Как устроено согласование договоров в организации

Согласование договоров — ключевой этап деловой коммуникации, влияющий на оперативность сделок и юридическую чистоту обязательств. Чётко выстроенный порядок согласования, с понятным распределением ролей, сроков и решений, позволяет избежать затягивания процессов и минимизировать риски для компании. Особенно это актуально в условиях, когда договоры проходят не только внутренние этапы согласования, но и требуют уточнений с контрагентами.

В статье рассмотрим, как обычно выглядит алгоритм согласования: от построения схемы и матрицы согласования до формирования вспомогательных документов — листов, протоколов согласования цены и разногласий. Также уделим внимание популярным электронным системам, таким как EnDocs, Битрикс24, 1С:ERP и 1С:Документооборот.

Согласование договоров

Согласование договора — это процесс, в ходе которого условия будущей сделки проходят проверку и одобрение всеми заинтересованными сторонами. Цель — убедиться, что текст договора точен, законен и устраивает всех участников. Это не формальность: от качества согласования зависит юридическая защищённость компании и скорость заключения сделки.

Внутри организации согласование может затрагивать юристов, финансистов, менеджеров проектов, службы безопасности и руководство. Чтобы не теряться в цепочке согласующих, компании выстраивают алгоритм согласования — с понятным порядком, сроками, этапами и ролями. Часто используется схема или матрица согласования, чтобы зафиксировать, кто и в какой последовательности принимает решение.

Всё это нужно не для отчётности, а для того, чтобы не упустить важное, не допустить ошибок и избежать споров после подписания. Грамотно организованный процесс экономит время, снижает риски и делает работу с договорами предсказуемой и управляемой.

Чаще всего все эти процессы уже автоматизированы и проходят в рамках специализированных СЭД. Такие системы широко применяются в различных отраслях и компаниях любого масштаба. Они позволяют строить гибкие схемы согласования с учётом специфики бизнеса и внутренних регламентов, контролировать сроки прохождения документов, автоматически распределять роли и уведомлять участников. Благодаря этому скоращается число ошибок человеческого фактора, уходит практически вся бумажная работа, а статус каждого договора всегда доступен в реальном времени.

Этапы согласования договора

Согласование проходит поэтапно — от идеи до подписания.

Создание и загрузка документа

Процесс начинается с загрузки договора в систему или создания нового документа на основе шаблона. В обязательных полях указываются ключевые данные: контрагент, сумма, сроки, условия. Это позволяет формализовать начальную информацию и избежать типичных ошибок. В зависимости от размера компании алгоритм заполнения может быть упрощён или иметь более сложные требования к детализации.

В небольших организациях этот этап часто выполняет инициатор договора, самостоятельно формируя начальный комплект документов. В крупных компаниях же существуют чётко прописанные схемы и матрицы, определяющие, какие шаблоны и реквизиты должны быть заполнены в зависимости от типа договора и направления деятельности.

Формирование маршрута согласования

После создания документа система автоматически строит маршрут согласования на основе заданных правил и матриц полномочий. Порядок прохождения может быть последовательным, параллельным или комбинированным — выбор зависит от внутреннего регламента и специфики договора.

В организациях с простой структурой маршрут может быть статичным и фиксированным для каждого типа договора. В крупных компаниях, где задействованы несколько подразделений, формирование маршрута учитывает разнообразие ролей и полномочий, позволяя добавлять дополнительных согласующих вручную в случае необходимости.

Отправка на согласование

Документ направляется всем согласующим согласно установленному порядку и срокам. В системе автоматически рассылаются уведомления, что исключает задержки и потерю документов. Каждый участник получает доступ к актуальной версии и может ознакомиться с условиями без лишних пересылок по почте или бумажных носителей.

В зависимости от корпоративных правил, сроки согласования могут быть жёстко зафиксированы, либо иметь гибкий характер. В некоторых организациях предусмотрены этапы эскалации для случаев, если согласующий не успевает принять решение в установленное время.

Внесение правок и комментариев

Согласующие оставляют замечания и предложения непосредственно в системе, что создаёт прозрачную историю правок и исключает разночтения. Все правки фиксируются с указанием автора и времени внесения, что облегчает анализ и контроль.

Процесс внесения изменений может иметь разные сценарии: в одних компаниях договор возвращается инициатору для доработки, в других — правки обсуждаются в рамках коллективного согласования. Матрица ролей и правил определяет, кто и каким образом может влиять на содержание документа.

Контроль сроков и напоминания

В системе реализован механизм автоматического контроля сроков на каждом этапе согласования. При приближении дедлайна участники получают напоминания, что помогает избежать затягивания и простоев в процессе.

В компаниях с жёсткими требованиями к срокам предусмотрены регламенты, включающие автоматическую эскалацию задач руководству или ответственным лицам. В более гибких организациях сроки могут быть рекомендательными, но контроль всё равно остаётся важной частью процесса.

Финальное утверждение

После прохождения всех согласующих этапов договор направляется на утверждение руководителю или уполномоченному лицу. Схема утверждения может иметь несколько уровней — от менеджера до совета директоров, в зависимости от суммы, условий и риска сделки.

