Как сервис управления командировками облегчает процесс от подачи заявки до оплаты расходов
В современном деловом мире, где глобализация и технологические инновации становятся неотъемлемой частью нашей повседневной жизни, организация командировок играет ключевую роль в развитии бизнеса. Однако, несмотря на их важность, процесс планирования и проведения деловых поездок часто оказывается сложным и трудоемким. От поиска оптимальных билетов и гостиниц до учета и контроля расходов, каждый этап командировки требует внимательного внимания и эффективного управления.
В данной статье мы рассмотрим роль и преимущества системы управления командировками, а также исследуем, как эти инновационные решения могут значительно упростить и оптимизировать весь процесс организации деловых поездок.
Основные проблемы организации командировок
Организация командировок сталкивается с несколькими основными проблемами, включая неэффективные поиски билетов и отелей на разных сайтах. Постоянно повторяющийся процесс поиска требует ввода данных заново, установки фильтров и просмотра результатов, что замедляет процесс выбора и может привести к неправильному выбору. Кроме того, высокие цены на билеты и отели могут превысить бюджет компании, что в конечном итоге может привести к отказу от деловой поездки.
Другая проблема заключается в том, что процесс бронирования зачастую не может быть делегирован другим сотрудникам, что приводит к затяжным срокам подготовки поездки и повышает риск ошибок. Некоторые отели также предлагают фиктивные чеки, что может вызвать затруднения при бухгалтерском учете.
Кроме того, потеря посадочных талонов и других проездных документов может создать дополнительные проблемы для бухгалтеров, которые должны прикладывать эти документы в учетные системы компании.
Для решения этих проблем рекомендуется использовать специализированные сервисы для организации командировок. Такие сервисы, как OneTwoTrip for Business, Trivio, Business Go от Яндекс и другие, предоставляют удобные инструменты для поиска и бронирования билетов и отелей, сравнения цен, получения скидок и бонусов, а также возможность самостоятельного бронирования сотрудниками.
Кому полезна система управление командировками
Система управления командировками представляет собой инновационный инструмент, который может пригодиться широкому кругу пользователей. Независимо от того, работаете ли вы в малом бизнесе или крупной корпорации, являетесь ли сотрудником, менеджером или администратором, такая система может значительно облегчить вам жизнь. Она предоставляет удобные и эффективные решения для организации деловых поездок, управления расходами, автоматизации отчетности и многого другого.
Давайте рассмотрим, какие преимущества и возможности может предложить система управления командировками и как она может быть полезна различным категориям пользователей в их повседневной работе.
Бухгалтеру
Система управления командировками полезна бухгалтеру, так как она позволяет автоматизировать процесс оформления и контроля расходов на командировки, обеспечивая своевременную компенсацию сотрудникам согласно внутренним регламентам и Трудовому кодексу Российской Федерации.
С помощью такой системы бухгалтер может быстро регистрировать и создавать приказы по командировкам на основе шаблонов, согласовывать заявки в электронном виде, рассчитывать командировочные расходы автоматически с учетом выходных и праздничных дней, изменять параметры командировки при изменении сроков или других причин, создавать отчеты и выгружать документы для контролирующих органов.
Кроме того, система обеспечивает надежное хранение электронных документов, билетов, чеков и других сущностей, а также создание документов на закрытие командировки с учетом остатков и перерасходов. Бухгалтер может легко отслеживать расходы сотрудников в командировках и контролировать их финансы. Именно такой кейс у нас был в PwC (читать подробнее)
СЭД EnDocs в российском подразделении PwC (ныне – компания “Технологии доверия”) обслуживает более 4 000 сотрудников. В системе хранится более 800 Гб данных, 30 000 документов, а в день выполняется около 1 000 цифровых заданий.
Руководителю
Система управления командировками полезна руководителю, поскольку она помогает оптимизировать процесс оформления и контроля затрат на деловые поездки сотрудников.
Это программное обеспечение позволяет:
● Быстро оформлять заявки на командировки, согласовывать их и контролировать расходы компании;
● Своевременно компенсировать сотрудникам командировочные расходы согласно внутренним регламентам и трудовому законодательству;
● Создавать приказы по командировкам на основе шаблонов в один клик и согласовывать их в электронном виде;
● Рассчитывать командировочные расходы автоматически с учетом выходных и праздничных дней;
● Изменять параметры командировки при изменении сроков или других причин;
● Создавать отчеты и выгружать документы для контролирующих органов;
● Хранить электронные документы, билеты, чеки и другие материалы в единой системе;
● Создавать документы на закрытие командировки с учетом остатков и перерасхода.
