Как внедрить ЭДО в строительство: полное руководство от А до Я
В современном мире, где цифровые технологии проникают во все сферы деятельности, строительная индустрия не остается в стороне. Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в строительство становится необходимостью для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компаний. Однако для успешного осуществления этого процесса необходимо не только выбрать подходящую систему, но и провести комплексную подготовку сотрудников и адаптировать рабочие процессы под новые технологии.
В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты внедрения ЭДО в строительство, включая его преимущества, основные этапы и требования к организации этого процесса.
Какие документы используемые в строительстве можно вести в электронном виде
В сфере строительства возможно вести широкий спектр документации в электронном формате, что является эффективным способом оптимизации процессов. Переход от традиционной бумажной документации к электронному документообороту способствует ускорению завершения этапов проекта. По окончании каждого этапа выполнения работ на строительном объекте необходимо сформировать комплект исполнительной документации, включающий в себя разнообразные акты, схемы, чертежи и отчеты.
Среди ключевых документов, которые могут быть переведены в электронный формат, можно выделить:
Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы.
Акты разбивки осей объекта капитального строительства на местности.
Акты освидетельствования скрытых работ и прочие виды актов.
Основной комплект рабочих чертежей.
Исполнительные схемы.
Результаты экспертиз, обследований, лабораторных и прочих испытаний выполненных работ.
Документы, подтверждающие проведение контроля качества и входного контроля применяемых стройматериалов, изделий, конструкций и оборудования.
Общий и специальные журналы работ.
Замечания строительного контроля.
Вопрос о том, в каком формате предпочтительнее вести исполнительную документацию – в электронном или бумажном виде, является важным для строительных компаний. Приказ Минстроя России № 344/пр от 16 мая 2023 года предоставляет возможность перевода всех этих документов из бумажного варианта в цифровой формат, что открывает новые перспективы для эффективного управления данными.
Электронный документооборот также способствует упрощению работы с различными видами документации, такими как сметы, спецификации и отчеты. Это позволяет сократить время на выполнение административных процедур и повысить общую эффективность работы строительной организации.
Почему строительной организации необходим ЭДО
Строительные компании сталкиваются с рядом проблем, которые могут быть решены с помощью внедрения электронного документооборота (ЭДО). В обычной практике строительства документы, связанные с выполнением работ, обычно предоставляются после завершения работ подрядчиком в соответствии с условиями договора. Однако часто возникают необходимость внесения исправлений в документацию, что требует ее повторного выставления. Это приводит к дополнительным расходам и перегрузке персонала производственно-технического отдела. В такой ситуации заказчик не может получить полное представление о текущем состоянии проекта на стройке, а подрядчик сталкивается с нехваткой времени, что мешает ему закрыть документацию и получить оплату вовремя.
Внедрение системы ЭДО может значительно улучшить эту ситуацию. Оно позволит быстро и эффективно вносить необходимые изменения в документацию и обмениваться ею почти мгновенно. Благодаря ЭДО процесс согласования становится более прозрачным и эффективным, что позволяет компаниям оперативно реагировать на изменения и сокращает время на выполнение административных процедур.
Какие документы в строительстве можно вести в электронном виде
В строительной сфере существует множество документов, которые могут быть эффективно ведены в электронном формате. Основные категории документов, подлежащих электронной обработке, связаны с завершением строительно-монтажных работ и закупкой строительных материалов. Например, счета-фактуры или универсальные передаточные документы (УПД), имеющие утвержденные формы, могут обмениваться между контрагентами через системы электронного документооборота без необходимости заключения дополнительных соглашений. Также первичную, договорную и отраслевую документацию можно обрабатывать и передавать через электронные системы документооборота.
Среди наиболее распространенных документов в строительной отрасли можно выделить акты в соответствии с формой КС-2 (акт о приемке выполненных работ) и справки по форме КС-3 (справка о стоимости выполненных работ). Внедрение системы электронного документооборота в организацию позволяет автоматизировать обработку этих документов и обеспечить почти мгновенный обмен ими. Кроме того, система электронного документооборота помогает упростить работу с различными видами документации, такими как сметы, спецификации, отчеты и заказы.
