Маршруты согласования в СЭД: как это работает в EnDocs

1. Что такое маршруты согласования и зачем они нужны

Маршруты согласования — это основа электронного документооборота. Без них никакая СЭД (система электронного документооборота) не сможет работать эффективно: документы будут теряться, согласования затягиваться, а сроки — срываться.

До внедрения СЭД согласование документов происходило вручную: по почте, на бумаге или через мессенджеры. Один отправил, другой забыл, третий потерял — и весь процесс приходилось начинать заново.

Сейчас это выглядит иначе. В EnDocs вы можете настроить маршруты согласования один раз — и документы будут проходить согласование автоматически, строго по сценарию. Без задержек, без потерь, с полной прозрачностью.

Такая автоматизация согласования позволяет экономить время, снижать нагрузку на сотрудников и устранять человеческий фактор.

2. Виды маршрутов согласования документов

В EnDocs доступны три основных типа маршрутов согласования — последовательные, параллельные и по условию. Они подходят для различных сценариев, и каждый из них можно адаптировать под структуру компании.

Последовательное согласование

Это классическая схема: документ проходит от одного участника к другому в строгом порядке.

Пример:

→ Начальник отдела

→ Юрист

→ Бухгалтер

→ Финансовый директор

 Кейс: В одной из компаний с поточным оформлением договоров был настроен типовой маршрут согласования с проверкой только переменной части. Благодаря неизменности шаблонов юристы исключаются из процесса, что сокращает согласование с 3 дней до 2 часов.

Параллельное согласование

При таком виде согласования документ отправляется сразу нескольким отделам — каждый работает независимо.

Пример:

→ Финансовый отдел

→ Технический отдел

→ Руководитель проекта

 Кейс: В крупной структуре с несколькими департаментами документ раньше «гулял» неделями. После настройки параллельного маршрута согласования в EnDocs все участники получают задачи одновременно, а финальную визу ставит директор. Время согласования сократилось на 40%.

Согласование по условию

Этот маршрут зависит от содержимого документа: суммы, контрагента, организации, региона.

Пример:

→ Если сумма договора > 1 млн → добавить этап с директором

→ Если сумма ≤ 1 млн → только финансовый директор

→ Если новый контрагент → подключить юриста

 Кейс: В компании с распределённой структурой был реализован маршрут согласования по матрице. EnDocs автоматически подбирает согласующих по типу документа, сумме и подразделению инициатора. Замещения и напоминания о сроках включены автоматически.

3. Примеры маршрутов согласования из практики

Согласование договора аренды:

— Если сумма < 500 тыс → финдиректор

— Если больше → финдиректор + CEO

— Если контрагент новый → подключается юрист

Согласование счёта:

— Одновременно → бухгалтер и финансовый менеджер

— Затем → директор

Маршрут помогает ускорить контроль бюджета и предотвратить задержки.

Заявка на закупку:

— Сотрудник → Руководитель отдела → Финансовая служба → Снабжение

Каждый этап оформляется задачей с дедлайном, все сроки контролируются автоматически.

Эти сценарии показывают, насколько гибкими могут быть маршруты согласования в СЭД при правильной настройке.

4. Как настраиваются маршруты в EnDocs

В EnDocs маршруты согласования создаются с помощью визуального редактора — без программирования. Всё настраивается блоками: этап → исполнитель → условия → срок → следующая ветка. Такой подход подходит даже для сложных согласований — и всё это можно сделать без привлечения ИТ.

Что можно настроить:

• Типы маршрутов: последовательные, параллельные, условные — можно комбинировать.
• Этапы: согласование, исполнение, подписание, ознакомление — на каждом этапе формируется задача.
• Группы и роли: Согласование может идти не к одному сотруднику, а к группе (например, “Юридический отдел”). Есть поддержка делегирования и замещений.
• Условия переходов: сумма, тип документа, организация, подразделение, вложения, кастомные поля. Например: “если сумма > 500 тыс — добавить этап согласования с директором”.
• Автоматизация: система может отправить уведомление, завершить процесс, проверить на наличие дублей, конвертировать в PDF и много другого.
• Контроль сроков: Для каждого этапа можно задать срок. Система отслеживает дедлайны и отправляет напоминания.
• Без остановки процессов: изменение маршрута не влияет на уже запущенные процессы. Документы, которые идут по старым правилам, завершатся без ошибок, а новые пойдут по обновлённой логике.

Подробнее о возможностях редактора маршрутов — в статье «Функции BPM в EnDocs»

5. Почему важно автоматизировать согласование документов

Переход от ручного к электронному согласованию даёт ощутимые преимущества:

 Скорость — согласование идёт быстрее, без просрочек и «зависших» писем.

 Прозрачность — видно, где находится документ, кто его согласует и на каком этапе.

 Предсказуемость — исключаются ошибки, дубли, лишние визы.

 Юридическая фиксация — все действия логируются, история сохраняется.

 Гибкость — маршруты адаптируются под тип документа и структуру компании.

 Унификация — согласование документов в EnDocs становится единым стандартом для всей организации.

6. Заключение

Хорошо настроенные маршруты согласования — это не просто настройка СЭД, а реальный инструмент повышения эффективности бизнеса. EnDocs позволяет внедрить их быстро и гибко: под ваши процессы, без доработок и ИТ-зависимости.

Вы можете начать с малого — например, настроить маршрут согласования счёта. Это займёт несколько минут, но покажет эффект уже в первую неделю: меньше задержек, больше контроля, меньше вопросов от сотрудников.

Подписывайтесь на Telegram-канал EnDocs — мы делимся кейсами, практическими советами по внедрению СЭД и примерами маршрутов, которые уже работают у клиентов.