Таким образом, система управления командировками помогает руководителю контролировать расходы на деловые поездки, соблюдать законодательство и обеспечивать комфорт и безопасность сотрудников во время командировок. В СЭД EnDocs это реализовано с помощью авансовых отчетов (читать подробнее про данный функционал).
Модуль “Командировки с авансовые отчеты” позволяет создавать заявки на командировки буквально в 2 клика и согласовывать их по настроенному маршруту, отменять или изменять маршрут поездки, автоматически формировать авансовый отчет и т.д.
Сотруднику
Система управления командировками полезна сотруднику, так как она облегчает процесс оформления и согласования деловых поездок, а также позволяет контролировать расходы. Вот некоторые преимущества использования такой системы для сотрудника:
● Быстрое оформление заявок на командировки. Сотрудник может подать заявку на поездку в несколько кликов, заполнить необходимые поля и выбрать пункт назначения, транспорт и затраты.
● Согласование документов в электронном виде. Процесс согласования проходит быстрее и удобнее, так как документы можно отправлять и получать онлайн.
● Моментальный расчет командировочных расходов. Система автоматически рассчитывает сумму с учетом выходных и праздничных дней.
● Возможность изменять параметры командировки при необходимости. Если нужно изменить сроки или другие условия поездки, сотрудник может сделать это в системе.
● Создание отчетов и выгрузка документов. Сотрудник имеет доступ к электронным документам и билетам, что облегчает работу с контролирующими органами.
● Удобное хранение документов. Вся информация о командировках хранится в одной карточке, что обеспечивает быстрый доступ к ней для сотрудника, бухгалтера и руководителя.
Использование системы управления командировками помогает сотруднику эффективно планировать и контролировать свои деловые поездки, а также своевременно получать компенсацию расходов согласно внутренним регламентам и трудовому законодательству.
Преимущества онлайн сервиса автоматизация командировок
Преимущества онлайн-сервиса автоматизации командировок следующие
Сокращение расходов. Получение кэшбэка до 10% от авиакомпаний и корпоративные скидки способствуют снижению затрат на командировки.
Экономия времени. Бронирование билетов, отелей и трансферов занимает всего несколько минут, что позволяет значительно сократить время на организацию поездок.
Четкий контроль. Назначение ролей доступа и установка лимитов для сотрудников в зависимости от подразделения и должности обеспечивают контроль над расходами.
Автоматический расчет фиксированных суточных. Система автоматически рассчитывает суточные в соответствии с установленными нормами.
Автоматизация отчетности по деловым поездкам. Сервис формирует необходимые документы автоматически и интегрируется в учетную систему клиента, что упрощает процесс отчетности.
Синхронизация с кадровой системой и бухгалтерией. Для автоматического формирования авансовых отчетов и подгрузки информации о затратах сервис синхронизируется с кадровыми и бухгалтерскими системами.
Гибкая система оплаты. Возможность выбора между оплатой за поездки авансом или отсрочкой платежа позволяет адаптировать процесс оплаты под нужды компании.
Персональный менеджер и бухгалтер. Наличие персональных менеджеров и бухгалтеров, готовых отвечать на все вопросы в режиме 24/7 до и во время поездок, обеспечивает оперативную поддержку пользователей.
Что предоставляет онлайн сервис для упрощения организации командировок
Онлайн-сервисы по упрощению этого процесса играют ключевую роль, предоставляя широкий спектр инструментов и возможностей для облегчения планирования и проведения деловых поездок. От бронирования билетов и отелей до автоматического формирования отчетности и контроля расходов, такие сервисы обеспечивают всестороннюю поддержку в каждом этапе организации командировок.
Давайте рассмотрим, какие конкретные преимущества и функции предоставляют подобные онлайн-платформы и как они могут существенно упростить жизнь сотрудников и улучшить эффективность бизнес-поездок.
Заказ билетов и резервирование гостиниц
Сложную и трудоемкую часть задач по организации деловых поездок можно автоматизировать. С использованием платформы управления командировками бронирование отеля и приобретение билета доступно не только для трэвел-менеджеров или секретарей, но и для самих сотрудников, планирующих командировку. Чтобы соблюсти разумные рамки расходов, компания устанавливает ограничения по стоимости.
В случае превышения бюджета на командировку необходимо получить дополнительное одобрение руководства. Вся согласовательная процедура проводится онлайн через личный кабинет пользователя, что позволяет сэкономить время, исключив лишние звонки и переписку по электронной почте.
Оформление документов перед командировкой
С 2022 года приказ о направлении в командировку не является обязательным кадровым документом. Тем не менее, многие компании все еще его используют по форме № Т-9 или № Т-9а. Подписывает такой приказ руководитель или другой уполномоченный представитель (например, заместитель генерального директора).