Требования к различным участникам строительного рынка
Требования, которые выдвигаются различными участниками строительной отрасли, определяются их спецификой и особенностями внутренних бизнес-процессов, а также структурой информации, используемой в их работе.
Давайте рассмотрим некоторые из этих особенностей требований, которые ожидают от представителей различных бизнес-сфер в области недвижимости.
Строители и проектировщики
В строительной сфере преобладает проектно-ориентированная модель управления. Организации этой отрасли используют архив для сохранения проектной документации, которая имеет структуру и уровни доступа в зависимости от объектов. Важно иметь возможность хранить файлы большого объема и обеспечить удобный интерфейс для ускоренной загрузки этих файлов в систему.
Инвесторы
Инвестиционные организации играют ключевую роль в финансировании строительных проектов с последующей целью их дальнейшей продажи по частям или сдачи в аренду. Эти компании также могут заниматься покупкой уже построенных объектов или тех, которые находятся на заключительных этапах производства. Их основные операции связаны с проведением инвестиционных сделок и сделок по приобретению или продаже недвижимости. Отличительной чертой таких организаций является наличие большого количества юристов в штате.
Практика показала, что для эффективного решения проблем хранения и использования документации должны применяться системы электронного архива. Глобальная цель их внедрения – не только организовать хранилище документов, но повысить эффективность деятельности компании в целом.
EnDocs предлагает решение для организации электронного архива,которое поможет:
● Исключить случаи утери важных документов;
● Сократить время на поиск документов;
● Оперативно получать необходимый комплект документов для подготовки отчетов;
● Поддерживать рабочую документацию в актуальном состоянии;
● Обеспечить строго регламентированный многопользовательский доступ к документации.
Инвесторы предъявляют особые требования к электронному архиву, который должен хранить разнообразные документы в упорядоченном виде и отражать связи между ними, строительными объектами и юридическими субъектами. Их системы согласования договоров направлены на утверждение деталей контрактов и автоматизацию работы юридического отдела. Важной особенностью является возможность внесения изменений непосредственно в текст договоров.
Девелоперы
Рассмотрим девелопмент как отдельный вид бизнеса или как составную часть бизнеса в составе холдинга. Стоит отметить, что в России чистые девелоперы (или fee-девелоперы) пока еще довольно редки.
Основным объектом внимания для таких организаций является девелоперский проект, включающий в себя широкий спектр документации: от концепции проекта и финансово-инвестиционной составляющей до комплекта разрешительных документов, технического проекта и взаимодействия с подрядчиками и поставщиками, а также с государственными органами.
Поэтому помимо необходимости в электронном архиве, который требуется на всех этапах развития девелоперского проекта, требуются специализированные системы для поддержки процессов.
На начальной стадии проекта требуется система, отслеживающая процесс прохождения разрешительной и проектной документации через государственные органы, координирующая действия сотрудников компании для достижения окончательного результата: полного комплекта документов для начала строительства на объекте. Этот процесс нелинейный и включает в себя множество участников, но при этом достаточно стандартизированный для отрасли в целом.
Эксплуатационные компании
Компании, занимающиеся эксплуатацией зданий или комплексов строений, предоставляют услуги по обслуживанию арендаторам или владельцам. У них структура архива организована в форме матрицы, где выделены разделы по типам строений, инженерным сетям и коммуникациям, а также предоставляемым сервисам.
Основной принцип работы для таких компаний — это сервисный подход, который направлен на эффективное управление персоналом с целью обеспечения высокого качества предоставляемых услуг и максимально надежного возврата инвестиций. Очевидно, что для них критически важна наличие системы управления документами, которая обеспечивает эффективное согласование заявок, договоров, пропусков и прочих документов.
Проблемы бумажного документооборота в строительстве
Трудности, связанные с использованием бумажного документооборота в сфере строительства, часто возникают в организациях этой отрасли, где процессы управления документами все еще осуществляются в письменной форме.
