«Красный квадрат»: в пять раз ускорили процесс согласования документов в бизнесе с оборотом в 5,7 млрд рублей

Наш клиент, российская медиа-группа «Красный Квадрат», одна из лидеров в области производства мультимедийного контента в России. 

В связи с растущим объемом производства и необходимостью эффективной работы с документами компания выбрала EnDocs для внедрения системы электронного документооборота (СЭД).

Москва

Сфера: производство мультимедиа-контента

Старт проекта: 2014

Предпосылки для внедрения СЭД

Ранее компания сталкивалась со множеством проблем, связанных с использованием устаревшего бумажного документооборота:

• долгая обработка документов,
• медленное согласование договоров, 
• неэффективный поиск информации в собственном архиве. 

Документы между офисами перемещались без систематизации, вызывая затруднения в документообороте по закупкам. Было необходимо пройти несколько этапов для выполнения любой бумажной операции, что занимало много времени. 

Например, операционист получал бумажную заявку на закупку, регистрировал ее и передавал на подпись. Бумага проходила через несколько этапов согласования, где неизбежно возникала возможность потери документов. Если заявка проходила все этапы согласования, ее все равно нужно было вручную вносить в систему 1С для оплаты.

Отсутствие электронной системы документооборота мешало сотрудникам, возникали ситуации, когда компания подписывала одну версию договора, а контрагент — другую. Для выяснения происходившего руководителю отдела внутреннего контроля приходилось перемещаться из одного офиса в другой. Он искал финальную версию договора, сравнивал ее с подписанной копией и изучал переписку по электронной почте между компанией и контрагентом. Все это занимало несколько дней по времени.

Для повышения эффективности рабочего процесса медиа-группа задумалась о внедрении СЭД

Мы были выбраны в качестве поставщика СЭД по следующим критериям:

• успешный опыт внедрения СЭД, среди наших кейсов уже были аналогичные проекты
• готовое решение, доработанное под требования клиента
• доступная цена внедрения, соразмерная с качеством предоставляемых услуг

Процесс внедрения СЭД в медиа-группе “Красный квадрат”

В первую очередь, команда провела анализ текущих бизнес-процессов и интеграционных возможностей с бухгалтерской системой учета. Далее наши специалисты составили техническое задание на основе проведенного анализа и полученных данных, которое было согласовано с “Красным квадратом”.

Юристы медиа-группы хотели, чтобы было много типовых форм договоров, позволяющих максимально оптимизировать работу и контакт между компанией и контрагентами.

Настроить такую глобальную систему было одной из самых сложных задач! Однако мы успешно справились с этой и другими проблемами

Также наша команда предложила и внедрила дополнительные улучшения, такие как:

• стандартизация процессов обработки документов,
• автоматизация сканирования и ввода документов в электронный архив,
• создание механизма поиска документов и разработка отчетов для аналитической информации.

Результаты внедрения СЭД в медиа-группе “Красный квадрат”

Внедрение СЭД в медиа-группе “Красный квадрат” привело к следующим изменениям и улучшениям:

Повышение прозрачности и ускорение договорной деятельности

Исключение рисков потери или повреждения документов и повышение надежности их хранения

Повышение трудовой дисциплины и качества выполняемой работы

Несомненным отличием от использования бумажного документооборота компания выделила удобство, логичность, четкость и быстроту работы с документами от их хранения до согласования.

О проекте в цифрах:

• Сокращение времени, затрачиваемого на поиск и обработку документов, на 40%.
• Сокращение сроков согласования документов и подготовки документов в 5 раз.
• Повышение эффективности внутренних процессов в 3 раза.

Результаты: сокращение сроков согласования в 5 раз и повышение эффективности внутренних процессов в 3 раза

Теперь «Красный квадрат» имеет возможность проводить ценовые комитеты, размещать информацию о ценах и ассортименте для торговых представителей, а также планировать и согласовывать внутренние регламентирующие документы. EnDocs также обеспечивает контроль сроков действия договоров, связанных с заявками на оплату, и интегрируется с системой 1С.

Процедура согласования документов стала быстрой и прозрачной, и больше не возникает потерь информации. Время, затрачиваемое на поиск и обработку документов, уменьшилось вдвое.