Как организовать юридически значимый ЭДО с контрагентами, не выходя из корпоративной СЭД/BPM-системы

Несмотря на это, даже при налаженном электронном документообороте, многим компаниям приходится вручную переносить документы из личного кабинета Оператора ЭДО в свою учетную систему и обратно, что мало технологично и сопряжено с рисками. В этой статье мы хотим ответить на вопрос, возможно ли построить бесшовное движение документов между внутренней СЭД/ECM-системой и внешним Оператором ЭДО для организации удобного, безопасного и юридически значимого взаимодействия с контрагентами. 

Электронный документооборот с контрагентами

Любой компании важно вести работу с документацией грамотно и, желательно, оперативно, что затруднительно при бумажном формате взаимодействия. Особенно остро этот вопрос встает в процессе обмена документами с контрагентами, когда малейшая ошибка может повлечь негативные последствия.

Переход в цифру, пожалуй, самый очевидный ответ на проблему слишком большого количества бумаги в организации. Электронные документы занимают гораздо меньше места для хранения. Их также легче искать, управлять ими и использовать в других автоматизированных процессах компании.

Любой компании важно вести работу с документацией грамотно и, желательно, оперативно, что затруднительно при бумажном формате взаимодействия.

К основным преимуществам юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами можно отнести:

• Снижение расходов на печать и логистику внешней документации.
• Исключение рисков потери документов.
• Контроль статусов документов на каждом этапе.
• Снижение ресурсов и финансовых затрат на организацию архива.
• Рост эффективности за счет автоматического выполнения ряда процессов.
• Обеспечение высокой конфиденциальности.

Кроме того, обмен электронными документами в специализированном цифровом пространстве обеспечивает полную безопасность и гарантирует легитимность. Все процессы работают по заранее заданным настройкам, исключая риски ошибок человеческого фактора. Также дополнительный контроль за сохранностью и юридической значимостью электронного документооборота между компаниями осуществляет Оператор ЭДО.

Цифровые инструменты позволяют одновременно собирать, хранить, читать, анализировать, совместно использовать и архивировать большое количество документов компании. Данные, ранее доступные только для чтения на бумаге, теперь доступны пользователям в любом месте и в любое время. В отличие от бумаги, для которой требуется доступ к физическому документу, решение для управления электронными документами означает, что местонахождение пользователя не имеет значения. Сотрудники могут не только просматривать информацию на ходу, но также могут делиться, редактировать и создавать новые документы в режиме реального времени.

В рамках системы управления документами сотрудники могут оперативно вносить изменения в документ, выполнять проверки качества данных и принимать меры в случае отклонения от нормы. Еще одним преимуществом такой оцифровки является значительная экономия времени при поиске информации.

Электронный документооборот с контрагентами

С 1 января 2023 г. электронный документооборот при ведении бухгалтерского учета сделали обязательным для всех организаций бюджетной сферы. Данное обязательство регулируется Приказом Минфина № 61н от 15.04.2021.

Согласно Письму Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091, чтобы начать обмениваться внешними документами через сервис ЭДО, компании должны осуществить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов.

За нарушение правил по ведению первичных учетных документов в организации предусмотрен штраф при однократном нарушении до ₽10 тыс., при повторном — до ₽20 тыс. (ст. 15.11 КоАП РФ).

С чего начать подготовку к ЮЗЭДО

В первую очередь, чтобы организовать внешний обмен электронными документами, необходимо установить регламент дальнейшей работы с контрагентами и заключить с ними соглашение о переходе на электронный формат взаимодействия. Далее есть два пути развития событий:

1. У вас уже есть система электронного документооборота. В таком случае вам достаточно выбрать Оператора ЭДО и осуществить обмен приглашениями в сервисе.
2. Ваша компания ведет работу с документами в бумажном формате. Тогда вам необходимо сначала подключить систему электронного документооборота. Ниже рассмотрим все детали подробнее.

Система электронного документооборота (СЭД) — программное обеспечение, которое автоматизирует работу с документами на каждом этапе жизненного цикла и хранит их в едином цифровом репозитории. Обмен осуществляется по защищенным цифровым каналам связи, с соблюдением всех необходимых нормативных требований.

При выборе СЭД нужно ориентироваться на внутренние процессы вашей компании, типы оцифровываемых документов, количество пользователей, корпоративные регламенты и самое главное — потребности. Исходя из этой информации можно делать выбор в пользу той или иной системы, уделяя особое внимание функциональному пакету, способу развертывания (локально или в облаке), удобству интерфейса и гибкости настроек.

Операторы ЭДО

Оператор ЭДО — специализированная коммерческая организация, обладающая правом и всеми необходимыми возможностями для юридически значимого обмена документами. Она выступает посредником между компаниями и помогает налаживать безопасную и легитимную передачу файлов.

Начинать работу с Оператором ЭДО необходимо с подключения его к корпоративной системе электронного документооборота. Выбирая Оператора, важно обратить внимание на наличие у него лицензии, предоставляющей право на работу с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами.

Электронная подпись

Важным условием ведения электронного документооборота является наличие электронной подписи у каждого пользователя, который будет работать с системой. Она служит цифровым эквивалентом обычной рукописной подписи и придает электронному документу юридическую силу. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом удостоверяющем центре.