Путаница в документах и нарушение сроков
Путаница и несоблюдение графиков возникают, когда документы строительной фирмы оформляются на бумаге, что приводит к значительной нагрузке на отдел управления технологическим процессом (ПТО), а также к нарушениям сроков и затруднениям в завершении документов и оплате. Неотмеченные и несвоевременно переданные документы приводят к недопониманию со стороны заказчика того, что происходит на строительном объекте, а подрядчик не получает оплату за выполненную работу вовремя.
Длительное согласование документов
Длительное согласование документов является обычным явлением в случае, если документация оформляется на бумаге в строительной сфере. По завершении каждого этапа строительства заказчик и подрядчик могут потратить значительное количество времени – до нескольких месяцев, чтобы завершить его документально.
Этот процесс начинается с подготовки исполнительной документации подрядчиком, затем документы рассылаются для согласования и подписания всем участникам проекта. В процессе согласования могут быть выявлены ошибки или пропуски, что требует коррекции исполнительной документации и, следовательно, начала процесса согласования заново.
Сложности в поисках нужной документации
Строительные организации оперируют множеством разнообразных документов, включая инженерные чертежи, сметные расчеты, планы-проекты и прочие документы, отражающие стоимость и ход строительных работ. Некоторые из них постоянно используются в рамках ежедневной деятельности на протяжении всего периода строительства, другие подписываются и сразу отправляются в архив, а третьи требуются лишь на определенных этапах проекта. В итоге сотрудники строительной компании тратят значительное количество времени на поиск нужной документации, что замедляет процессы и снижает производительность труда.
Электронный архив EnDocs ускоряет поиск нужных документов в десятки раз
Трудности в контроле и сопоставлении данных
Проблемы с контролем и анализом информации возникают из-за трудностей с сопоставлением данных, содержащихся в бумажных документах. Например, для проверки расхода материалов, сравнения остатков или оценки необходимости дополнительных закупок требуется значительное время и усилия. Необходимо проанализировать, какие материалы были использованы на каком этапе проекта, определить, что еще необходимо приобрести, и как это повлияет на последующие этапы работ.
Сократить затраты на проверку поступающих документов помогает роботизация процессов. Например, СЭД EnDocs может сверить полученные акты КС-2/КС-3 как между собой, так и с данными, хранящимися в других системах, содержащих данные по сметам и бюджетам
Отсутствие контроля
Отсутствие должного уровня контроля и прозрачности в учете, которые часто характерны для бумажного документооборота, иногда становится причиной неразберихи и неправильного использования материалов. Внедрение автоматизированных систем работы с документами способствует более эффективному контролю и предотвращает возможные ошибки в поставках материалов, а также минимизирует риск незаконного использования ресурсов.
Дополнительная нагрузка на проектно инженерный состав
Еще одной проблемой, связанной с бумажным документооборотом, является значительная дополнительная нагрузка на проектные и инженерные подразделения компании. Это включает в себя сметчиков, проектировщиков, инженеров, архитекторов и других специалистов. Эти сотрудники сталкиваются с обширным объемом документации и справочной информации, при этом поиск необходимых данных в бумажных документах требует значительного времени и снижает их производительность.
Плюсы организации ЭДО в строительстве
Зачем строительной компании автоматизировать ЭДО и какие задачи решает эта в таких компаниях система электронного документооборота? В первую очередь, смысл внедрения заключается в оптимизации ряда важных бизнес-процессов, а также в создании базы, необходимой для развития компании и ее работы в постоянно меняющихся условиях современного рынка.
Внедрение СЭД может быть целесообразным и в компаниях, у которых большой объем документов — а в сфере строительства таких предприятий, безусловно, очень много. К документам, с которыми работают такие компании предъявляются достаточно строгие требования, особенно в том, что касается их учета и хранения.
