Как организовать ЭДО с ФНС и выбрать правильного оператора

Обязателен ли ЭДО с ФНС?

На сегодняшний день ЭДО с ФНС является добровольным. Однако в 2020 году ФНС России разработала концепцию развития электронного документооборота в России. Она предполагает полный отказ от бумажных документов и переход на электронные форматы.

Концепция ФНС по развитию ЭДО в России – скачать (PDF)

В рамках этой концепции планируется создание единой системы электронного документооборота, которая будет объединять все организации и индивидуальных предпринимателей страны. Кроме того, ФНС планирует внедрить новые технологии для ускорения процесса обработки данных и повышения эффективности работы системы.

Таким образом, стоит ожидать, что в определенный момент ЭДО с ФНС станет обязательным для всех, и бумажный формат будем полностью исключен. Пока этого не произошло, но статистика показывает, что бизнес пользуется ЭДО с ФНС всё чаще.

Электронное взаимодействие с ФНС

Взаимодействие с ФНС у организаций идет по двум направлениям – сдача отчетности и предоставление ответов на требования ФНС.

Сдача отчетности

Сдача финансовой (налоговой и бухгалтерской) отчетности возможна через СЭД посредством оператора ЭДО или напрямую на сайте ФНС.

В первом случае документы автоматически формируются в системе электронного документооборота и сразу же могут быть отправлены в ФНС. Во втором случае документы готовятся в СЭД или вручную, сохраняются на компьютере и загружаются на сайт налоговой – этот путь, конечно, сложнее первого.

В обоих случаях потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Ответы на требования ФНС 

Второй сценарий электронного взаимодействия с ФНС – ответ на требования и запросы, которые могут возникнуть у налоговой в ходе проверки отчетности или финансовой деятельности компании.

В этом случае в личном кабинете ФНС или в СЭД появляется запрос, на который должен быть сформирован и отправлен ответ. Технически все действия выполняются аналогично документообороту с контрагентами: письмо и прилагаемые документы загружаются в СЭД, подписываются УКЭП и отправляются в ФНС.

Преимущества ЭДО с ФНС

Имеется ряд значительных плюсов для предприятий в использовании электронного документооборота с ФНС через посредников в виде операторов электронного документооборота:

Упрощение процессов 

Электронный документооборот предоставляет компаниям возможность существенно упростить процессы обмена информацией с налоговыми учреждениями. Этот подход сокращает необходимость в ручном вводе данных и повторном заполнении форм, поскольку информация автоматически транслируется из системы предприятия в ФНС.

Таким образом, процессы становятся более эффективными и менее подверженными человеческим ошибкам, что в свою очередь способствует повышению производительности и сокращению временных затрат на выполнение административных процедур.

Экономия времени

Использование электронного документооборота с ФНС позволяет организациям и предпринимателям сократить время, затрачиваемое на обработку и передачу документов.

Вместо отправки бумажных документов по почте или личной доставки в налоговые органы, компании могут быстро передавать свои документы в электронном формате через посредников электронного документооборота.

Это уменьшает время, необходимое для обработки, ускоряет процесс взаимодействия с налоговыми органами и позволяет более эффективно использовать рабочее время.

Улучшение точности и надежности данных

Использование электронного документооборота с ФНС приводит к повышению точности и надежности данных, снижая вероятность возникновения ошибок и искажений, которые могут возникнуть при ручном вводе информации.

Автоматизированная передача данных через электронный документооборот с ФНС обеспечивает достоверность информации, что способствует более качественному анализу данных налоговыми органами.

Это также снижает риски неправильного и недостоверного представления информации, что может привести к ошибочным выводам и штрафам со стороны налоговых инспекторов.

Каких операторов ЭДО можно использовать для документооборота с ФНС

Для осуществления документооборота с ФНС могут быть использованы операторы электронного документооборота, перечень которых представлен на официальном портале ФНС. На настоящий момент в этом списке содержится информация о 48 компаниях.

