Маршруты согласования в СЭД: как это работает в EnDocs
1. Что такое маршруты согласования и зачем они нужны
Маршруты согласования — это основа электронного документооборота. Без них никакая СЭД (система электронного документооборота) не сможет работать эффективно: документы будут теряться, согласования затягиваться, а сроки — срываться.
До внедрения СЭД согласование документов происходило вручную: по почте, на бумаге или через мессенджеры. Один отправил, другой забыл, третий потерял — и весь процесс приходилось начинать заново.
Сейчас это выглядит иначе. В EnDocs вы можете настроить маршруты согласования один раз — и документы будут проходить согласование автоматически, строго по сценарию. Без задержек, без потерь, с полной прозрачностью.
Такая автоматизация согласования позволяет экономить время, снижать нагрузку на сотрудников и устранять человеческий фактор.
2. Виды маршрутов согласования документов
В EnDocs доступны три основных типа маршрутов согласования — последовательные, параллельные и по условию. Они подходят для различных сценариев, и каждый из них можно адаптировать под структуру компании.
Последовательное согласование
Это классическая схема: документ проходит от одного участника к другому в строгом порядке.
Пример:
→ Начальник отдела
→ Юрист
→ Бухгалтер
→ Финансовый директор
Кейс: В одной из компаний с поточным оформлением договоров был настроен типовой маршрут согласования с проверкой только переменной части. Благодаря неизменности шаблонов юристы исключаются из процесса, что сокращает согласование с 3 дней до 2 часов.
Параллельное согласование
При таком виде согласования документ отправляется сразу нескольким отделам — каждый работает независимо.
Пример:
→ Финансовый отдел
→ Технический отдел
→ Руководитель проекта
Кейс: В крупной структуре с несколькими департаментами документ раньше «гулял» неделями. После настройки параллельного маршрута согласования в EnDocs все участники получают задачи одновременно, а финальную визу ставит директор. Время согласования сократилось на 40%.
Согласование по условию
Этот маршрут зависит от содержимого документа: суммы, контрагента, организации, региона.
Пример:
→ Если сумма договора > 1 млн → добавить этап с директором
→ Если сумма ≤ 1 млн → только финансовый директор
→ Если новый контрагент → подключить юриста
Кейс: В компании с распределённой структурой был реализован маршрут согласования по матрице. EnDocs автоматически подбирает согласующих по типу документа, сумме и подразделению инициатора. Замещения и напоминания о сроках включены автоматически.
3. Примеры маршрутов согласования из практики
Согласование договора аренды:
— Если сумма < 500 тыс → финдиректор
— Если больше → финдиректор + CEO
— Если контрагент новый → подключается юрист
Согласование счёта:
— Одновременно → бухгалтер и финансовый менеджер
— Затем → директор
Маршрут помогает ускорить контроль бюджета и предотвратить задержки.
Заявка на закупку:
— Сотрудник → Руководитель отдела → Финансовая служба → Снабжение
Каждый этап оформляется задачей с дедлайном, все сроки контролируются автоматически.
Эти сценарии показывают, насколько гибкими могут быть маршруты согласования в СЭД при правильной настройке.
4. Как настраиваются маршруты в EnDocs
В EnDocs маршруты согласования создаются с помощью визуального редактора — без программирования. Всё настраивается блоками: этап → исполнитель → условия → срок → следующая ветка. Такой подход подходит даже для сложных согласований — и всё это можно сделать без привлечения ИТ.
Что можно настроить:
- Типы маршрутов: последовательные, параллельные, условные — можно комбинировать.
- Этапы: согласование, исполнение, подписание, ознакомление — на каждом этапе формируется задача.
- Группы и роли: Согласование может идти не к одному сотруднику, а к группе (например, “Юридический отдел”). Есть поддержка делегирования и замещений.
- Условия переходов: сумма, тип документа, организация, подразделение, вложения, кастомные поля. Например: “если сумма > 500 тыс — добавить этап согласования с директором”.
- Автоматизация: система может отправить уведомление, завершить процесс, проверить на наличие дублей, конвертировать в PDF и много другого.
- Контроль сроков: Для каждого этапа можно задать срок. Система отслеживает дедлайны и отправляет напоминания.
- Без остановки процессов: изменение маршрута не влияет на уже запущенные процессы. Документы, которые идут по старым правилам, завершатся без ошибок, а новые пойдут по обновлённой логике.
Подробнее о возможностях редактора маршрутов — в статье «Функции BPM в EnDocs»
5. Почему важно автоматизировать согласование документов
Переход от ручного к электронному согласованию даёт ощутимые преимущества:
Скорость — согласование идёт быстрее, без просрочек и «зависших» писем.
Прозрачность — видно, где находится документ, кто его согласует и на каком этапе.
Предсказуемость — исключаются ошибки, дубли, лишние визы.
Юридическая фиксация — все действия логируются, история сохраняется.
Гибкость — маршруты адаптируются под тип документа и структуру компании.
Унификация — согласование документов в EnDocs становится единым стандартом для всей организации.
6. Заключение
Хорошо настроенные маршруты согласования — это не просто настройка СЭД, а реальный инструмент повышения эффективности бизнеса. EnDocs позволяет внедрить их быстро и гибко: под ваши процессы, без доработок и ИТ-зависимости.
Вы можете начать с малого — например, настроить маршрут согласования счёта. Это займёт несколько минут, но покажет эффект уже в первую неделю: меньше задержек, больше контроля, меньше вопросов от сотрудников.
Подписывайтесь на Telegram-канал EnDocs — мы делимся кейсами, практическими советами по внедрению СЭД и примерами маршрутов, которые уже работают у клиентов.