Еще два распространенных документа, составляемых перед поездкой — это служебное задание и командировочное удостоверение. В них указываются сроки пребывания, конкретные даты, место, цель поездки, задачи и планируемые расходы. Можно разработать форму задания самостоятельно или воспользоваться унифицированным бланком № Т-10а.
Хотя их использование не обязательно, такие документы могут помочь защитить расходы компании перед налоговыми органами, аудиторами и в суде.
Подготовкой этих документов занимается работодатель. Со стороны работника может потребоваться:
● Письменное разрешение на работу в выходные дни (если выполнение поручения в другом городе приходится на субботу, воскресенье или праздничные дни).
● Служебная записка или заявление о командировке (особенно актуально, если сотрудник едет на своем личном или арендованном транспорте, и период пребывания нельзя подтвердить билетами).
Получение документов подтверждающих расходы
К этим документам относятся: билеты на транспорт, квитанции об оплате проживания, чеки из магазинов, кассовые чеки, электронные квитанции, посадочные талоны и так далее. Для работника часто бывает сложно собрать все эти документы, не забывая ничего и не теряя по дороге. Во время деловой поездки его мысли заняты другими задачами, и легко что-то упустить среди кипы бумаг.
Важно знать, что не все гостиницы предоставляют справки о проживании, поэтому лучше бронировать жилье онлайн и оплачивать безналично. В таком случае можно использовать обычные закрывающие акты от отеля для отчетности.
Предпочтительно минимизировать использование наличных денег: переводите все расходы на безналичную оплату и получайте закрывающие документы непосредственно у контрагентов.
Самая сложная задача — с такси. Как известно, при оплате наличными таксисты не выдают чеки. Рекомендуем использовать агрегаторы и сервисы, с которыми ваша компания имеет корпоративные договоры на перевозки.
Оформление авансового отчета
После возвращения из командировки сотрудник должен представить предварительный отчет в бухгалтерию в установленный срок (этот срок должен быть указан в учетной политике и положении о командировках).
К отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы и цель командировки: билеты на транспорт, квитанции об оплате проживания, кассовые чеки, чеки из магазинов, электронные квитанции (согласно пункту 26 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”).
Если какие-то документы были утеряны сотрудником по дороге, расходы не могут быть подтверждены и не могут быть включены в отчет.
Как правильно автоматизировать процесс согласования командировок и авансовых отчетов
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки.
В компаниях, где еще не используется электронный документооборот (ЭДО), много времени отнимает согласование командировки на бумаге. Если у руководителя будут замечания к цели, датам или другим деталям поездки, сотруднику придется собирать подписи снова. В итоге возникает ситуация, когда приближается время командировки, билеты раскупают, а приказа и аванса всё еще нет.
Эти процессы можно значительно упростить и ускорить если перевести в цифровой вид. Как именно – можно посмотреть на примере решения Командировки и Авансовые отчеты EnDocs
Все возможности для этого доступны сотрудников в личном кабинете системы – создать заявку на командировку, запустить ее на согласование можно с компьютера или смартфона. Это очень удобно для сотрудников, которые постоянно находятся в разъездах.
После возвращения из деловой поездки сотрудник должен подготовить и подписать авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке.
Бухгалтерия крайне внимательна к авансовым отчетам: правильное оформление расходов важно для учета затрат. расчета НДФЛ и страховых взносов. Поэтому часто документы возвращаются на доработку. Если приходится отправлять их по почте, то сроки затягиваются. К тому же всегда есть риск, что документы затеряются в пути.
Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются. Если в компании используются онлайн-сервисы бронирования то данных из них могут быть загружены в авансовый отчет автоматически через сервисы интеграции.
После утверждения авансового отчета руководителем и бухгалтером (также с использованием электронной подписи) сотрудник передает оригиналы бумажных документов в бухгалтерию на хранение.
Такой механизм работы будет удобен для сотрудника, которому не придется бегать по кабинетам, и безопасен для бухгалтерии.
Часто задаваемые вопросы
В процессе организации командировок часто возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений. Работники могут быть заинтересованы в том, как правильно заполнить отчеты, какие документы необходимо предоставить для бухгалтерии, как быстро и эффективно организовать свою деловую поездку, и многие другие аспекты, связанные с процессом командировок.
В данном разделе мы рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы и предоставим подробные ответы на них, чтобы обеспечить комфорт и понимание для всех сотрудников, подключенных к процессу командировок.
Как система управления командировками может снизить затраты компании?
Система управления командировками может снизить затраты компании, оптимизируя расходы на транспорт, проживание и суточные выплаты сотрудникам.
