Как СЭД помогает облегчить договорную работу

Договорная работа — это сложная процедура, в которой обычно участвуют несколько отделов компании. Это может привести к ошибкам и неопределенности сроков вступления документа в силу.

На первый взгляд, процесс заключения договора кажется несложным и включает в себя всего четыре этапа:

1. Создать договор
2. Согласовать договор внутри организации
3. Согласовать договор с контрагентом и подписать итоговый вариант
4. Передать контрагенту экземпляр договора и получить свой.

Тем не менее в договорном документообороте нередко возникают сложности:

• использование устаревших шаблонов
• невнятные сроки подготовки договора
• сложности в контроле процесса согласования
• потеря дополнительных соглашений и приложений
• трудности с поиском документов

Однако, если договорная работа организована и регламентирована должным образом, риски снижаются. А если процесс согласования договоров автоматизирован, то риски сводятся к нулю, и процесс становится полностью прозрачным.

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет объединить все отделы компании, включая юридический, торговый, финансовый, логистический и кадровый, в единую информационную систему для работы с документами.

На примере системы EnDocs мы покажем, как оптимизировать процесс работы с договорами, чтобы избежать лишних затрат времени, денег и нервов.

Подготовка договора

Чтобы создать договор, воспользуйтесь готовыми шаблонами. В систему необходимо внести подробные сведения, после чего они автоматически будут включены в текст договора.

Например, укажите наименование контрагента, имена и должности лиц, подписавших документ с каждой стороны, сумму и т. д. Эти данные не нужно вводить вручную, поэтому вероятность ошибки минимальна.

В случае если документ был получен от вашего контрагента, необходимо внести его в систему. Это можно сделать с помощью файла или сканера.

Важно связать договор с сопутствующими документами, такими как дополнительные соглашения, акты и счета на оплату. Это позволит вам быстро получить доступ ко всем необходимым документам и избежать потери информации.

Согласование договора

На этом этапе процесс согласования становится максимально прозрачным благодаря заранее настроенным цепочкам согласования. Чтобы начать процесс, достаточно нажать на кнопку.

Система автоматически формирует задачи на каждом этапе, поэтому вам не нужно думать, кому отправить договор дальше. Вы можете отслеживать статус  согласования прямо в системе, проверяя статус задачи. 

Всегда можно поторопить коллегу, который задерживается с согласованием.

Кроме того, вы можете в любой момент посмотреть Лист согласования». В нём будет видно, кто уже согласовал договор, а у кого есть комментарии.

Если в процессе согласования необходимо внести изменения в текст договора, то можно воспользоваться встроенным редактором.  При внесении изменений система автоматически создаст новую версию. Это позволит сохранить историю изменений на случай, если потребуется вернуться к исходному варианту или вспомнить, почему от него отказались.

Когда договор будет согласован – подпишите документ в системе с помощью электронной подписи, например, УКЭП. Также можно использовать  традиционный вариант подписания — на бумаге.

Отправка договора контрагенту

При создании договора в системе можно указать способ взаимодействия – будет ли документ передан контрагенту через ЭДО или традиционным способом – на бумаге курьером или почтой. наиболее прозрачен и оперативен. Передача через ЭДО является самым оптимальным вариантом. 

Использование сервисов обмена документами обеспечивает юридическую значимость документов, поскольку форматы и правила их обработки соответствуют требованиям ФНС. При выборе традиционного способа отправки информация о текущем состоянии документа фиксируется в системе EnDocs. В карточке хранятся данные о сотруднике, ответственном за договор, дата отправки и плановая и фактическая даты получения подписанного экземпляра документа.

Возможности системы EnDocs полезны для компаний на всех этапах их развития. На начальном этапе организации ценят возможность оформлять договоры и сопутствующие бумаги в электронном формате. По мере увеличения объёма заказов и контрактов, ключевыми становятся такие инструменты, как:

• Быстрое и прозрачное согласование
• Автоматическое создание версий документа при внесении изменений
• Наличие связей со счетами, актами и перепиской.
• Бесшовная интеграция и быстрое подписание всех документов с контрагентами через Диадок;

Наши клиенты отмечают, что эти инструменты значительно упрощают работу с документами и снижают риск ошибок, вызванных человеческим фактором. Благодаря им можно сократить время на рутину в виде поиска актуальной информации и походов по кабинетам коллег и руководителя

Заключение

Мы рассказали как система электронного документооборота может облегчить договорную работу на начальном этапе: от создания договора на основе шаблона до отправки контрагенту.

Благодаря максимальной автоматизации этих этапов, можно избежать ошибок, рутины и ненужных переживаний.

Нет, это не финал истории. В следующей статье мы расскажем, что нужно держать в фокусе после подписания договора и как переложить часть этих забот на СЭД.