Виды электронных архивов
Электронный архив обеспечивает упорядоченное хранение файлов с разграничением прав доступа в едином информационном пространстве организации. Существует несколько видов архивов, и у каждого свои цели и задачи.
Электронный архив в СЭД EnDocs позволяет эффективно управлять информационным массивом данных, упорядочить и структурировать документы, сократить время на их поиск и обработку.
Цели создания архива
Все цели, преследуемые при создании электронного архива, так или иначе связаны с улучшением эффективности управления информацией и повышением доступности данных.
Электронный архив позволяет отслеживать и контролировать жизненный цикл документов, начиная от их создания до уничтожения. Такой подход помогает соблюдать законодательные требования и стандарты, а также поддерживать порядок в документах.
Электронный архив обеспечивает безопасное и надежное хранение документов, защищая их от потерь, повреждений и несанкционированного доступа. Это особенно важно для организаций, работающих с конфиденциальной информацией.
В СЭД EnDocs Электронные архивы позволяют быстро находить нужные документы благодаря индексации и полнотекстовому поиску. Данный функционал экономит время сотрудников и повышает эффективность работы.
Стоит отметить и сокращение расходов на физическое хранение документов, так как не требуется аренда помещений и оплата услуг по хранению.
Подробнее про Электронные архивы в EnDocs
Хранение документов в архиве
Электронные архивы играют важную роль в сохранении и управлении электронными документами. Они не только обеспечивают сохранность информации, но и позволяют работать с документами, созданными в устаревших форматах или на устаревших носителях.
Это особенно важно, учитывая быстрое развитие технологий и постоянное обновление программного обеспечения. Перезапись документов на современные носители также является важным аспектом для обеспечения долгосрочной сохранности информации.
Наиболее часто документы хранятся в форматах PDF, DOC и DOCX, XLS и XLSX. Чуть реже – в графическом виде в файлах типа PNG, JPG, GIF, BMP, TIFF и текстовых файлах типа TXT, RTF.
Виды электронных архивов
Выделяют три вида архивов: локальные, облачные и облачные у провайдера СЭД. Разница в том, где расположен сервер и кто им управляет.
| Виды электронных архивов | Сервером управляет Заказчик | Сервером управляет Провайдер |
| Собственный сервер Заказчика | Локальный архив | – |
| Облачный сервер | Облачный архив | Архив в системе ЭДО |
Локальный архив
Локальный электронный архив создается на сервере компании в её цифровом контуре. Данные не передаются в облако. С одной стороны это повышает безопасность данных, снижая риск перехвата или взлома облачного хранилища.
С другой стороны риск взлома данного сервера сохраняется, а обеспечить защита облачных серверов зачастую выше корпоративных за счет более профессиональной команды по информационной безопасности.
Если данные строго конфиденциальны, то доступ извне к локальному архиву отсутствует. В прочих сценариях доступ организуется по зашифрованному каналу.
Локальные архивы применяются для хранения конфиденциальной информации в крупных компаниях и госсекторе.
Облачный архив
Облачный электронный архив предполагает самостоятельное создание архива в облаке провайдера IaaS, которое также самостоятельно покупается, оплачивается и обслуживается компанией, которая решила создать архив.
В EnDocs есть функция Внешнее Хранилище, которая позволяет подключить к облаку отдельное хранилище на серверах Заказчика.
Такой подход может подойти малому, среднему, а иногда и крупному бизнесу, при наличии компетенций по работе с облачными серверами, их настройке, развертыванию ПО и обслуживанию полученной инфраструктуры.
Подробнее можно прочитать в справочной системе EnDocs
Архив в системе ЭДО (у провайдера СЭД)
Такой архив создается на облачных серверах провайдера СЭД EnDocs арендует серверы в Яндекс.Облако, ЦОДы которого соответствуют уровню надежности Tier III и сертифицированы по 152-ФЗ (хранение персональных данных).
Все данные зарезервированы, копии хранятся в нескольких территориально распределенных хранилищах. В любой момент возможна выгрузка полной резервной копии документов и их реквизитов на локальный диск средствами системы.
Преимущество облачного архива в том, что компании не нужно самостоятельно поддерживать работу сервера и ПО для его создания. Кроме того СЭД EnDocs имеет широкий функционал для поиска документации, распознавания данных, структурирования и упорядочивания файлов.
Зарегистрироваться в EnDocs.cloud
На что ещё обратить внимание
При выборе типа электронного архива важно обратить внимание на удобство пользования таким архивом. Значение имеют следующие пункты:
- Автоматизированное внесение документов в архив. При использовании СЭД EnDocs документы могут загружаться из сетевых папок, электронной почты или FTP-сервера, что существенно упрощает наполнение архива. Кроме того, OCR-движок позволяет автоматически распознавать и извлекать важные данные.
- Интеграция с ERP, CRM и другими системами. Она необходима для быстрой отправки документа в архив или получения документа из архива. Без интеграции все действия по переносу файла придется выполнять вручную, скачивая и загружая его. Электронные архивы EnDocs поддерживают все необходимые инструменты интеграции для быстрого обмена документами.
- Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, сдаче отчётности. Большинство проверок и отчетов подразумевает доступ к первичной информации. Ручная работа займет огромное количество времени, а электронные архивы EnDocs позволяют максимально автоматизировать её.
- Управление доступом – это один из важнейших аспектов информационной безопасности. В финансовых документах содержится конфиденциальная информация, доступ к которой должен быть строго ограничен. В СЭД EnDocs встроена система управления доступом, включающей настройку по юридическим лицам, сотрудникам, типам информации, типам документов и другим параметрам.
Заключение
Электронные архивы играют важную роль в современном мире, где информация становится все более цифровой и доступной. Они позволяют организациям эффективно управлять своими документами, обеспечивать их безопасность и доступность, а также соответствовать нормативным требованиям.
Внедрение электронного архива позволяет сократить время и ресурсы, затрачиваемые на работу с документацией, улучшить координацию и эффективность бизнес-процессов.
Наконец, электронные архивы являются неотъемлемой частью современной информационной инфраструктуры и представляют собой важный инструмент для успешного функционирования организаций в условиях цифровой экономики.