Как соблюдать все правила и требования к хранению документов и держать их в полном порядке? Решение очевидно — достаточно перевести весь документооборот в электронный вид и в единую систему. Электронный документооборот предоставляет ряд преимуществ, которые оказывают существенное влияние на эффективность и прозрачность бизнес-процессов в сфере строительства. Переход к использованию ЭДО способствует упрощению процедур согласования и корректировки документов. Это обеспечивает единообразие документации и позволяет оперативно исправлять ошибки и неточности, что существенно упрощает процесс согласования и делает его более прозрачным.
СЭД EnDocs предоставляет различные возможности для основных процессов работы с документами:
● Исходящая и входящая корреспонденция;
● Согласование договоров и контроль исполнения;
● Организационно-распорядительная и внутренняя документация;
● Электронный архив документов.
Кроме того, переход к электронному документообороту сопровождается существенным сокращением затрат. Нет необходимости в перевозке документов из офиса в офис, на стройплощадку и обратно, так как все согласования происходят через интернет. Это позволяет сократить расходы на транспорт и минимизировать расходы на бумагу и печать документов. Более того, отпадает необходимость выделения места для хранения бумажного архива, поскольку все документы хранятся в электронном виде.
Электронный документооборот также способствует ускорению бизнес-процессов, особенно в случае работы с удаленными филиалами и дочерними компаниями в других регионах. Документы в них поступают из различных источников: через канцелярию, менеджеров, напрямую в бухгалтерию, в бумажном и электронном виде — все они требуют оперативной доставки ответственным лицам для проверки и принятию к учету.
EnDocs – Цифровая бухгалтерия поможет на порядок сократить трудоемкость рутинных операций и исключить обращение бумажных документов в компании.
Эффективное внедрение и использование электронного документооборота также способствует улучшению репутации строительной компании на рынке. Благодаря быстрой сдаче объектов и своевременным взаиморасчетам с подрядчиками уровень финансовых рисков компании снижается, а партнерские отношения с контрагентами укрепляются, что в конечном итоге способствует улучшению репутации и повышению доверия к компании в бизнес-среде.
Часто задаваемые вопросы
В этом разделе мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся вопросы, связанные с темой электронного документооборота в сфере строительства.
Какие виды документов в строительстве обязательно должны вестись в электронном виде?
В строительстве обязательно вести в электронном виде следующие документы:
● Документы, связанные с закрытием строительно-монтажных работ.
● Документы, связанные с закупкой стройматериалов.
Эти документы можно вести в электронном виде, используя системы электронного документооборота (ЭДО). Например, счет-фактура и универсальный передаточный документ (УПД) имеют утвержденные формы и могут быть отправлены и получены через системы ЭДО без дополнительных соглашений.
Какие общие ошибки возникают при переходе на электронный документооборот в строительстве и как их избежать?
Общие ошибки при переходе на электронный документооборот в строительстве:
● Отсутствие стратегии и плана перехода. Определите цели, задачи и сроки перехода, а также разработайте план мероприятий и обучения персонала.
● Недостаточная автоматизация процессов. Внедрите специализированное программное обеспечение для автоматизации обработки и хранения документов.
● Неэффективное взаимодействие с контрагентами. Обучите сотрудников работе с электронными документами и системами ЭДО, обеспечьте совместимость форматов и протоколов передачи данных.
● Нехватка компетенций сотрудников. Расширьте навыки персонала, обучите работе с новыми технологиями и программным обеспечением.
● Недостаточное внимание к правовым аспектам. Обеспечьте соответствие требованиям законодательства, используйте электронную подпись и защищенные каналы передачи данных.
Избежать этих ошибок можно, следуя рекомендациям:
●Разработайте стратегию и план перехода, определите цели и задачи.
● Автоматизируйте процессы с использованием специализированного программного обеспечения.
Обучите сотрудников работе с электронными документами и системами ЭДО.
● Обеспечьте совместимость форматов и протоколов передачи данных с контрагентами.
● Расширьте компетенции сотрудников и повысьте их квалификацию.
●Соблюдайте требования законодательства, используйте электронную подпись и защищенные каналы передачи данных.