В небольших организациях утверждение часто сводится к одному ответственному лицу, в то время как в больших компаниях алгоритм может включать несколько этапов с проверкой соответствия политики и бюджету. Утверждение фиксируется в системе с указанием даты и результата.

Подписание документа

Подписание происходит с использованием электронной подписи, которая интегрируется в систему или через сторонние сервисы. Такой порядок ускоряет процесс и исключает риски потери или подделки бумажных документов.

Применяться могут разные типы подписей — от простой электронной метки до квалифицированной подписи, обеспечивающей юридическую силу. Система фиксирует факт подписания и сохраняет все версии документа.

Архивирование и доступ

Все версии договора и история согласования автоматически сохраняются в централизованном архиве. Матрица доступа регулирует, кто и когда может просматривать документы, обеспечивая безопасность и соответствие внутренним политикам.

В крупных организациях система позволяет быстро искать документы по различным параметрам — типу, дате, контрагенту, статусу — что значительно упрощает аудит и контроль. В небольших компаниях архив обычно выполняет функцию надёжного хранения и упрощённого доступа.

Виды согласований

В зависимости от контекста и участников процесс может существенно отличаться. Обычно выделяют три основные вида согласований: внутри организации, между контрагентами и электронное согласование. Каждый из них имеет свои особенности, задачи и инструменты, которые влияют на скорость, качество и прозрачность процесса.

Внутриорганизационное согласование

Это самый распространённый и традиционный способ согласования договоров. В компании договор проходит через ряд ключевых подразделений: юридический отдел проверяет правовую сторону, финансовый — оценивает условия оплаты и риски, ИТ — технические аспекты, отдел закупок — соответствие потребностям. Каждый участник вносит свои правки и даёт согласие.

В небольших компаниях процесс часто неформальный и быстрый — достаточно устных договорённостей и обмена почтой. Однако в крупных организациях всё построено по строгой схеме с чёткой матрицей согласующих лиц и фиксированными сроками. Это помогает контролировать процесс, избегать «провисаний» и обеспечивать прозрачность.

Очень часто внутреннее согласование включает несколько итераций — договор может возвращаться на доработку после комментариев разных служб. Это нормальная практика, позволяющая устранить все недостатки до финального утверждения.

Основная цель такого согласования — убедиться, что договор соответствует интересам компании, юридически корректен и финансово безопасен. Только после прохождения всех этапов договор получает статус готового к подписанию документа внутри организации.

Согласование между контрагентами

Здесь вступает в игру другой уровень сложности. Взаимодействие происходит между двумя или более организациями, часто с разными внутренними регламентами и подходами к рискам.

Каждая сторона проверяет договор со своей стороны: юридические службы сверяют условия, финансовые — платежные аспекты, а бизнес — соответствие интересам. Согласование может идти параллельно или поочерёдно, и часто требует дополнительных протоколов и встреч для урегулирования спорных вопросов.

Особенность такого вида — необходимость выстраивать коммуникацию и согласовывать процесс, чтобы избежать нескончаемых правок и задержек. Здесь важны прозрачность и четкий алгоритм взаимодействия.

Электронное согласование

С появлением цифровых технологий всё чаще договоры проходят согласование через специализированные системы — электронный документооборот и корпоративные порталы.

Это ускоряет процесс, минимизирует ошибки и упрощает контроль. Все участники видят статус договора, получают уведомления о задачах, могут оперативно оставлять комментарии и исправления.

Электронное согласование также фиксирует сроки и порядок прохождения, создавая прозрачный и доступный для аудита цифровой след. Особенно актуально в больших компаниях и холдингах с множеством филиалов и подразделений.

Вспомогательные документы

Вспомогательные документы — это важная часть процесса согласования договора, позволяющая зафиксировать важные решения, упрощать контроль и формализовать взаимодействие сторон.

Лист согласования — это официальный документ, фиксирующий порядок и результаты прохождения договора внутри организации. В нём указываются подразделения и ответственные лица, которые проверяли и одобряли проект, а также даты и подписи, подтверждающие согласование. Документ позволяет проследить весь маршрут согласования и убедиться, что каждая стадия пройдена в нужной последовательности.

Обычно лист согласования является частью карточки документа в системе электронного документооборота. Здесь отображаются все резолюции, комментарии и итоги проверки, что делает процесс прозрачным и управляемым.

Протокол согласования разногласий к договору фиксирует все спорные вопросы и разногласия между сторонами по условиям договора. В нём подробно отражаются позиции каждой стороны, а также предложения по их разрешению и пути достижения компромисса.

Наличие такого протокола помогает структурировать обсуждение спорных моментов, избежать недоразумений и ускорить процесс согласования. В некоторых случаях именно этот документ позволяет подписать договор, даже если не все вопросы решены окончательно, оставляя возможность для дальнейших корректировок и уточнений.

Протокол разногласий — важный инструмент, когда стороны не полностью согласны с некоторыми пунктами договора. В нём подробно фиксируются все спорные моменты, предложения по их решению и позиции каждой стороны.