Приказ ФНС от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ внес изменения в требования к операторам электронного документооборота. В реестр операторов ЭДО, аккредитованных ФНС, включаются только те организации, которые успешно прошли проверку и доказали соответствие новым установленным стандартам.

В списке пяти крупнейших операторов электронного документооборота находятся следующие компании:

• АО «Калуга Астрал»;
• ООО «Компания Тензор»;
• АО «ПФ СКБ Контур»;
• ООО «Корус Консалтинг СНГ»;
• ООО «Такском».

Как выбрать оператора

При выборе оператора электронного документооборота необходимо учитывать следующие критерии:

Также важно учитывать расположение головных офисов операторов. Обычно они находятся в крупных городах, поэтому при заключении договора стоит проверить наличие регионального представительства для оперативного решения возможных проблем.

Как организовать ЭДО с ФНС

Для организации электронного документооборота с ФНС необходимо выполнить следующие шаги:

1. Выбрать метод передачи электронной бухгалтерской и налоговой отчетности – через специализированный сервис ФНС или через систему оператора электронного документооборота.
2. Подать заявку на присоединение к выбранному оператору электронного документооборота.
3. Посредством регионального представителя ознакомиться с тарифными планами оператора.
4. Заключить договор на обслуживание с выбранным оператором.
5. Установить программное обеспечение или зарегистрироваться в системе, если она предоставляется в виде облачного сервиса, и начать передачу данных.

Для работы с электронными документами требуется квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, можно обратиться в удостоверяющий центр или заказать у компании-оператора в качестве дополнительной услуги.

Как СЭД позволяет упростить взаимодействие с ФНС?

Взаимодействие организаций с ФНС строится обычно по двум направлениям:

Для организаций с большим количеством подобных запросов важной задачей является возможность автоматизированной обработки требований ФНС. Автоматизированные уведомления ответственных сотрудников о поступлении требований, контроль сроков предоставления ответов и наличие в СЭД электронного архива бухгалтерских документов сильно сокращает время и трудозатраты бухгалтеров на подготовку ответов в ФНС.

Часто задаваемые вопросы

В этом разделе мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся вопросы касательно организации системы ЭДО в контексте правомерности и удовлетворения требований ФНС.

Какие существуют требования ФНС к формату электронных документов?

Требования ФНС к формату электронных документов изложены в письме от 04.04.22 № ЕА-3-26/3068@. Согласно этим требованиям, документы, направляемые в налоговую инспекцию по каналам ТКС или электронной почтой, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если документы изначально были составлены в электронном виде, их можно направить в ФНС без перевода в бумажный формат. Однако если документы представлены в бумажном виде, они должны быть заверены подписью руководителя организации и печатью, листы документов пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями приказа ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@.

Какие шаги необходимы для начала использования ЭДО с ФНС?

Для начала использования ЭДО с ФНС необходимо выполнить следующие шаги:

Предварительная подготовка и анализ:

• сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме;
• определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы;
• проанализировать подключенных к ЭДО контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО);
• предварительно определить тип подходящего ИТ-решения (типовое коробочное решение или комплексное решение с интеграцией с учетными системами компании).

Подключение к оператору ЭДО:

• выбрать оператора ЭДО, основываясь на качественных критериях (требования к функциональности, безопасности, технической поддержке и регламентации деятельности оператора);
• выбрать подходящий тариф по обмену документами;
• оформить заявку на подключение к оператору и заключить лицензионное соглашение.

Техническая подготовка и внедрение ЭДО:

• получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации;
• настроить доступ пользователей в систему оператора ЭДО (авторизация и аутентификация);
• настроить процессы обмена документами в системе ЭДО (типы, маршруты согласования и подписания).

Тестирование и обучение:

• провести тестовый обмен документами с контрагентами;
• обучить сотрудников работе с системой ЭДО.