Каковы наилучшие практики для интеграции ЭДО в существующие рабочие процессы строительной компании?
Наилучшие практики для интеграции ЭДО в существующие рабочие процессы строительной компании включают:
Анализ существующей системы документооборота – выявление слабых мест и определение изменений, которые необходимо внести.
Определение целей и задач внедрения ЭДО – постановка конкретных целей, достижение которых планируется с помощью электронного документооборота.
Запуск работы ЭДО – выбор оператора электронного документооборота, оформление электронной подписи, организация обучения сотрудников работе в системе.
Внедрение специализированного программного обеспечения для автоматизации обработки и хранения документов.
Обучение сотрудников работе с электронными документами и системами ЭДО, обеспечение совместимости форматов и протоколов передачи данных.
Расширение навыков персонала, повышение квалификации в области новых технологий и программного обеспечения.
Соблюдение требований законодательства, использование электронной подписи и защищенных каналов передачи данных.
Разработка стратегии и плана перехода, определение целей и задач.
Каковы законодательные требования к электронному документообороту в строительной отрасли?
С 1 января 2023 года вступил в силу национальный стандарт ГОСТ Р 70108-2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде». Этот стандарт устанавливает требования к ведению исполнительной документации для объектов капитального строительства в электронном виде.
Стандарт предусматривает два варианта ведения документации: в электронном виде или на бумажных носителях. Выбор варианта остается за участниками процесса строительства: застройщиками, техническими заказчиками, эксплуатирующими организациями, генподрядчиками и другими организациями, а также уполномоченными лицами.
Требования к информационной системе, поддерживающей электронный документооборот, включают возможность поддержки электронных журналов и осуществления регистрации в надзорных органах по мере введения объекта в эксплуатацию. Система должна формировать акты и другую исполнительную документацию на основе данных из информационной модели объекта.
Как электронный документооборот влияет на скорость получения разрешений и лицензий в строительстве?
Электронный документооборот влияет на скорость получения разрешений и лицензий в строительстве следующим образом:
Упрощает процедуру согласования и исправления документов. Переход на ЭДО позволяет привести документацию в единообразный вид и оперативно исправлять ошибки и неточности, что упрощает процесс согласования и делает его прозрачным.
Снижает затраты. ЭДО сокращает расходы на транспорт, бумагу и печать документов, так как согласования происходят через интернет, и устраняет необходимость организовывать место для хранения архива.
Ускоряет процессы. Работа с удаленными филиалами и дочерними компаниями в других регионах больше не зависит от разницы во времени, так как сотрудники на ключевых постах имеют персональные квалифицированные электронные подписи и могут подписывать документы прямо в системе. Быстрое подписание документов с контрагентами ускоряет взаиморасчеты.
Повышает репутацию. Внедрение и налаживание электронного документооборота позволяет сдавать объекты быстрее и проще, а расчеты с подрядчиками происходят вовремя, что сводит финансовые риски компании к минимуму и налаживает партнерские отношения с контрагентами, повышая репутацию компании на рынке.
Заключение
В современном строительстве внедрение электронного документооборота (ЭДО) становится неотъемлемой частью оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет компаниям улучшить эффективность работы, сократить расходы и улучшить контроль над документацией. Правильно организованный ЭДО способствует упрощению процедур согласования, быстрому обмену документами и минимизации рисков, связанных с потерей или неправильным оформлением документов.
Внедрение электронного документооборота в строительные компании требует не только выбора подходящей системы, но и проведения тщательного анализа текущих бизнес-процессов, определения целей и задач, а также организации подготовки сотрудников к новой системе. Это позволит максимально эффективно использовать возможности, которые предоставляет внедрение ЭДО, и обеспечить плавный переход на новые рабочие процессы.
В результате правильно организованного и внедренного электронного документооборота строительные компании получают множество преимуществ, включая увеличение производительности, снижение затрат и повышение прозрачности документационного процесса. Это помогает компаниям быть конкурентоспособными на рынке и успешно справляться с вызовами современной строительной индустрии.