В некоторых случаях именно наличие протокола разногласий позволяет подписать договор без полного согласия по всем вопросам, оставляя возможность для последующих корректировок.

Работа в программах согласования договоров

Работа с договорами всё чаще переносится в электронные системы, где можно выстроить чёткий порядок согласования, сократить сроки и контролировать процесс в реальном времени. Рассмотрим популярные решения: нашу систему EnDocs, а также Битрикс24, 1С:ERP и 1С:Документооборот.

EnDocs — это современное SMART-решение для быстрого и прозрачного согласования договоров. Мы упростили процесс, чтобы ваши сделки проходили без задержек и ошибок.

В системе доступны готовые шаблоны и автоматические маршруты согласования. Просто выберите тип договора — дальше всё происходит само: система отправит документы нужным участникам, уведомит их и проконтролирует сроки.

Согласующие работают с документом прямо в EnDocs: удобный онлайн-редактор, версионность, комментарии. Все правки и решения фиксируются в Листе согласования — полный контроль и прозрачность на каждом этапе.

После согласования договор мгновенно отправляется контрагенту через интеграцию с Контур.Диадок. Без лишних вложений, без ожиданий. Подписание и обмен — в один клик.

EnDocs не просто ускоряет согласование. Система следит за сроками договоров и заранее напоминает о продлении, помогая избегать рисков и срывов.

Вы получаете мощный инструмент, который сокращает время согласования в 3–5 раз, ускоряет поиск документов в 8–10 раз и помогает держать процессы под полным контролем — в офисе и на ходу.

Битрикс24

Согласование документов в Битрикс24 реализовано через специализированное приложение, использующее встроенные бизнес-процессы платформы. Оно позволяет автоматизировать как внутренние, так и внешние этапы согласования с гибкой настройкой маршрутов, ролей и действий.

Во внутреннем контуре можно размещать факсимиле сотрудников на документах — например, на заявлениях, приказах, служебных записках или входящих письмах. Поддерживается работа с многостраничными PDF и DOCX: система формирует итоговый файл с подписями и сохраняет его на Битрикс24.Диск.

Для внешнего согласования документы направляются контактам из CRM. Система автоматически формирует письмо, прикладывает документ и получает отклик через встроенную форму. Ответ фиксируется в бизнес-процессе, после чего запускаются последующие действия по заранее заданному сценарию.

Решение поддерживает параллельные и последовательные маршруты, контроль сроков, назначение задач, учёт версий. В одном процессе можно комбинировать внутренние и внешние этапы, что удобно для сложных схем согласования.

1С:ERP

Согласование договоров в 1С:ERP реализовано через встроенные механизмы бизнес-процессов и документы «Соглашение» и «Договор». Эти объекты связаны с контрагентами, видами договоров, сроками действия и обеспечивают централизованный учёт обязательств.

Система поддерживает этапы согласования: каждый договор проходит через настроенные маршруты — с определёнными исполнителями, сроками, действиями и статусами. Все события фиксируются, включая комментарии и результаты рассмотрения. Предусмотрена подписание бумажных и электронных версий.

Для контроля за сроками и обязательствами используется интеграция договоров с календарём, задачами и напоминаниями. Это позволяет отслеживать этапы согласования, не допускать просрочек и своевременно продлевать соглашения.

Внешний обмен возможен через интеграции с внешними ЭДО (тот же Контур.Диадок, например): договор может быть отправлен контрагенту, подписан и возвращён без выхода из системы. Все статусы и документы фиксируются в учёте.

Инструмент ориентирован на крупные и средние компании, где важны прозрачность, контроль и автоматизация договорной работы. Решение встроено в общую логику 1С:ERP и связано с учётом, закупками, продажами и проектным управлением.

1С:Документооборот

Помимо базовых возможностей 1С:ERP, согласование договоров в компаниях часто выносится в специализированный инструмент — 1С:Документооборот. Cистема поддерживает полной цикл работы с договорными документами: от подготовки и согласования до контроля исполнения и автоматического продления. Основной элемент — карточка договора, где фиксируются все данные, файлы и связанные процессы.

Согласование осуществляется через встроенный процесс, поддерживающий параллельные, последовательные и условные маршруты. Регламенты можно настраивать с учётом структуры компании: например, параллельное рассмотрение бухгалтерией и юристами, затем — финальное согласование директором. По завершении формируется лист согласования, хранящийся в системе.

Отдельное внимание уделено автоматизации: система отслеживает возврат договоров от контрагентов, контролирует сроки действия и может продлевать документы без участия пользователя. Поддерживается работа с шаблонами, автозаполнение реквизитов и учёт многосторонних соглашений.

Выводы

Согласование договоров — это многоступенчатый процесс, включающий проверку юридических, финансовых и других аспектов с участием разных подразделений компании. Чёткое распределение ролей и этапов позволяет избежать ошибок, задержек и конфликтов, обеспечивая надёжность и прозрачность сделок.

Внутреннее согласование требует строгого соблюдения установленных правил и согласованных сроков, особенно в крупных организациях с множественной иерархией.