Старт обмена электронными документами с контрагентами:

• известить контрагентов о переходе на ЭДО и уточнить их готовность взаимодействовать в рамках ЭДО;
• заключить с контрагентами соглашения об использовании ЭДО;
• направить контрагентам приглашения в системе ЭДО для начала обмена документами.

Какие юридические последствия могут возникнуть при нарушении правил ЭДО с ФНС?

При нарушении правил ЭДО с ФНС могут возникнуть следующие юридические последствия:

• Неполучение счета-фактуры от продавца в электронной форме в течение пяти дней с учетом времени, необходимого для выполнения функций операторами ЭДО. В этом случае покупатель должен сообщить продавцу о факте нарушения и получить счет-фактуру на бумажном носителе.
• Нарушение порядка представления сведений оператору государственной информационной системы мониторинга за оборотом товаров, подлежащих обязательной маркировке. За это предусмотрены предупреждение или штраф для должностных лиц (от 1 до 10 тысяч рублей) и для юридических лиц (от 50 до 100 тысяч рублей).
• Нарушение установленного способа представления счетов-фактур и универсальных передаточных документов, содержащих реквизиты прослеживаемости, в электронной форме. За это предполагается административный штраф для ИП и организаций в размере 200 рублей за каждый документ, но не более 100 тысяч рублей.

Как проверить аккредитацию оператора ЭДО и его соответствие требованиям ФНС?

Чтобы проверить аккредитацию оператора ЭДО и его соответствие требованиям ФНС, выполните следующие шаги:

• Проверьте список аккредитованных операторов ЭДО на сайте ФНС. Найдите компанию, предоставляющую услуги электронного документооборота, и убедитесь, что она есть в списке.
• Проверьте статус аккредитации оператора ЭДО. На сайте ФНС найдите информацию о статусе компании (действующий или прекративший действие).
• Проверьте наличие лицензии на осуществление деятельности по обеспечению электронного документооборота. Информация о наличии лицензии должна быть размещена на официальном сайте оператора ЭДО.
• Изучите требования ФНС к операторам ЭДО. Убедитесь, что компания соответствует всем необходимым требованиям, таким как владение программными средствами, обеспечивающими возможность использования ЭЦП и создание платформы электронного документооборота.

Какие есть способы защиты данных при использовании ЭДО с ФНС, и какие меры безопасности предлагают операторы?

Способы защиты данных при использовании ЭДО с ФНС включают:

• Разграничение прав пользователей для контроля доступа к информации.
• Шифрование документов при хранении и передаче для защиты от несанкционированного доступа.
• Возможность работы только с фотографиями страниц документов для дополнительной безопасности.
• Электронная подпись для подтверждения подлинности документов.
• Контроль доступа и протоколирование действий пользователей.
• Использование доверенных устройств, токенов и сертификатов для аутентификации.

Меры безопасности, предлагаемые операторами ЭДО, включают:

• Внедрение DLP-систем для комплексного подхода к защите от утечек данных.
• Повышение ответственности сотрудников при работе с конфиденциальными данными.
• Разработка положений о коммерческой тайне и включение конфиденциальной информации в трудовые договоры.
• Контроль допуска внешних посетителей и исключение возможности создания снимков документов третьими лицами.

Заключение

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) с ФНС представляет собой современный и эффективный подход к организации обмена информацией между предприятиями и налоговыми органами. Наша статья предоставляет полезное руководство по этому важному процессу, начиная от выбора аккредитованного оператора ЭДО до завершения необходимых процедур.

Организации, стремящиеся к снижению временных и финансовых затрат на обработку документов, находят в ЭДО с ФНС удобное решение. Правильный выбор оператора, соответствие технических требований и эффективное внедрение системы ЭДО помогут сократить рутинные процессы и повысить качество взаимодействия с налоговыми органами.

В итоге, благодаря аккредитованным операторам ЭДО и правильно настроенному электронному документообороту, предприятия могут эффективно справляться с налоговой отчетностью, обеспечивая точность и надежность данных, минимизируя риски ошибок и повышая эффективность бизнес-процессов.