Напомним, что с 1 сентября 2023 г. все коммерческие удостоверяющие центры должны прекратить оформление электронных подписей сотрудников организаций, содержащих реквизиты компании-работодателя. Соответственно, 31 августа 2023 г. — крайний срок действия электронных подписей сотрудников организаций, содержащих реквизиты компании-работодателя.

Законодательные изменения не подразумевают автоматического продления срока действия сертификатов. Если срок действия такой ЭЦП истекает ранее 31 августа 2023 г., необходимо получить новую электронную подпись. Для представления интересов юридических лиц или ИП с 1 сентября 2023 г. сотруднику будет нужна машиночитаемая доверенность.

Утверждение электронного документооборота в компании

Одним из обязательных условий для перехода на электронный обмен документами является закрепление нововведений в учетной политике компании. А именно нужно:

• Составить и утвердить порядок электронного документооборота.
• Назначить ответственных лиц за надлежащее ведение электронного документооборота.
• Утвердить корпоративную систему ЭДО.
• Определить список документов, которые будут участвовать в электронном обмене с контрагентами.
• Оформить приказ о переходе на ЭДО.

Начинать новый формат взаимодействия с документами следует, имея четкие регламенты и правила. Тогда вы сможете избежать различных неприятностей или пробелов в новой для вашей организации сфере.

Какими документами можно обмениваться по ЭДО

Все рабочие документы, участвующие как в бумажном, так и в электронном документообороте, делятся на несколько типов: формализованные, полуформализованные и неформализованные.

Формализованные

Формализованные документы используют для быстрых и автоматизированных ответов на требования Федеральной налоговой службы, обработки в учетных системах, подачи отчетности в контролирующие органы.

Формат формализованных документов утвержден Федеральной налоговой службой. Чаще всего это файлы с расширением XML, которые создаются по определенной структуре, благодаря чему приемный комплекс налоговой расшифровывает содержание документов и автоматически их обрабатывает.

К таким документам относятся:

• Акт приемки-сдачи работ (услуг),
• ТОРГ-2,
• Товарная накладная (ТОРГ-12),
• Счет-фактура (СФ),
• Корректировочный СФ,
• Исправленный СФ,
• Исправление корректировки счета-фактуры,
• УПД,
• УКД,
• Исправленный УПД,
• Исправленный УКД.

Полуформализованные

Электронный документ считается полуформализованным, если к нему заполнена дополнительная информация (тип, номер, дата и другие параметры) в сервисе ЭДО.

К данному типу документов относятся:

• Акт приемки сдачи работ (услуг),
• ТОРГ-12,
• Акт сверки,
• Договор,
• Счет,
• Внутренняя накладная (ТОРГ-13) и другие.

Неформализованные

Неформализованные документы не имеют установленных требований и оформляются, исходя из потребностей организации.

Формат и форма неформализованных документов определяются на уровне организации. Иногда в компании есть какие-то общепринятые формы, но они, как правило, являются произвольными.

Примеры таких документов:

• Акт приема-передачи ТМЦ на хранение,
• Акт о приеме-передаче основных средств,
• Накладная на отпуск материалов на сторону,
• Акт о приемке выполненных работ,
• Отчет агента,
• Ценовой лист,
• Прайс-лист и другие.

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных

Внутри сервиса ЭДО формализованный документ представлен в виде файла с расширением XML, созданного по формату, утвержденному Федеральной налоговой службой.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF, JPG и др. Он считается юридически значимым, если заверен квалифицированной цифровой подписью. Его не понадобится распечатывать и подписывать собственноручно.

Как наладить бесшовное движение документов между системой внутреннего документооборота и внешним Оператором ЭДО

Даже при отлаженной системе как внутреннего, так и внешнего ЭДО, компании нередко сталкиваются с проблемой их синхронизации. Для того чтобы сделать обмен юридически значимыми формализованными и неформализованными документами с контрагентами удобным, быстрым и безопасным, в некоторых СЭД/ECM-системах реализованы интеграции с Операторами ЭДО.

Основным элементом такой интеграции становится модуль-коннектор, который позволяет сократить временные затраты на отправку, получение и подписание документов с внешними контрагентами, избежать их последующую «ручную стыковку» в своей системе и минимизировать риски потери документов или нарушения сроков оплаты. Объединение внутреннего и внешнего ЭДО в одной системе позволяет оптимизировать обмен с клиентами и подрядчикам, упрощает обработку и хранение документов в компании. Благодаря готовому коннектору получение, согласование, подписание и отправка документов происходят по принципу «Единого окна».

Резюмируем

Обмениваться документами в цифровом пространстве удобно и эффективно, поэтому многие компании уже осуществили переход на электронный формат взаимодействия с контрагентами и привлекают все больше своих коллег. Затяжной бумажный документооборот препятствует росту производительности и тормозит рабочий процесс, в связи с чем предприятия все чаще делают выбор в пользу цифровизации.

Работу с документами, участвующими в ЮЗЭДО, можно встроить в любой рабочий процесс. Любой полученный результат в Операторе ЭДО передается дальше в сторонние приложения и процессы, тем самым обеспечивая бесшовную работу с актуальной информацией, которая не потеряется где-то во время ожидания ответов.

Источник. Подробнее в статье.