Вот как это происходит:
● Экономия на транспорте – изменение даты вылета, выбор класса обслуживания и предпочтение общественного транспорта вместо такси и каршеринга могут снизить транспортные расходы.
● Экономия на проживании – избегание сезонных пиков, выбор бюджетных гостиниц и апартаментов, расположенных в удаленных от центра районах, поможет уменьшить затраты на проживание.
● Оптимизация суточных выплат – соблюдение законодательства и учет среднего уровня цен в регионе назначения помогут избежать лишних трат.
● Автоматизация бизнес-поездок – использование сервисов автоматизации, которая сокращает время на организацию командировок и предоставляет доступ к выгодным тарифам и размещению.
● Круглосуточная поддержка – служба поддержки сервисов помогает решать возникающие вопросы и проблемы, обеспечивая бесперебойную работу системы.
Какие документы необходимы для оформления командировки?
Для оформления командировки необходимы следующие документы:
● Служебное задание — основание для командировки, в котором указываются необходимость и цели поездки.
● Приказ о направлении сотрудника в командировку — документ, содержащий информацию о сроках, месте и задачах командировки, а также данные сотрудника и его должность.
● Согласие сотрудника на командировку — письменное подтверждение от работника о согласии на поездку, если это требуется по закону (например, для инвалидов, женщин с детьми до трех лет и других категорий).
● Авансовый отчет — документ, в котором сотрудник указывает все свои расходы во время командировки и прилагает подтверждающие документы (билеты, счета, чеки и т. д.).
● Журнал учета работников, выбывающих в командировки — документ, в котором фиксируются все данные о командировках сотрудников.
Каковы налоговые последствия для сотрудников и компании при командировках?
Налоговые последствия для сотрудников и компании при командировках могут включать:
- Расходы на проезд, проживание и суточные для сотрудников могут быть включены в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, и уменьшать базу по налогу на прибыль.
- Это же касается и расходов на проезд, которые также могут включать стоимость проездного билета, оплату услуг по оформлению проездных билетов и расходы на проезд до места отправления в командировку, если оно находится за пределами населенного пункта.
- Существуют ограничения для суточных при расчете налога на доходы физических лиц: не более 700 рублей в день для командировок по России и не более 2500 рублей для зарубежных командировок.
Какие общие ошибки случаются при оформлении документов на командировку и как их избежать?
Общие ошибки при оформлении документов на командировку и способы их избежать:
- Неверный расчет суточных. Убедитесь, что сумма суточных соответствует законодательству и внутренним правилам вашей компании.
- Отсутствие приказа о командировке. Оформите приказ о командировке, указав в нем цель, сроки и условия поездки.
- Неправильное оформление служебного задания. Составьте служебное задание, в котором будут указаны задачи и результаты командировки.
- Некорректное оформление командировочного удостоверения. Оформите командировочное удостоверение, если это предусмотрено внутренними правилами вашей компании.
- Неполный пакет документов. Подготовьте все необходимые документы, такие как приказ о командировке, служебное задание, командировочное удостоверение и авансовый отчет.
- Неправильное начисление суточных. Следите за своевременным начислением и выплатой суточных, учитывая законодательные нормы и внутренние правила компании.
- Некорректное отражение расходов. Отражайте все расходы, связанные с командировкой, в бухгалтерском учете и налоговом планировании.
- Неправильное возмещение расходов. Возмещайте расходы, связанные с командировкой, в соответствии с законодательством и внутренними правилами компании.
- Неполное возмещение расходов. Убедитесь, что все расходы, связанные с командировкой, возмещены сотрудникам в полном объеме.
- Неправильное оформление отчета о командировке. Составьте отчет о командировке, в котором будут указаны результаты и выводы поездки.
Заключение
В заключении, система управления командировками представляет собой мощный инструмент, способный значительно упростить и оптимизировать весь процесс организации деловых поездок. От совершения первоначальной заявки до финансового учета и оплаты, эта система обеспечивает полный контроль и прозрачность каждого шага, что позволяет компаниям и их сотрудникам экономить время и ресурсы.
Кроме того, система управления командировками способствует повышению эффективности бизнес-поездок, сокращению затрат и минимизации рисков. Благодаря автоматизации процессов, управлению расходами и возможности гибкой настройки, она обеспечивает оптимальное сочетание удобства и контроля для всех участников процесса.
В целом, внедрение системы управления командировками представляет собой стратегическое вложение, которое не только улучшает организацию командировок, но и способствует росту производительности, улучшению управления ресурсами и повышению конкурентоспособности компании в долгосрочной перспективе.