями — нужно отсмотреть 65 откликов дизайнеров, которые пришли за последние три дня. Из них отобрать 10 кандидатов с хорошими резюме и передать маркетологу. Посмотрел пару штучек — руководитель зовёт на совещание.
- На внезапной планёрке выясняется, что компанию в последний момент позвали на конференцию. Нужно бросить все дела и оформить три командировки для сотрудников. Притом сделать это как можно скорее — уже в обед нужно купить билеты на самолёт.
- Специалист по кадрам возвращается к компьютеру. На электронной почте — письмо коллеги из ИТ-отдела, нужно оформить в штат тестировщика. Вот только времени разбираться у коллеги нет, поэтому он просто сбросил почту новичка для уточнения информации. Запрашиваешь данные, переключаешься на командировки…
- Снова письмо. Нужно оформить отпуск. Ещё одно — больничный. Третье — отгул. Письма сыпятся в таком количестве, что нужно взять паузу и сосредоточиться на текущих делах.
- Звонок по телефону. Коллега из ИТ-отдела просит оформить тестировщика — тот выслал данные. Готовишь документы, трудовой договор, NDA, заполняешь, пакуешь, вызываешь курьера. И опять письмо. Подготовить приказ. Назначить собеседование. Выдать доступы. Отчёт. Договор. Наём…
К шести вечера офис постепенно пустеет, а поток писем на электронную почту приостанавливается. Кажется, можно заняться делами, но и сейчас из коридора доносится стук клавиш, когда коллега уже готовит сообщение…
Кадровикам и HR-ам не хватает специализированных инструментов
Когда специалисты по кадрам ведут работу на бумаге, в задачах творится ужас. Распечатки постоянно пропадают, документы не доставляют вовремя, приходится ходить из кабинета в кабинет с листами согласования. Уйма времени уходит только на организационную работу.
ЭДО тоже не всегда спасает – ведь в нём может не быть цифрового архива или согласований. Отличие от «бумажного» варианта будет лишь в том, что вместо ходьбы из кабинета в кабинет сотрудники будут пересылать файлы по электронной почте. При работе в таком формате значительная часть рабочего дня уходит лишь на то, чтобы найти и организовать документы, а затем упросить коллег в них расписаться.
Проблема усугубляется устаревшим подходом к кадровой работе: задачи передают по почте или телефону. Документы вообще попадают специалисту по кадрам то по почте, то в распечатках, то вообще на флешках. Только разбор рутины съедает половину рабочего дня.
Чтобы рабочий процесс был управляемым, нужно использовать специализированные инструменты для оптимизации задач. Они автоматизируют рутину, приводят документы в единый вид и в несколько раз сокращают нагрузку на кадровую службу.
Рассказываем, как такие техники реализованы в EnDocs
Поиск сотрудников становится в разы легче
Обычно для найма одного хорошего сотрудника нужно пройти через несколько кругов страданий. Проблемы начинаются уже на этапе создания вакансии: руководитель направления хочет одно, директор — другое, и их желания нужно пересечь. Затем провернуть большой пласт работы: разместить объявления, собрать отклики, прособеседовать… Уследить за всем и сразу бывает трудно.
С инструментами автоматизации поиск новых членов команды перестаёт быть кошмаром. В EnDocs весь путь по поиску сотрудника можно визуализировать и разбить на большие этапы, каждый из которых раздробить на небольшие дела. К конкретным задачам можно присвоить ответственных и проставить дедлайны — система автоматически напомнит о задаче, когда приблизится срок выполнения.
Подготовить вакансию к размещению с EnDocs тоже значительно проще. Кадровому специалисту не придётся расспрашивать каждого руководителя по отдельности и корректировать текст объявлений. Достаточно завести задачу, призвать коллег и в чате задачи обсудить и согласовать требования к вакансии.
А после сбора откликов через EnDocs можно отправить на ознакомление резюме кандидатов. В этом случае специалисты смогут отклонять или принимать отклики, делать уточнения и спорить друг с другом прямо в интерфейсе сервиса.
Трудоустроить сотрудника получится за пару кликов
Боли трудоустройства особенно ощущают в компаниях с «бумажным» документооборотом. В таких организациях наём любого удалёнщика оборачивается головной болью: нужно дистанционно запросить документы, заполнить договор, выслать его курьерской службой, дождаться ответа. В итоге новый работник сидит без дела две недели и ждёт документы, хотя мог бы уже работать на благо компании.
Когда работа автоматизирована, договор для нового сотрудника можно взять из шаблонов документов в EnDocs. Система проверит правильность их заполнения, после чего их можно отправлять новому сотруднику. Ему будет достаточно нажатия одной кнопки, чтобы легально оформить документы в цифровом виде. Больше никаких пересылок бумаг и недель ожидания.
Онбординг нового сотруднику становится более управляемым и контролируемым — познакомьте его с коллегами, трудовым распорядком и нормативными документами. Достаточно создать необходимые задачи – электронный чек-лист онбординга – чтобы быть уверенным, что новичок ознакомился не только с корпоративной столовой, но и с правилами пожарной безопасности.
Оформить отпуск или командировку можно автоматически
Подготовка командировки всегда треплет нервы и тому, кто в неё отправляется, и тому, кто её согласует. Вроде всё объяснили, расписали — в последний момент руководитель не одобрил и отправил на переделку. Подписи приходится собирать заново, в то время как командировка приближается, билеты раскупают, а приказ и аванс ещё не готовы.
В EnDocs заявка на командировку создается в пару кликов, после чего сотрудник запускает согласование по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. Если замечаний нет, заявка одобряется, и командируемому перечисляется аванс.
По аналогии с командировками в EnDocs можно оформить отпуск, отгул или больничный. Достаточно указать сотрудника и срок — система автоматически сформирует документ.
Увольнения вызывают меньше стресса
Расставание с сотрудниками всегда даётся нелегко. И ещё сложнее — если дела ведутся неорганизованно. В этом случае тяжесть на душе сопровождают бюрократические неприятности: поиск документов, отчёты, проверки по контрольным спискам.
Автоматизация снижает нервозность при увольнении. В EnDocs можно завести электронный обходной лист, чтобы вовремя подготовить нужные документы. С помощью инструмента сотрудник сможет передать дела коллегам и руководителям, вернуть технику сисадмину, сдать ключи завхозу и отчитаться по выданным средствам. Когда увольнение идёт по чёткому алгоритму, у всех сторон становится сильно меньше переживаний.
Автоматизация работы с кадрами идет на пользу бизнесу
При подключении EnDocs специалисты по кадрам разгружаются от рутины. На обработку документов уходит на 40% меньше времени, а на поиск нужных документов в архиве — на 90%. Сотрудники начинают работать в разы качественнее и эффективнее, ведь освобождаются от монотонных задач и могут сосредоточиться на более важных целях бизнеса.
Компания в целом тоже в выигрыше: все документы компании оказываются на виду. Можно не переживать, что договор договор с сотрудником окажется неправильным или его подписание слишком затянется — автоматизация значительно снижает риски штрафов. К тому же, бизнес экономит на канцелярии и логистике.
